Datenschutz­erklärung

Stand: 2. November 2026

InShift („wir“, „der Dienst“) ist eine SaaS-Plattform für die Schichtplanung, als Web-App und als mobile App. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen, an wen wir sie weitergeben und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für Ihre personenbezogenen Daten ist der Anbieter von InShift (siehe Impressum). Fragen zum Datenschutz: support@inshift.app.

Für Daten, die Sie im Arbeitsbereich Ihrer Organisation anlegen (Dienstpläne, Personalprofile, Anträge und Ähnliches), ist Ihr Arbeitgeber verantwortlich. InShift verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach dessen Weisungen.

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Kontodaten

  • E-Mail-Adresse und ein verschlüsseltes Passwort;
  • Vor- und Nachname, auf Wunsch ein Profilbild und eine Telefonnummer;
  • Ihre Rolle in der Organisation, Standort, Position, Abteilung.

2.2 Arbeitsdaten

  • Dienstpläne und tatsächlich gearbeitete Stunden;
  • Anträge auf Urlaub und Schichttausch, Krankmeldungen;
  • Kommentare und Nachrichten in diesen Anträgen;
  • Stempelzeiten für Kommen, Pausen und Gehen, wenn Ihre Organisation die Zeiterfassung eingeschaltet hat. Details in Abschnitt 9.

2.3 Technische Daten

  • Gerätekennungen und Tokens für Push-Nachrichten (APNs, FCM);
  • Gerätetyp, Version des Betriebssystems und der App, Sprache der Oberfläche;
  • Server-Logs (Zeitpunkt der Anmeldung, IP-Adresse) für Sicherheit und Fehlersuche;
  • Diagnosedaten der App: Fehler und Abstürze (über Google Firebase Crashlytics), Ladezeiten von Ansichten und Nutzungsereignisse, damit wir Probleme finden und beheben.

2.4 Fragen an den KI-Assistenten

  • der Text Ihrer Frage und einige vorherige Nachrichten des Gesprächs;
  • die Adresse der Seite, die Sprache und auf der Website die angezeigte Währung;
  • die Antwort des Assistenten, Ihre Bewertung und technische Angaben (Modell, Dauer);
  • auf der Website ohne Anmeldung: statt Ihrer IP-Adresse ein Hashwert, der sich jeden Tag ändert.

Abschnitt 10 beschreibt den Assistenten genauer.

Wir erheben keine Standortdaten, Kontakte, Fotos aus Ihrer Mediathek (außer einem Profilbild, das Sie selbst hochladen), Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten der Nutzer, Browserverläufe oder Werbedaten.

Die App fragt nach Zugriff auf die Kamera, erhebt darüber aber keine Daten: Die Kamera liest den Code zum Einstempeln auf Ihrem eigenen Gerät, das Bild wird weder gespeichert noch versendet. Dasselbe gilt für ein Foto für Ihr Profil oder eine Supportanfrage: Bei uns kommt nur an, was Sie bewusst senden.

3. Wofür wir die Daten nutzen

  • für den Dienst selbst: Dienstpläne, Anträge, Profile, Nachrichten;
  • für die Anmeldung und den Schutz Ihres Kontos;
  • für Push-Nachrichten zu neuen Schichten, Anträgen, Tausch und Antworten, erst nachdem Sie sie im Betriebssystem erlaubt haben;
  • für Support und Hinweise auf wichtige Änderungen am Dienst;
  • zur Analyse der Stabilität und zur Fehlersuche in der App;
  • zur Erfassung der Arbeitszeit und zum Abgleich der Stempelzeiten mit dem Dienstplan, wenn Ihre Organisation die Zeiterfassung eingeschaltet hat;
  • um Ihre Fragen über den KI-Assistenten zu beantworten und das Hilfe-Center anhand unbeantworteter Fragen zu verbessern;
  • zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.

4. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Daten auf Grundlage (a) der Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder Ihrer Organisation, (b) Ihrer Einwilligung, etwa für Push-Nachrichten und das Hochladen eines Profilbilds, (c) unseres berechtigten Interesses an Sicherheit und Fehlersuche und (d) rechtlicher Verpflichtungen, darunter die Aufzeichnung der Arbeitszeit durch den Arbeitgeber.

5. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir setzen nur die Dienstleister ein, die wir brauchen:

  • Google Firebase Cloud Messaging (FCM) und Apple Push Notification service (APNs) für die Zustellung von Push-Nachrichten;
  • Google Firebase Crashlytics für Absturzberichte der App (ohne Name und Kontaktdaten, nur technische Angaben zu Gerät und Fehler);
  • unseren Hosting-Anbieter (Serverinfrastruktur in der EU) für die Datenbank und die API;
  • Ihre Organisation: Administratoren und Führungskräfte sehen Arbeitsdaten im Rahmen ihrer Rechte;
  • Google (Gemini API), unseren Anbieter des KI-Modells: Er erhält den Text Ihrer Frage zusammen mit Auszügen aus unserer Website und dem Hilfe-Center, um die Antwort des Assistenten zu schreiben (Abschnitt 10);
  • Behörden, nur auf eine rechtmäßige Anfrage hin.

6. Speicherung und Sicherheit

Die Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union. Die Verbindung zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern läuft über HTTPS/TLS. Passwörter speichern wir als bcrypt-Hash. Der Zugriff von InShift-Mitarbeitern ist streng begrenzt und wird protokolliert.

Wir speichern Ihre Daten, solange Sie den Dienst nutzen. Löschen Sie Ihr Konto selbst, entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten sofort; bitten Sie per E-Mail darum, innerhalb von 30 Tagen. Die Arbeitsdaten Ihrer Organisation (Schichten, gearbeitete Stunden, Lohn und Auszahlungen) bleiben bei Ihrem Arbeitgeber, weil das Gesetz eine längere Aufbewahrung verlangt (siehe Abschnitt 7).

Inaktive Organisationen. Wird eine Organisation nicht mehr genutzt, löschen wir ihre Daten innerhalb der Fristen aus den Abschnitten 11.6 bis 11.10 der Nutzungsbedingungen (auf Englisch): eine leere Organisation am 40. Tag ohne Aktivität; eine Organisation, die nie bezahlt hat, wird am 60. Tag archiviert und am 90. Tag gelöscht; eine Organisation, die bezahlt hat, wird 12 Monate nach Ende des bezahlten Zeitraums archiviert und 30 Tage später gelöscht. Die Inhaberin oder der Inhaber bekommt vorher eine E-Mail. Ihr Konto bleibt dabei bestehen: Wir lösen es nur von der Organisation, damit Sie einem anderen Team beitreten oder ein eigenes Unternehmen anlegen können. Ein Konto ohne Organisation, mit dem Sie sich 12 Monate nicht angemeldet haben, wird gelöscht. Rechnungen und Zahlungen der Organisation bewahren wir 5 Jahre auf, wie es das Gesetz verlangt.

7. Ihre Rechte

Sie können:

  • eine Kopie Ihrer Daten erhalten;
  • unrichtige Daten im Profil oder über den Support berichtigen;
  • Ihr Konto und Ihre personenbezogenen Daten löschen: in der App unter More → Delete account oder per E-Mail an support@inshift.app. Eine Anleitung Schritt für Schritt steht auf der Seite zur Kontolöschung (auf Englisch);
  • die Einwilligung in Push-Nachrichten in den Einstellungen des Geräts widerrufen;
  • den Zugriff auf die Kamera in den Einstellungen des Geräts widerrufen;
  • sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Mit dem Löschen des Kontos entfernen wir Ihre Anmeldung und Ihre personenbezogenen Daten: E-Mail, Passwort, Anmeldung über Google, Telefon, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Auszahlungsdaten und die PIN für das Terminal. Ihr Personaldatensatz mit Ihrem Namen bleibt bei der Organisation, zusammen mit Schichten, Stempelzeiten, Urlaub, Lohn, Auszahlungen und Ihren Nachrichten in Arbeitschats: Das sind Arbeits- und Buchhaltungsunterlagen Ihres Arbeitgebers, die er aufbewahren muss. Wenn auch diese entfernt werden sollen, wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber. Kehren Sie zurück, kann Ihre Teamleitung Ihnen einen neuen Einladungscode für denselben Datensatz schicken.

8. Push-Nachrichten

Push-Nachrichten senden wir nur, nachdem Sie sie ausdrücklich erlaubt haben. Sie können sie jederzeit in den Einstellungen des Betriebssystems abschalten. Für die Zustellung nutzen wir FCM (Android und Web) und APNs (iOS) und übermitteln nur das Nötigste: das Token des Geräts und den Inhalt der Nachricht.

9. Zeiterfassung

Hat Ihre Organisation die Zeiterfassung eingeschaltet, speichert die App, wann Sie einstempeln, Pause machen und ausstempeln. Diese Funktion schaltet Ihr Arbeitgeber ein, und er ist für diese Aufzeichnungen verantwortlich.

