Funktion: Lohn

Lohnberechnung aus dem Dienstplan: die Lohnliste je Person ergibt sich aus den Schichten

Jede veröffentlichte Schicht hat eine Person, eine Zeit und einen Typ. Daraus rechnet „Payroll“ in InShift den Lohn des Zeitraums: nach Stundenlohn, Schichtpauschale oder Monatsgehalt, mit Ihren Zuschlägen und Prämien. Mit Zeiterfassung stehen die gestempelten Stunden zum Abgleich daneben. Die fertige Lohnliste geht als Excel-Datei oder als Export für DATEV an Ihr Lohnbüro.

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Lohnberechnung und Lohnabrechnung: wer macht was

Bevor eine Lohnabrechnung entsteht, braucht das Lohnbüro für jede Person die Stunden und die Beträge des Monats. Genau diesen Teil übernimmt InShift: Es rechnet aus dem veröffentlichten Dienstplan, was jede Person brutto verdient hat, mit Zuschlägen, Prämien, Abzügen und bereits gezahlten Vorschüssen.

Steuern, Sozialversicherung und die Abrechnung selbst bleiben bei Ihrem Steuerbüro oder Lohnbüro. Dorthin gehen Stunden und Lohnliste des Zeitraums als Excel-Datei oder als Export für DATEV, ohne dass jemand Zahlen aus dem Dienstplan abtippt.

Lohnliste

Der Zeitraum je Person auf einem Bildschirm

Der Reiter „Accruals“ zeigt die ganze Lohnliste: Schichten, Stunden nach Plan und nach Stempelzeiten, Satz, Zuschläge, verdient, ausgezahlt, offen. Eine Zeile klappt in die einzelnen Schichten auf, aus denen der Betrag entsteht.

  • Zeitraum frei wählbar: Monat, halber Monat oder beliebige Daten
  • Filter nach Standort und Position, Summen je Abteilung und für alle
  • „Close period“ schreibt den Monat fest, spätere Änderungen am Plan ändern ihn nicht mehr
  • „Export to Excel“ mit denselben Spalten wie auf dem Bildschirm
Die Lohnliste lesen (Englisch)

Vergütung

Stundenlohn, Schichtpauschale oder Monatsgehalt

Unter „Pay“ hat jede Person ihr „Pay model“: wie viel, wofür und ab wann. Eine Erhöhung ab dem Ersten lässt den Vormonat unberührt, weil jede Vereinbarung ein Startdatum hat.

  • „Per hour“, „Per shift“, „Monthly salary“, „Shift price“ und „Unpaid“ für Inhaber oder Partner
  • Ein Betrag für eine ganze Position oder ein eigener für eine Person
  • Die frühere Vereinbarung bleibt im Verlauf
  • Wer Sätze sieht, regeln die Rollen: die Buchhaltung ja, die Schichtleitung nein
Sätze festlegen (Englisch)

Zuschläge

Nacht, Feiertag und Mehrarbeit nach Ihren Regeln

Unter „Premiums“ legen Sie fest, was zum Grundlohn hinzukommt. InShift gibt dafür keine Werte vor: Zeitfenster, Höhe und Startdatum tragen Sie selbst ein, und solange eine Regel leer ist, rechnet sie nichts.

  • „Night hours“: Ihr Zeitfenster und Ihr Zuschlag
  • „Holiday work“: ein Faktor für die Tage im Feiertagskalender der Organisation
  • „Over the daily norm“ für Stunden über die tägliche Grenze hinaus
  • „Per-shift bonus“ und „Flat overtime pay“ für Pauschalen
  • Jede Regel gilt ab einem Datum und steht in der Lohnliste als eigene Spalte
Zuschläge einrichten (Englisch)

Preis je Schicht

Ein fester Betrag je Schichttyp

In der Standortkarte steht bei jedem Schichttyp auf Wunsch ein „Shift price“. Den bekommt, wer als Vergütung „Shift price“ hat: Die Frühschicht zahlt dann anders als die Nachtschicht. Wer „Per shift“ hat, bekommt seinen eigenen festen Betrag je Schicht. So zahlt ein Standort die Aushilfen pro Schicht und das Stammteam pro Stunde.

  • „Shift price“ an jedem Schichttyp unter „General shifts“
  • Unterschiedliche Preise für dieselbe Schicht an verschiedenen Standorten
  • Ein Einzelbetrag für eine bestimmte Schicht, unabhängig von der Vereinbarung
Preise je Schicht (Englisch)

Kasse

Umsatzbeteiligung direkt aus dem Kassensystem

Ist Ihre Kasse angebunden und sind die Bediener der Kasse Ihren Mitarbeitern zugeordnet, kommen die Umsätze jeder abgeschlossenen Kassenschicht von selbst an. Die Regel „Percentage of sales“ legt einen Anteil davon in die Lohnliste. Heute ist Poster angebunden, weitere Kassen binden wir auf Anfrage an.

  • Anteil am eigenen Umsatz oder an der ganzen Kasse des Standorts
  • „Pay instead of the rate“: Satz oder Anteil, je nachdem, was höher ist
  • Stufen nach der Zahl der Personen in der Schicht
  • Umsatz je Person in „Payroll“, zum Abgleich mit dem Kassenbericht
Kassensystem anbinden

Auszahlungen, Vorschüsse und offene Beträge

Der Reiter „Payments“ hält fest, was schon gezahlt ist, und rechnet für jede Person den offenen Betrag.

Auszahlung zum Monatsende

Alle offenen Beträge in einer Liste. Einen Teilbetrag tragen Sie direkt ein, wer heute nichts bekommt, wird abgewählt.

Vorschuss

Eine Zahlung mitten im Monat wird als „Advance“ erfasst und mindert den offenen Betrag am Monatsende.

