Für den Schichtbetrieb

Schichtplaner für Früh-, Spät- und Nachtschicht: Schichtplan erstellen, Besetzung sehen, per App verteilen

Im Schichtplaner von InShift ist jede Schicht ein Typ mit Name, Beginn, Ende, Wochentagen und Farbe. Die Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 bleibt eine einzige Schicht. Sie setzen die Schichten per Klick, sehen je Tag, wie viele Personen auf Früh, Spät und Nacht stehen, und veröffentlichen den Schichtplan auf die Handys Ihres Teams.

Kostenlos startenSo sieht der Planer aus ↓

Was ein Schichtplaner im Schichtbetrieb leisten muss

Ein Betrieb, der in Schichten läuft, plant in Blöcken: drei Personen auf Früh, zwei auf Spät, eine auf Nacht, und das an sieben Tagen. Die Fragen sind immer dieselben. Ist jede Schicht besetzt? Wer hat schon zu viele Nächte? Wer übernimmt, wenn jemand ausfällt? Und wie erfährt das Team, dass sich etwas geändert hat?

InShift beantwortet diese Fragen mit drei Werkzeugen. Schichttypen legen Sie einmal je Standort an, mit den Tagen, an denen sie gelten. Der Planer zeigt jede Woche, jeden Monat und das ganze Jahr, mit den Stunden neben jedem Namen. Die App bringt jede veröffentlichte Schicht mit einer Push-Nachricht auf das Handy der Person.

Eines macht InShift nicht: Schichtfolgen aus einer Formel erzeugen. Den ersten Zyklus eines Wechselschicht-Modells setzen Sie aus den Schichttypen, die Monatsansicht zeigt das Muster, und für die Schichtfolge selbst gibt es unsere Rechner für das 3-, 4- und 5-Schicht-System.

Schichttypen

Früh, Spät und Nacht einmal anlegen, mit den Tagen jeder Schicht

Auf der Karte des Standorts stehen die Schichttypen: Name, Beginn, Ende, Wochentage, Farbe und, wer pro Schicht bezahlt, ein „Shift price“. Der Planer bietet an jedem Tag nur die Typen an, die an diesem Tag gelten. Endet eine Schicht vor ihrem Beginn, ist es eine Nachtschicht über Mitternacht, gezählt am Tag, an dem sie beginnt.

  • „Add shift type“: Name, Zeiten, Wochentage, Farbe
  • Nachtschicht 22:00–06:00 bleibt eine einzige Schicht
  • 12-Stunden-Modell mit zwei Typen: Tag 06:00–18:00 und Nacht 18:00–06:00
  • Samstag später als Montag: abweichende Zeit für einzelne Tage
  • Jeder Standort mit eigenen Typen: Lager und Laden laufen auf verschiedenen Schichten
Standort und Schichttypen anlegen (Englisch)

Beispiel: Wechselschicht mit drei Gruppen im Wochenrhythmus

Das klassische 3-Schicht-System von Montag bis Freitag: Jede Gruppe wechselt wöchentlich vorwärts, von Früh über Spät zu Nacht.

Woche 1Woche 2Woche 3
Gruppe AFrühSpätNacht
Gruppe BSpätNachtFrüh
Gruppe CNachtFrühSpät

Früh 06:00–14:00, Spät 14:00–22:00, Nacht 22:00–06:00, je fünf Schichten pro Woche, 40 Stunden. In InShift sind die drei Gruppen Abteilungen im Plan, die drei Schichten drei Schichttypen. Woche 1 setzen Sie per Klick, jede weitere Woche genauso; nach drei Wochen beginnt der Zyklus von vorn. Die Schichtfolge für Ihren Kalender rechnet der 3-Schicht-System-Rechner.

Monatsansicht

Das Schichtmuster im Monat lesen

In der Ansicht „Month“ steht jede Person in einer Zeile und an jedem Tag ein farbiger Buchstabe für die Schicht. Eine Wechselschicht zeigt sich als Diagonale, eine feste Woche als Streifen, eine Lücke als leeres Feld. Unter jedem Namen stehen die Stunden des Monats: Wer 170 Stunden hat und wer 110, sehen Sie, bevor Sie veröffentlichen.

