Für Kfz-Werkstätten und Autohäuser

Dienstplan Kfz-Werkstatt: Annahme, Hebebühnen und die Reifensaison

Den größten Teil des Jahres plant sich eine Werkstatt fast von selbst: Annahme ab halb acht, vier Bühnen, Feierabend um fünf. Dann kommt der erste Frost, das Telefon steht nicht mehr still, und für einige Wochen braucht es längere Tage, Samstage und zwei Aushilfen für den Reifenwechsel. Im Frühjahr geht das Ganze noch einmal von vorn los. In InShift steht beides im selben Plan, und die Überstunden der Saison stehen am Monatsende je Person in der Lohnliste.

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Eine leere Hebebühne ist verlorener Umsatz

Eine freie Werkstatt mit vier Hebebühnen arbeitet mit neun Leuten: ein Meister, der die Aufträge verteilt und oft selbst schraubt, vier Kfz-Mechatroniker, zwei Auszubildende, eine Serviceberaterin an der Annahme und ein Helfer für Teilelager und Fahrzeugpflege. Steht an einer Bühne kein Mechatroniker, bleiben Stunden liegen, die der Terminkalender längst vergeben hat.

Der Plan scheitert an wenigen, immer gleichen Stellen. Die Annahme muss um 7:30 besetzt sein, wenn die ersten Kunden ihren Schlüssel abgeben, und bis zur letzten Abholung am Abend. Die Azubis sind an ihren Berufsschultagen nicht da, aber im Kalender des Meisters stehen sie trotzdem an Bühne 4. Und in der Reifensaison sammeln sich Überstunden, an die sich im Dezember jeder anders erinnert.

Unten sehen Sie eine normale Woche und eine Woche im Oktober nebeneinander, wie Annahme, Werkstatt und Reifenservice als Abteilungen im Plan stehen, wie Sie die Saisonwoche für die folgenden Wochen übernehmen und wo die Überstunden landen.

Normale Woche und Reifenwoche im Vergleich

Dieselbe Werkstatt mit vier Bühnen, einmal im Juni und einmal Mitte Oktober.

Öffnung · Mo bis Fr 7:30 bis 17:30

Mo bis Fr 7:00 bis 19:00, Sa 8:00 bis 14:00

Annahme · Eine Person, Schicht „Annahme“ 07:15–17:45

Früh und Spät, die zweite Person ist der Meister

Bühnen · Vier Mechatroniker, Schicht „Werkstatt“ 07:30–16:30

Dazu „Spät“ 10:00–19:00 an zwei Bühnen

Reifenservice · Läuft nebenher an Bühne 4

Eigene Abteilung, zwei Aushilfen in der Schicht „Reifen“

Samstag · Geschlossen

Schichttyp „Samstag“ 08:00–14:00, nur samstags wählbar

Azubis · Berufsschule als eigener Schichttyp am Dienstag

Wie im Juni, die Berufsschule bleibt im Plan

Stunden je Mechatroniker · Rund 40 in der Woche

Rund 46, alles über der Tagesnorm zählt als Überstunden

Die Oktoberwoche wird einmal gebaut und dann mit „Copy week“ für die übrigen Saisonwochen übernommen. Reifeneinlagerung und Termine bleiben in Ihrer Werkstattsoftware, InShift plant die Menschen dazu.

Abteilungen und Positionen

Annahme, Werkstatt und Reifenservice als Abteilungen im selben Plan

Unter „Job positions“ legen Sie Positionen an und ordnen sie Abteilungen zu: Serviceberatung in der Annahme, Kfz-Mechatroniker und Auszubildende in der Werkstatt, Reifenmonteure im Reifenservice. Im Planer stehen die Abteilungen als Gruppen untereinander, so sehen Sie am Montagmorgen, ob die Annahme von 7:15 bis zum Schluss besetzt ist. Ein Schichttyp, der unter einer Position angelegt ist, wird nur Personen mit dieser Position angeboten.

  • „Annahme“ 07:15–17:45 unter der Position Serviceberatung, die Bühnenschichten unter Mechatroniker
  • Der Meister mit „Primary position“ Mechatroniker und Serviceberatung unter „Add positions for cover“
  • Ein Schichttyp „Berufsschule“ für die Azubis: Der Schultag steht im Plan, und niemand teilt sie an diesem Tag einer Bühne zu
  • Abteilungen sind ein Filter im Plan und vergeben keine Rechte

Reifensaison

Die Saisonwoche einmal bauen und übernehmen

Die erste Reifenwoche planen Sie von Hand: Spätschichten an zwei Bühnen, der Samstag, die Aushilfen im Reifenservice. Für die nächste Woche holt „Copy week“ alle Schichten als Entwürfe, die nur Sie sehen, bis Sie auf „Publish“ drücken. Die Aushilfen kommen mit „Add multiple“ ins Team, bekommen ihren Einladungscode und sehen ab dann nur ihre eigenen Schichten. Nach der Saison markieren Sie sie auf ihrer Karte als ausgeschieden, danach zählen sie nicht mehr mit.