  • Zeitpunkt des Stempelns, Standort und die zugehörige Schicht;
  • wie Sie gestempelt haben: Code auf dem Bildschirm des Tablets oder Personalnummer und PIN;
  • das Gerät, von dem gestempelt wurde: das Tablet der Organisation oder Ihr Handy.

Die Kamera. Sie schaltet sich nur ein, wenn Sie selbst die Ansicht zum Stempeln öffnen, und liest den Code auf Ihrem Gerät. Das Bild wird nicht gespeichert und nirgendwohin gesendet: Von der Kamera erreicht uns nur das Stempeln selbst. Sie können den Zugriff auf die Kamera ablehnen und stattdessen am Tablet mit Personalnummer und PIN stempeln.

Standortdaten erheben wir nicht. Den Ort bestimmt das Tablet, an dem Sie stempeln; die Koordinaten Ihres Handys fragen wir nicht ab.

Ihre Stempelzeiten sehen die Führungskräfte Ihres Standorts und die Administratoren Ihrer Organisation. Sie werden für die Arbeitszeit und den Lohn gebraucht und bleiben deshalb nach dem Löschen Ihres Kontos in Ihrem Personaldatensatz, wie die übrigen Arbeitsdaten der Organisation.

Einzelne Stempelzeiten lassen sich nicht auf Wunsch löschen: Eine falsche Stempelzeit korrigiert Ihre Führungskraft, und die Korrektur bleibt im Verlauf sichtbar. Das schützt auch Sie, denn niemand kann Ihre Arbeitszeit unbemerkt ändern.

10. KI-Assistent

Auf der Website, im Hilfe-Center und im Support-Chat beantwortet ein Assistent auf Basis künstlicher Intelligenz die Fragen. Er antwortet nur aus den Inhalten der Website und des Hilfe-Centers, sagt immer, dass er eine KI ist, und gibt sich nie als Mensch aus.

  • Was wir senden. Der Text Ihrer Frage, einige vorherige Nachrichten und Auszüge aus unseren Inhalten gehen an den Anbieter des Modells, derzeit Google (Gemini API), nur um die Antwort zu schreiben. In der Web-App und der mobilen App gehen Ihre Rolle und der allgemeine Einrichtungsstand Ihrer Organisation mit (wie viele Standorte und Personen, ohne Namen). Daten Ihrer Organisation wie Dienstpläne, Stempelzeiten oder Löhne gehen nicht an den Anbieter: Prüft der Assistent sie auf Ihre Bitte, macht das unser Server.
  • Was wir speichern. Frage, Antwort und Ihre Bewertung, solange sie uns helfen, das Hilfe-Center zu verbessern. Fragen aus der Web-App und der mobilen App sind mit Ihrem Konto verknüpft: Löschen Sie es, lösen wir die Verknüpfung, und die Fragen werden mit Ihrer Organisation gelöscht. Fragen von der Website speichern wir ohne Namen und Kontaktdaten, statt der IP-Adresse mit einem Hashwert, der sich täglich ändert: Die Adresse lässt sich daraus nicht wiederherstellen, und Fragen verschiedener Tage lassen sich nicht verbinden.
  • Was Sie nicht schreiben sollten. Passwörter, Kartendaten, Gesundheitsangaben oder andere sensible Daten gehören nicht in Fragen. Enthält eine Frage Ihre personenbezogenen Daten, schreiben Sie an support@inshift.app, und wir löschen sie.
  • Grenzen. Die Antworten des Assistenten dienen nur der Information und können Fehler enthalten. Es gelten die auf der Website veröffentlichten Preise und Bedingungen: Der Assistent schließt keine Vereinbarungen, ändert keine Preise und gewährt keine Rabatte.

Rechtsgrundlage: Ihre Anfrage, denn Sie stellen die Frage selbst, und unser berechtigtes Interesse an einem besseren Hilfe-Center. Der Assistent trifft keine Entscheidungen über Sie, die rechtliche Wirkung haben.

11. Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns Daten übermittelt hat, melden Sie sich bei uns, und wir löschen sie.

12. Übermittlung in Drittländer

Ist ein Dienstleister außerhalb der EU beteiligt (etwa APNs, FCM oder die Gemini API), stützt sich die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln oder einen anderen in der DSGVO vorgesehenen Mechanismus.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren. Wesentliche Änderungen kündigen wir per E-Mail oder in der App mindestens 14 Tage vor ihrem Inkrafttreten an. Die aktuelle Fassung steht immer unter https://inshift.app/de/datenschutz/.

14. Kontakt

Bei allen Fragen zum Datenschutz schreiben Sie an support@inshift.app.