Prämie oder Abzug

„Bonus“ oder „Deduction“ für eine Person, mit Datum und Grund, als eigene Zeile in der Lohnliste.

Monat abschließen

„Close period“ schreibt die Beträge fest. Auszahlungen lassen sich danach weiter erfassen.

Für das Lohnbüro

Stunden und Lohnliste für Excel und DATEV

Am Monatsende exportieren Sie Stunden und Beträge des Zeitraums: als Excel-Datei für jede Buchhaltung oder als Export für DATEV, den Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro einliest. Für eigene Systeme liefert die API dieselben Zahlen mit einem Schlüssel, der nur „Payroll“ lesen darf.

  • Ein Export je Zeitraum, mit den Spalten der Lohnliste
  • Stunden nach Plan und, zum Abgleich, nach Stempelzeiten, Zuschläge und Prämien je Person
  • Nach „Close period“ bleibt die Datei stabil, auch wenn später jemand am Plan arbeitet
Alle Integrationen

In der App

Jede Person sieht ihren eigenen Lohn

Im Reiter „Stats“ der App sieht jede Person Stunden und verdienten Betrag des Zeitraums. Die Frage „Wie viel habe ich diesen Monat?“ landet damit nicht mehr bei Ihnen. Führungskräfte sehen in ihrer App die Lohnliste ihres Standorts.

  • Eigene Stunden und eigener Betrag, keine Sätze von Kollegen
  • Bankdaten trägt die Person selbst in der App ein
  • Lohnliste des Standorts für die Leitung, mit denselben Zahlen wie im Panel
Der eigene Lohn in der App (Englisch)
Mitarbeiter: eigene Stunden und eigener Betrag.
Leitung: Beträge je Person für den Standort.

Vom Dienstplan zur Lohnliste

  1. 1

    Vergütung je Person

    Unter „Pay“: Stundenlohn, Pauschale je Schicht oder Monatsgehalt, mit Startdatum.

  2. 2

    Zuschläge, falls es welche gibt

    Nacht, Feiertag, Mehrarbeit unter „Premiums“, mit Ihren eigenen Werten.

  3. 3

    Monat prüfen

    Lohnliste öffnen, auffällige Zeilen aufklappen, Vorschüsse und Prämien erfassen.

  4. 4

    Abschließen und exportieren

    „Close period“, dann die Datei für Excel oder DATEV an das Lohnbüro.

Stundenzettel und Excel-Formeln oder Lohnliste aus dem Plan

Stunden

Stundenzettel und Excel
Aus dem Plan abgetippt
„Payroll“ in InShift
Aus veröffentlichten Schichten, Stempelzeiten daneben

Zuschläge

Stundenzettel und Excel
Eine Formel je Spalte und Person
„Payroll“ in InShift
Eine Regel für alle, ab einem Datum

Vorschüsse

Stundenzettel und Excel
Eigene Liste, eigene Rechnung
„Payroll“ in InShift
„Payments“ und die Spalte „offen“ in derselben Ansicht

Weitergabe ans Lohnbüro

Stundenzettel und Excel
Datei umbauen, nachfragen
„Payroll“ in InShift
Export für Excel oder DATEV

Frage nach dem Lohn

Stundenzettel und Excel
Landet bei der Leitung
„Payroll“ in InShift
Jede Person sieht ihn unter „Stats“

Häufige Fragen

Erstellt InShift die Lohnabrechnung?▾

InShift rechnet den Bruttolohn je Person aus den veröffentlichten Schichten, mit Zuschlägen, Prämien, Abzügen und Vorschüssen. Die Abrechnung mit Steuern und Sozialversicherung erstellt Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro. Dafür bekommt es Stunden und Lohnliste als Excel-Datei oder als Export für DATEV.

Gibt es einen Export für DATEV?▾

Ja. Stunden und Lohnliste des Zeitraums exportieren Sie für DATEV, Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro liest die Datei ein. Wer ohne DATEV arbeitet, nimmt „Export to Excel“ mit denselben Zahlen.

Wie rechnet InShift Nacht- und Feiertagszuschläge?▾

Mit Regeln unter „Premiums“, die Sie selbst befüllen: Zeitfenster und Höhe für „Night hours“, ein Faktor für „Holiday work“. InShift gibt keine Werte vor, eine leere Regel rechnet nichts. Jede Regel gilt ab dem Datum, das Sie wählen.

Können manche nach Stunden und andere pro Schicht bezahlt werden?▾

Ja. Die Vergütung gilt je Person: „Per hour“, „Per shift“, „Monthly salary“ oder „Shift price“. Den Preis am Schichttyp bekommt, wer „Shift price“ hat; wer „Per shift“ hat, bekommt seinen eigenen Betrag je Schicht.

Zählen geplante oder gestempelte Stunden?▾

Der Lohn richtet sich nach den Stunden der veröffentlichten Schichten. Mit Zeiterfassung stehen die gestempelten Stunden in der Spalte „Checked in“ daneben, zum Abgleich: Weicht etwas ab, korrigieren Sie die Schicht im Plan, und der Lohn rechnet sich neu.

Sieht jeder Mitarbeiter seinen Lohn?▾

Jede Person sieht unter „Stats“ in der App nur die eigenen Stunden und den eigenen Betrag. Die Sätze anderer sieht nur, wessen Rolle das Recht „View payroll“ hat.

Ist die Lohnberechnung im Tarif Free enthalten?▾

Ja. Free umfasst einen Standort und bis zu 10 Personen, mit Lohnberechnung. Für mehr Personen und Standorte gibt es Basic, die Beträge stehen unter Preise.

Den nächsten Monat aus dem Plan rechnen

Sätze und Zuschläge sind an einem Abend eingetragen, danach entsteht die Lohnliste aus den Schichten.

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