  • „Copy week“ übernimmt die Woche als Entwurf, Änderungen danach in Ruhe
  • Eine offene Schicht für den Samstag, wenn die Termine voller sind als gedacht
  • Tausch unter Mechatronikern mit „Substitute“, mit Freigabe des Meisters
  • Urlaub in der Saison: Anträge kommen trotzdem an, Sie entscheiden unter „Requests“

Überstunden

Die Überstunden der Saison stehen je Person in der Lohnliste

„Payroll“ rechnet den Monat aus den veröffentlichten Schichten. Jede Person hat unter „Pay“ einen Stundenlohn oder ein Monatsgehalt ab einem Datum, Azubis ihre Vergütung als Monatsbetrag. Die Regel „Over the daily norm“ unter „Premiums“ zählt die Stunden über Ihrer Tagesnorm mit dem Faktor, den Sie festlegen; mit „Flat overtime pay“ gibt es dafür einen festen Betrag. Steht dort 0, werden die Überstunden gezählt und nichts aufgeschlagen, etwa wenn sie aufs Zeitkonto gehen.

  • Spalten für Schichten, geplante Stunden, Zuschläge, verdient, bezahlt und offen; Überstunden in der Summe jeder Person
  • Eine Schicht, die länger ging, korrigieren Sie im Planer, und der Monat rechnet neu
  • „Close period“ schließt den Monat ab, danach ändert sich nichts mehr
  • „Export to Excel“ und ein Export für DATEV für Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro
Ratgeber: Überstunden berechnen

In einem Nachmittag umgestellt

Für eine Werkstatt mit neun Leuten, die Einladung des Teams eingeschlossen.

  1. 1

    Anmelden und Standort

    Mit E-Mail oder Google. Die Werkstatt ist ein Standort, ein zweiter Betrieb mit eigenem Team ein zweiter.

  2. 2

    Positionen und Schichttypen

    Serviceberatung, Mechatroniker, Auszubildende, Reifenservice. Dazu „Annahme“, „Werkstatt“, „Spät“, „Samstag“ und „Berufsschule“ mit ihren Tagen.

  3. 3

    Team und Löhne

    „Add multiple“ für alle Namen mit Position, unter „Pay“ Stundenlohn oder Gehalt, unter „Premiums“ die Regel für Überstunden.

  4. 4

    Erste Woche veröffentlichen

    Erst die Annahme, dann die Bühnen, dann „Publish“. Jede Person bekommt ihren Plan per Push in der App.

Häufige Fragen

Ist InShift mit meiner Werkstattsoftware oder dem Terminplaner verbunden?▾

Nicht von Haus aus. Aufträge, Termine und Einlagerung bleiben in Ihrer Werkstattsoftware. InShift plant die Menschen: wer an welchem Tag an der Annahme steht, wie viele Mechatroniker an den Bühnen sind und welche Stunden sie gearbeitet haben. Wer das verbinden möchte, findet unter „Integrations“ API-Schlüssel und Webhooks.

Wie plane ich die Berufsschultage der Auszubildenden?▾

Mit einem eigenen Schichttyp „Berufsschule“, angelegt für die Wochentage der Klasse. Der Tag steht dann im Plan des Azubis, er wird an diesem Tag keiner Bühne zugeteilt, und Sie sehen beim Planen sofort, wer in der Werkstatt fehlt. Mit einem Monatsbetrag unter „Pay“ ändert der Schultag die Vergütung nicht, bei Stundenlohn zählen seine Stunden mit.

Kann der Meister selbst an der Bühne und an der Annahme stehen?▾

Ja. Auf seiner Karte steht Mechatroniker als „Primary position“ und Serviceberatung unter „Add positions for cover“. Der Planer bietet ihm dann die Schichttypen beider Positionen an, und bei einer Vertretung an der Annahme taucht er in der Liste der möglichen Personen auf.

Wie werden Überstunden in der Reifensaison gezählt?▾

Aus den veröffentlichten Schichten und nach Ihrer Regel. „Over the daily norm“ unter „Premiums“ hat Ihre Tagesnorm in Stunden und einen Faktor, „Flat overtime pay“ einen festen Betrag. Die Überstunden stehen in „Payroll“ in der Summe jeder Person und für jeden Tag. Wenn Sie sie im Winter abfeiern lassen, setzen Sie den Faktor auf 0 und führen das Zeitkonto daneben.

Was sieht ein Mechatroniker in der App?▾

Seine eigenen Schichten mit dem Schichttyp und „Who else is working“, eine Push-Nachricht vor der Schicht und bei jeder Änderung, Urlaubsanträge mit Resturlaub, Tausch mit Kollegen und unter „Stats“ seine Stunden und den Lohn des Monats. Für die Anmeldung braucht er den Einladungscode und seine eigene E-Mail; die App gibt es im App Store und bei Google Play.

Was kostet InShift für eine Werkstatt mit neun Leuten?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen, mit Lohnberechnung. Kommen in der Saison Aushilfen dazu und das Team wächst über 10 Personen, zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5; wer nach der Saison ausscheidet, zählt nicht mehr. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Die nächste Reifensaison schon im Plan

Positionen, Schichttypen und die erste Woche an einem Nachmittag, die Aushilfen per Einladungscode in der App.

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