Für Hotels und Pensionen

Schichtplan Hotel: Rezeption rund um die Uhr, Housekeeping nach Abreisen

Ein Hotel schließt nie. Die Rezeption braucht Früh-, Spät- und Nachtdienst an sieben Tagen, das Housekeeping richtet sich nach den Abreisen des Tages, und im Sommer kommen die Saisonkräfte dazu. InShift bringt alle Abteilungen in einen Schichtplan, zählt den Nachtdienst als eine Schicht und gibt der Hausdame und der Empfangsleitung genau die Rechte, die sie brauchen.

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Der Nachtdienst: eine Schicht über zwei Kalendertage

Der Nachtportier beginnt am Freitag um 22:00 und geht am Samstag um 07:00. In einer Tabelle, in der jeder Tag um Mitternacht endet, zerfällt die Schicht in zwei Teile, und am Monatsende stimmen die Stunden nicht. In InShift legen Sie den Schichttyp „Nacht 22:00–07:00“ einmal an. Die Schicht steht am Tag ihres Beginns im Plan, ihre Stunden zählen vollständig, und der Planer erkennt, dass sie mit einem Frühdienst am Samstag kollidieren würde.

Für die Nachtstunden legen Sie unter „Premiums“ eine Regel „Night hours“ an: das Zeitfenster und den Zuschlag, den Sie zahlen. Die Stunden in diesem Zeitfenster erscheinen in „Payroll“ in einer eigenen Spalte, auch wenn der Zuschlag 0 ist.

Dienstplan als Liste

Früh, Spät und Nacht an der Rezeption, Tag für Tag

Die Ansicht „List“ sieht aus wie der Plan, der hinter dem Empfang hängt: eine Zeile je Datum, eine Spalte je Schichttyp, darin die Namen. Im Hotel stehen dort Früh, Spät und Nacht an der Rezeption neben Housekeeping und Frühstück, zwei Wochen untereinander. Der Demo-Standort im Bild hat die Schichten „Morning“, „Midday“ und „Evening“; Ihr Hotel benennt seine Dienste selbst.

  • Woche, Monat, Jahr oder Liste desselben Plans, je Haus oder alle Häuser zusammen
  • Abteilungen als Gruppen: Empfang, Housekeeping, Frühstück, Haustechnik
  • „Print“ für den Aushang im Personalraum, „Download Excel“ für die Direktion
  • Wer am selben Tag Dienst hat, sieht jeder in der App unter „Who else is working“

Housekeeping nach Abreisen: eine Woche in einem Hotel mit 60 Zimmern

Abreisezimmer brauchen eine Endreinigung, Bleibezimmer eine Zwischenreinigung. Gerechnet ist mit etwa zwölf Abreise- oder doppelt so vielen Bleibezimmern pro Reinigungskraft und Schicht.

TagAbreisenBleibe­zimmerBesetzung
Montag28203 + Hausdame
Dienstag10352 + Hausdame
Mittwoch12383
Donnerstag14363
Freitag9302 + Hausdame
Samstag18404 + Hausdame
Sonntag42124 + Hausdame

Die Zahlen stammen aus Ihrer Belegung; InShift liest Ihr Hotelprogramm nicht aus. Eine Schicht „Housekeeping 08:00–14:00“ fügen Sie mit einem Klick hinzu oder entfernen sie, und im Spaltenkopf jedes Tages steht die Zahl der Schichten.

Rechte

Hausdame, Empfangsleitung und Buchhaltung mit eigenen Rechten

Eine Rolle in InShift bündelt Rechte unter „Access rights“: „View rota“, „Edit rota“, „View payroll“ und weitere, jeweils auf „None“, „Own“, „My locations“ oder „Entire network“. Die Hausdame bearbeitet den Plan ihres Hauses, ohne Löhne zu sehen; die Direktion sieht alle Häuser, die Buchhaltung nur die Lohnliste.