  • Alle Schichten des Monats auf einem Bildschirm, nach Abteilungen gruppiert
  • Stunden je Person aus den gesetzten Schichten, Entwürfe eingerechnet
  • „Year“: zwölf Monate eines Standorts auf einer Seite
  • Überschneidet sich eine Schicht mit einer anderen derselben Person, markiert der Planer das sofort
Schichten setzen, verschieben, löschen (Englisch)

Besetzung

Wie viele Personen auf jeder Schicht stehen

Die Ansicht „List“ dreht den Plan um: eine Zeile je Datum, eine Spalte je Schichttyp, in jeder Zelle die Personen dieser Schicht. Ein leerer Platz mit Plus ist eine Schicht, auf der noch niemand steht. So plant eine Schichtleitung, die in „drei auf Früh, zwei auf Nacht“ denkt.

  • Spalten für jeden Schichttyp, Sonntag rot markiert
  • Klick auf das Plus öffnet die Liste der Personen für diese Schicht und diesen Tag
  • Auf dem „Dashboard“ zählt „Week ahead“ die Lücken je Tag
  • In der App der Führungskraft dieselbe Tagesansicht nach Standort
Schichten ohne Besetzung (Englisch)

Offene Schichten

Eine Schicht ohne Namen, mit der Zahl der Personen, die Sie brauchen

„Open shift“ legt eine Schicht ohne Person an: Position oder „Any position“, Schichttyp, Tage und „How many people needed“. Mit „Offer to the team“ sehen passende Personen sie nach der Veröffentlichung in der App und tippen auf „I want it“. Sie wählen aus den Meldungen aus, der Plan aktualisiert sich.

  • Mehrere Tage in einem Dialog, etwa jede Nacht von Montag bis Freitag
  • „How many people needed“: zwei oder drei für eine Schicht, die als Gruppe läuft
  • Die Push-Nachricht geht nur an Personen mit passender Position, die zu der Zeit frei sind
So funktionieren offene Schichten (Englisch)

Schichtplaner-App

Jede Person hat ihren Schichtplan auf dem Handy

Nach der Veröffentlichung steht jede Schicht in der InShift-App für iPhone und Android: die nächste Schicht auf der Startseite, der Monat als Kalender, unter „Who else is working“ die Kollegen derselben Schicht. Vor Schichtbeginn kommt „Shift starts soon“, bei jeder Änderung eine Push-Nachricht.

  • Eigene Schichten aller Standorte in einem Kalender
  • Schicht zum Tausch anbieten oder auf offene Schichten melden
  • Ruhezeiten für Benachrichtigungen legt jede Person selbst fest, wichtig nach der Nachtschicht
  • Kalender-Abo für Google, Apple oder Outlook
Die Mitarbeiter-App im Detail

Nacht und Zuschläge

Nachtstunden und Mehrarbeit nach Ihrer eigenen Regel

In „Payroll“ → „Premiums“ legen Sie fest, was Sie für Nachtstunden, Feiertage und Stunden über der Tagesnorm zahlen. Zeitfenster, Prozentsatz oder Betrag tragen Sie selbst ein; ohne Eintrag gibt es keinen Zuschlag. Eine Regel gilt ab dem gewählten Datum, abgeschlossene Monate bleiben unverändert.

  • „Night hours“: Zuschlag für die Stunden in Ihrem Nachtfenster
  • „Over the daily norm“: Stunden über einer Grenze, die Sie festlegen
  • „Holiday work“: Tage aus Ihrem eigenen Feiertagskalender
  • Lohnliste je Person mit allen Zuschlägen, als Excel-Datei oder als Export für DATEV
Lohnberechnung aus dem Dienstplan

Mehr aus dem Planer

Drei weitere Ansichten aus dem Demo-Konto

Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.

