Für Restaurants, Cafés und Bars

Dienstplan Gastronomie: Service, Küche und Theke in einem Plan

Mittags 40 Gedecke, abends 120, am Samstag die volle Terrasse und am Montag Ruhetag: Ein Gastro-Dienstplan sieht jede Woche anders aus. In InShift planen Sie Küche, Service und Theke in einem Plan, Aushilfen melden sich per App auf offene Schichten, und die Stunden je Person stehen fertig für das Lohnbüro bereit.

Kostenlos startenBeispiel ansehen ↓

Warum der Dienstplan in der Gastronomie nie zweimal gleich ist

Ein Restaurant hat zwei Stoßzeiten am Tag und dazwischen eine Flaute. Wer mittags im Service steht, wird um drei nicht gebraucht und um sieben wieder. Daraus entstehen geteilte Dienste, etwa 11:00 bis 15:00 und 18:00 bis 22:30, und damit Fehler in jeder Tabelle, die pro Person und Tag nur eine Zeile vorsieht. In InShift sind das zwei Schichten an einem Tag, deren Stunden zusammengezählt werden.

Dazu kommen die Leute: eine feste Küchenmannschaft, ein Service aus Festangestellten und Teilzeitkräften, und eine Liste von Aushilfen, Studierenden und Bekannten, die einspringen, wenn es voll wird. Wer wann kann, wusste bisher nur das Handy der Chefin. Ob es voll wird, weiß man oft erst am Donnerstag: Wetterbericht, Reservierungen, eine Weihnachtsfeier für 30 Personen.

Für die Küche, in der das Handy im Spind bleibt, gibt es das Tablet am Personaleingang: Wer kein Smartphone dabeihat, stempelt mit Personalnummer und PIN, der Service scannt am selben Gerät mit der App. Die gestempelten Stunden stehen in der Lohnliste neben den geplanten.

Ein Samstag im Restaurant mit 80 Plätzen und Terrasse

Mittagstisch, Kaffee und Kuchen am Nachmittag, voller Abendservice. Die Terrasse öffnet nur bei gutem Wetter, ihre Schicht steht deshalb bis Donnerstag als offene Schicht im Plan.

08:00–16:00 · Koch, Beikoch

Mise en Place, Mittagstisch, Saucen und Fonds für den Abend

10:30–15:00 · Service × 2

Mittagsgeschäft im Gastraum

14:00–22:30 · Koch, Beikoch

Abendservice, Küchenschluss um 22:00

16:00–20:00 · Spüler (Aushilfe)

Spülküche zur Stoßzeit

17:00–23:00 · Service × 4

Gastraum am Abend, ein Revier je Person

17:00–23:00 · Service Terrasse (offen)

Nur bei Sonne: bis Donnerstag in der App ausgeschrieben

18:00–01:00 · Theke

Getränke für Gastraum und Terrasse, Abrechnung der Bar

Am Dienstag reichen zwei Leute im Service und eine Person in der Küche pro Schicht. Ein geteilter Dienst im Service, mittags und abends, besteht aus zwei Schichten derselben Person an einem Tag.

Küche, Service, Theke

Drei Bereiche, ein Plan, die Stunden neben jedem Namen

Küche, Service und Theke legen Sie als Abteilungen an. Im „Planner“ stehen sie als Gruppen untereinander, so sehen Sie auf einen Blick, ob am Freitagabend die Küche doppelt besetzt ist und an der Bar niemand allein steht. Die Schichttypen des Hauses, etwa „Mittag“, „Abend“ oder „Bar“, setzen Sie mit einem Klick in die Zelle.

  • Schichttypen mit eigenen Wochentagen: „Mittag“ nur von Dienstag bis Freitag, „Brunch“ nur am Sonntag
  • Eine Barschicht bis 01:00 zählt als eine Schicht am Tag ihres Beginns
  • Wochenstunden neben dem Namen, damit niemand unbemerkt über die vereinbarten Stunden kommt
  • Die Küchenchefin bekommt mit „Edit rota“ das Recht, den Plan des Standorts zu bearbeiten, ohne Löhne zu sehen

Aushilfen

Wenn die Sonne rauskommt: offene Schichten für Aushilfen

Der Wetterbericht verspricht 24 Grad für Samstag. Sie setzen eine „Open shift“ für die Terrasse, 17:00 bis 23:00, und veröffentlichen sie; wer dafür infrage kommt, bekommt eine Push-Nachricht. Wer kann, tippt in der App auf „I want it“, und Sie wählen unter „Requests“ aus, wer sie bekommt. Kein Rundruf, keine WhatsApp-Gruppe mit 40 Leuten.

