Für Sicherheits- und Wachdienste

Dienstplan Sicherheits­dienst: jeder Posten besetzt, Tag und Nacht

Ein Posten ist entweder besetzt, oder der Vertrag mit dem Kunden wackelt. Im Sicherheitsdienst darf es deshalb keine leeren Zellen geben: Objektschutz rund um die Uhr in 12-Stunden-Diensten, Revierdienst in der Nacht, ein Springer für Urlaub und Krankheit. In InShift steht jedes Objekt als Standort im Plan, die Schichtfolge sehen Sie in der Monatsansicht, und jedes Funkgerät und jeder Schlüssel ist einer Person zugeordnet.

Kostenlos startenBeispiel ansehen ↓

168 Stunden pro Woche und Posten

Ein ständig besetzter Posten in einem Logistikzentrum braucht 168 Stunden in der Woche. In 12-Stunden-Diensten sind das vier Sicherheitsmitarbeiter, die sich Tag- und Nachtdienste teilen, und weil die Folge acht Tage dauert, fällt sie jede Woche auf andere Wochentage. Kommen ein Empfangsdienst an der Pforte, eine Revierstreife durch fünf Kundenobjekte und ein Springer dazu, besteht der Plan aus einem Dutzend Menschen, deren Wochen nie gleich aussehen.

In der Excel-Tabelle hält das bis zum ersten Tausch. Dann glauben zwei Leute, sie hätten dieselbe Nacht, und an einem Posten steht niemand. Die Nachtstunden werden am Monatsende von Hand gezählt, und wenn ein Mitarbeiter geht, weiß niemand genau, welches Funkgerät und welcher Generalschlüssel noch bei ihm liegen.

Unten sehen Sie, wie ein Wachdienst mit zwei Objekten und einer Revierstreife in InShift aussieht: die Schichtfolge über acht Tage, die Ausrüstung an jedem Namen und was ein Mitarbeiter auf seinem Handy sieht.

Zwei Tage, zwei Nächte, vier frei: ein Posten über acht Tage

Objekt Logistikzentrum, ein Posten rund um die Uhr, vier Mitarbeiter in 12-Stunden-Diensten. Dazu die Revierstreife in der Nacht und der Springer.

Wer12345678
Objektschutz 1TTNN····
Objektschutz 2··TTNN··
Objektschutz 3····TTNN
Objektschutz 4NN····TT
Revier 1RRRR····
Revier 2····RRRR
Springer········

T ist „Tag 06:00–18:00“, N ist „Nacht 18:00–06:00“ und zählt als eine Schicht am Tag ihres Beginns, R ist „Revier 20:00–04:00“. An jedem Tag steht genau eine Person im Tagdienst und eine im Nachtdienst. Über acht Tage hat jeder Objektmitarbeiter vier Dienste zu 12 Stunden, im Schnitt 42 Stunden pro Woche. Der Springer übernimmt jedes T, N oder R, das frei wird; in diesen acht Tagen hat er noch keinen Einsatz.

Schichtfolge

Die Schichtfolge in der Monatsansicht, die Stunden neben jedem Namen

Weil die Folge zwei Tage, zwei Nächte, vier frei alle acht Tage wiederkehrt, passt sie in keine Woche. Die Monatsansicht des Planers zeigt sie so, wie sie gearbeitet wird: ein farbiger Buchstabe je Schicht in der Zeile jeder Person, die Zahl der Schichten am Ende der Zeile. Sie tragen den ersten Durchlauf ein, prüfen ihn im Monat und veröffentlichen mit „Publish“. Wo die Folge an Feiertagen landet, sehen Sie auf einen Blick.

  • Ansichten „Week“, „Month“, „Year“ und „List“, in Woche und Monat eine Zeile je Mitarbeiter
  • Schichttypen je Objekt: „Tag“ und „Nacht“ im Logistikzentrum, „Pforte 06:00–18:00“ nur Montag bis Freitag
  • Zwei Schichten einer Person zur selben Zeit lässt der Planer nicht zu: „Time conflict“
  • Eine angelegte, aber niemandem zugewiesene Schicht zählt auf dem „Dashboard“ als Lücke der Woche
Ratgeber: 12-Stunden-Schicht planen

Ausrüstung

Funkgerät, Generalschlüssel, Dienstausweis: alles bei einem Namen

Das Modul „Equipment tracking“ führt einen Katalog dessen, was Ihrer Firma gehört, mit nummerierten Stücken und der Person, die sie gerade hat. Geben Sie ein Funkgerät aus, landet es auf dem Handy des Mitarbeiters, und er bestätigt mit „Received“ oder meldet „Not with me“. Bei der Übergabe am Morgen reicht der Nachtdienst das Gerät mit „Pass to a colleague“ an den Tagdienst weiter. Verlässt jemand die Firma, steht auf seiner Karte, was er noch zurückgeben muss.