  • Woche: Schichten je Zelle, Zahl je Tag, Stunden je Person.
  • „All locations“: jeder Standort als Block, jede Gruppe für sich.
  • „Print“: Aushang für die Wand oder „Download Excel“ mit Besetzung je Tag.

Den Schichtplan erstellen: vom Modell zur veröffentlichten Woche

  1. 1

    Modell wählen

    Zwei, drei oder vier Gruppen, 8 oder 12 Stunden, fünf oder sieben Tage. Die Rechner unten zeigen Schichtfolge und Stunden je Woche.

  2. 2

    Schichttypen anlegen

    Früh, Spät, Nacht oder Tag und Nacht, mit Zeiten, Tagen und Farbe, einmal je Standort.

  3. 3

    Gruppen und Team

    Jede Gruppe als Abteilung, die Namen mit „Add multiple“ aus Ihrer Liste einfügen, je Person Position und Standort.

  4. 4

    Ersten Zyklus setzen

    Woche für Woche per Klick; die Monatsansicht zeigt das Muster, die Stunden stehen unter jedem Namen.

  5. 5

    Veröffentlichen

    „Publish“ bringt jeder Gruppe ihre Schichten aufs Handy. Feste Wochen übernimmt danach „Copy week“ als Entwurf.

Häufige Fragen

Erstellt der Schichtplaner die Schichtfolge automatisch?▾

Nein. Den ersten Zyklus setzen Sie aus den Schichttypen per Klick, die Monatsansicht zeigt das Muster, und feste Wochen übernimmt „Copy week“ als Entwurf. Automatisch macht InShift alles drumherum: Überschneidungen markieren, Stunden und Lohn rechnen, die Besetzung je Schicht zeigen und jede veröffentlichte Schicht auf das Handy bringen.

Wie lege ich eine Nachtschicht über Mitternacht an?▾

Als einen Schichttyp mit Beginn 22:00 und Ende 06:00. InShift zählt ihn als eine Schicht am Tag ihres Beginns. Die Stunden in Ihrem Nachtfenster rechnet die Regel „Night hours“ in „Payroll“ mit dem Zuschlag, den Sie dort eintragen.

Kann ich eine 24-Stunden-Schicht planen?▾

Als eine einzige Schicht nicht: Ein Typ mit gleichem Beginn und Ende gilt als freier Tag. Einen Dienst rund um die Uhr planen Sie mit zwei 12-Stunden-Typen, Tag 06:00–18:00 und Nacht 18:00–06:00. So stimmen auch Stunden und Nachtzuschlag.

Gibt es den Schichtplaner als App?▾

Ja. Das Team sieht seine Schichten in der InShift-App für iPhone und Android, bekommt Push-Nachrichten und bietet Schichten zum Tausch an. Führungskräfte planen in derselben App: dieselben Schichttypen, Entwürfe und „Publish“ wie im Browser.

Wie plane ich ganze Gruppen?▾

Geplant wird je Person, eine Gruppe ist eine Abteilung: Der Planer gruppiert die Zeilen danach und filtert nach ihr. So setzen Sie die Woche einer Gruppe als zusammenhängenden Block von Zeilen.

Was passiert, wenn jemand die Schicht nicht antreten kann?▾

Die Person bietet die Schicht in der App einer Kollegin oder allen Verfügbaren an. Wer übernimmt, sagt in der App zu, Sie bestätigen je nach Regel, und der Plan aktualisiert sich. Alternativ setzen Sie im Planer jemanden in die Zeile „Substitution“.

Kann ich den Schichtplan drucken oder als Excel speichern?▾

Ja. Das Menü „Print“ druckt einen Standort oder alle, „Download Excel“ speichert den angezeigten Zeitraum, mit einem eigenen Blatt zur Besetzung der Schichten. Für ein Team mit Handys ist der Aushang meist nur noch eine Ergänzung.

Den ersten Schichtzyklus heute planen

Schichttypen anlegen, Gruppen einladen, Woche planen: Am Abend steht der Schichtplan auf allen Handys.

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