  • Mit „Requests, manager picks“ entscheiden Sie, wer die Schicht bekommt
  • Aushilfen sehen nur ihre eigenen Schichten und die offenen, keine Löhne anderer
  • Fällt jemand kurzfristig aus, wird seine Schicht zur offenen Schicht für das Team
  • Schichttausch unter Kollegen mit „Substitute“, auf Wunsch mit Ihrer Freigabe

Lohn und Zuschläge

Stundenlohn, Zuschläge und die Liste für das Lohnbüro

Für jede Person hinterlegen Sie einen Stundenlohn, eine Schichtpauschale oder ein Monatsgehalt. Zuschläge legen Sie als Regeln unter „Premiums“ an und bestimmen die Höhe selbst: „Night hours“ mit einem Zeitfenster und einem Prozentsatz, „Holiday work“ mit den Daten Ihrer Feiertage und einem Faktor. Steht dort 0, werden die Stunden erfasst, aber nichts aufgeschlagen.

  • Jede Regel gilt ab einem Datum, das Sie wählen; abgerechnete Monate bleiben unverändert
  • „Second shift in a day“: ein fester Betrag für den Tag mit geteiltem Dienst, wenn Sie das so vereinbart haben
  • „Payroll“ zeigt je Person geplante Stunden, Zuschläge, Ausgezahltes und offene Beträge
  • „Export to Excel“ für Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerberatung

Häufige Fragen

Wie plane ich einen geteilten Dienst mittags und abends?▾

Als zwei Schichten derselben Person am selben Tag, etwa „Mittag 11:00–15:00“ und „Abend 18:00–22:30“. Der Planer warnt nur bei Überschneidungen; zwei getrennte Schichten an einem Tag sind kein Problem, und ihre Stunden werden zusammengezählt.

Gibt es einen Sonntagszuschlag?▾

Eine eigene Regel nur für Sonntage gibt es nicht. Unter „Premiums“ stehen „Night hours“ für ein Zeitfenster, das Sie festlegen, und „Holiday work“ für die Feiertage, deren Daten Sie eintragen; die Höhe bestimmen Sie in beiden Fällen selbst. Für einzelne Schichten, etwa am Sonntag, können Sie direkt in der Schicht einen eigenen Betrag eintragen („Amount for this shift, instead of the calculation“).

Wie erreiche ich Aushilfen, wenn es voll wird?▾

Mit einer offenen Schicht. Nach der Veröffentlichung bekommt das Team eine Push-Nachricht, wer kann, meldet sich in der App mit „I want it“, und Sie wählen aus. Die Aushilfe muss dafür nur die InShift-App installiert und ihren Einladungscode eingegeben haben.

Können Küche und Service am selben Tablet stempeln?▾

Ja. Ein Terminal je Standort genügt: Der Service scannt den Code mit der App, wer in der Küche kein Handy dabeihat, tippt „Without a phone“ und gibt Personalnummer und PIN ein. Die Zeiten stehen auf derselben Anwesenheitstafel.

Wir haben ein Restaurant und ein Café. Ein Konto oder zwei?▾

Ein Konto mit zwei Standorten. Jeder hat eigene Schichttypen und eine eigene Leitung, Inhaber sehen unter „All locations“ beide. Wer in beiden arbeitet, wird beiden Standorten zugeordnet und sieht beide Pläne in einer App.

Was kostet InShift für ein Restaurant?▾

Free für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Aushilfen eingeschlossen, solange sie in der Liste stehen; wer nicht mehr kommt, wird als ausgeschieden markiert und zählt nicht mehr. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Den nächsten Samstag schon in InShift planen

Abteilungen und Schichttypen an einem Nachmittag, die Aushilfen per Code in der App, und auf offene Schichten melden sich die Leute selbst.

Kostenlos starten