  • „Items“, „Catalog“ und „History“: was ausgegeben, frei oder überfällig ist, jede Ausgabe mit Datum und Namen
  • Ein Rückgabedatum je Stück und eine Liste der überfälligen
  • Eine regelmäßige Abfrage in der App, ob der Gegenstand noch da ist
  • Unter „Modules“ einschalten, im Tarif Basic derzeit ohne Aufpreis

Auf dem Handy des Mitarbeiters

Der heutige Posten, die Ausrüstung zum Bestätigen, sonst nichts

Der Startbildschirm der App zeigt den heutigen Dienst mit Zeit und Objekt, die gerade ausgegebene Ausrüstung zum Bestätigen und die Kacheln, die auf einem Posten zählen: Urlaubsantrag und offene Schichten in anderen Objekten. Unter „Who else is working“ steht der Kollege am anderen Posten, unter „Stats“ finden sich die eigenen Schichten, Stunden und der Lohn bis heute.

  • Eine Push-Nachricht vor dem Dienst und bei jeder Änderung, „Quiet hours“ nach der Nacht
  • Tausch mit „Substitute“: Ein Kollege, der den Posten abdecken kann, übernimmt, die Einsatzleitung gibt frei
  • Der eigene Dienstplan im Kalender des Handys
  • Löhne und Pläne anderer sind nicht sichtbar, die Rechte stehen unter „Access rights“

Häufige Fragen

Sehe ich auf einen Blick, ob jeder Posten besetzt ist?▾

Jedes Objekt ist ein Standort, und „All locations“ zeigt alle Objekte untereinander mit der Zahl der Personen, die heute im Dienst sind. Eine angelegte, aber unbesetzte Schicht zählt auf dem „Dashboard“ als Lücke der kommenden Woche. Einen automatischen Alarm für einen leeren Posten gibt es nicht; die Lücke ist eine leere Zelle, und mit „Open shift“ bieten Sie sie dem Team an.

Wie lege ich 12-Stunden-Dienste mit Nachtschicht an?▾

Als zwei Schichttypen je Objekt, etwa „Tag 06:00–18:00“ und „Nacht 18:00–06:00“. Die Nacht zählt als eine 12-Stunden-Schicht am Tag ihres Beginns. Die Folge zwei Tage, zwei Nächte, vier frei tragen Sie für den ersten Durchlauf ein und prüfen in der Monatsansicht, wo sie in den nächsten Wochen landet; unser Ratgeber zur 12-Stunden-Schicht zeigt die Folge mit Beispielplan.

Kann ein Mitarbeiter in mehreren Objekten arbeiten?▾

Ja. Eine Person hat einen Hauptstandort und kann weiteren zugeordnet werden, mit „Available for substitution“ kommt sie für Tausch und offene Schichten in allen Objekten infrage. Ihre Stunden aus allen Objekten laufen an einer Stelle zusammen, und „Shift at another location“ unter „Premiums“ zahlt auf Wunsch einen festen Betrag für Einsätze außerhalb des eigenen Objekts.

Wie werden Nachtstunden und Feiertage bezahlt?▾

Über Regeln unter „Premiums“, deren Höhe Sie selbst festlegen: „Night hours“ mit einem Zeitfenster und einem Prozentsatz, „Holiday work“ mit den Daten Ihrer Feiertage und einem Faktor. Steht dort 0, werden die Stunden gezählt und nichts aufgeschlagen. Jede Regel gilt ab einem Datum, und „Payroll“ zeigt Nacht- und Feiertagsstunden in der Summe jeder Person.

Führt InShift ein Wachbuch, Kontrollgänge oder Nachweise der Mitarbeiter?▾

Nein. InShift ist der Dienstplan, die Anträge, die Stunden mit Lohn und die Ausrüstung. Wachbuch, Kontrollgänge und Meldungen bleiben in dem System, das Sie dafür nutzen, Schulungen und Nachweise in Ihrer Personalakte. Wer den Dienstplan dort sehen möchte, bekommt unter „Integrations“ API-Schlüssel und Webhooks.

Was kostet InShift für einen Wachdienst mit 20 Mitarbeitern?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, mit Standorten, Lohnberechnung, Team-App und „Equipment tracking“ derzeit ohne Aufpreis. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Alle Objekte in einem Dienstplan

Objekte, Schichttypen und die ersten acht Tage an einem Nachmittag, und jeder Mitarbeiter sieht seinen Posten noch am selben Tag in der App.

Kostenlos starten