  • Eigene Rollen mit „Add role“, für jede Kombination von Rechten
  • Rechte gelten je Standort: Ein zweites Haus ist ein zweiter Standort mit eigener Leitung
  • Zimmerreinigung und Empfang sehen ihre eigenen Schichten, keine fremden Löhne
  • Freigaben für Tausch und Urlaub auch vom Handy aus

Saisonbetrieb und internationale Teams

Ein Ferienhotel an der Ostsee oder in den Bergen hat im Sommer doppelt so viele Mitarbeiter wie im November. Saisonkräfte legen Sie wie alle anderen an und laden sie per Code in die App ein. Am Saisonende markieren Sie sie über „Dismiss“ als ausgeschieden: Ab dann stehen sie nicht mehr im Plan und zählen nicht für den Tarif. Zur nächsten Saison holen Sie dieselbe Person mit „Restore“ zurück, mit Profil und Verlauf.

In vielen Hotels arbeiten Menschen aus mehreren Ländern zusammen. Admin-Panel und App gibt es derzeit auf Englisch, Ukrainisch und Russisch, und jeder wählt seine Sprache selbst; der Plan bleibt derselbe. Eine deutsche Oberfläche gibt es noch nicht.

Urlaub

Urlaub per App, bevor der nächste Monat geplant wird

An einer Rezeption, die nie schließt, ist ein Urlaubswunsch per Zuruf eine Lücke mit Ansage. In InShift öffnet der Mitarbeiter in der App „Day off“, wählt „Holiday“ und die Tage und schreibt bei Bedarf eine Notiz. Sie sehen den Antrag unter „Requests“ und entscheiden; genehmigte Tage stehen in der Tagesansicht der Leitung unter „Off“. Den Jahresurlaub tragen Sie je Person unter „Vacation days per year“ ein, die App zeigt genommene und verbleibende Tage.

  • Vier Arten: „Holiday“, „Sick leave“, „Personal“ und „Unpaid“
  • Eine Krankmeldung um sechs Uhr kommt genauso an, die Schicht geht als offene Schicht ans Team
  • Die Entscheidung kommt als Push-Nachricht

Häufige Fragen

Wie zählt ein Nachtdienst von Freitag auf Samstag?▾

Als eine Schicht am Freitag. Ein Schichttyp kann über Mitternacht gehen, etwa 22:00–07:00, und seine Stunden zählen vollständig am Tag des Beginns. Die Stunden im Fenster der Regel „Night hours“ stehen in „Payroll“ in einer eigenen Spalte, mit dem Zuschlag, den Sie eingetragen haben.

Kann die Hausdame den Housekeeping-Plan bearbeiten, ohne Löhne zu sehen?▾

Ja. Ihre Rolle bekommt „Edit rota“ für ihren Standort und „View payroll“ auf „None“. Rechte gelten je Standort, sie sieht also den ganzen Plan des Hauses und bearbeitet ihn; Löhne bleiben verborgen.

Wie viele Leute braucht eine Rezeption rund um die Uhr?▾

Drei Dienste an sieben Tagen ergeben 168 Stunden pro Woche. Bei 40 Stunden je Vollzeitstelle sind das 4,2 Stellen, bevor Urlaub und Krankheit dazukommen; in der Praxis planen die meisten Häuser mit fünf bis sechs Personen für eine einfach besetzte Rezeption.

Liest InShift unsere Belegung aus dem Hotelprogramm?▾

Nein, eine Anbindung an Hotelsoftware gibt es nicht. Die Zahl der Housekeeping-Schichten legen Sie anhand der Abreisen fest, die Sie kennen; eine Schicht fügen Sie mit einem Klick hinzu oder entfernen sie. Über die API lassen sich Schichten aus eigener Software anlegen, wenn Sie eine solche Anbindung selbst bauen möchten.

Wir haben zwei Häuser und ein Restaurant. Wie bilden wir das ab?▾

Jedes Haus ist ein Standort mit eigenen Schichttypen und eigener Leitung. Das Restaurant im Haus ist eine Abteilung desselben Standorts oder ein eigener Standort, wenn es eine eigene Leitung hat. Wer in beiden arbeitet, wird beiden Standorten zugeordnet.

Was kostet InShift für ein Hotel mit 30 Mitarbeitern?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Standorte, Lohnberechnung und Team-App inklusive. Saisonkräfte zählen nur, solange sie aktiv in der Liste stehen. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Das ganze Haus in einem Schichtplan

Abteilungen, Schichttypen und die ersten zwei Wochen an einem Nachmittag. Rezeption, Housekeeping und Nachtdienst sehen den Plan noch am selben Tag in der App.

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