Personaleinsatzplanung

Personal­einsatz­planung Software für Schicht­betriebe

Vom Bedarf je Schicht bis zu den Personalkosten: InShift verbindet die fünf Schritte der Personaleinsatzplanung in einem System. Sie legen fest, wie viele Personen jede Schicht braucht, teilen Ihr Team ein, sehen Urlaub und Ausfälle im Plan, erfassen die tatsächlichen Zeiten und kennen am Monatsende die Lohnsumme. Für Betriebe mit einem Standort oder mit vielen.

Kostenlos startenDie fünf Schritte ↓

Personaleinsatzplanung im kleinen und mittleren Schichtbetrieb

Große Systeme für Personaleinsatzplanung kommen aus der Industrie: Bedarfsprognosen, Qualifikationsmatrix, Anbindung an das ERP, Einführung in Projekten über Monate. Ein Restaurant mit zwei Filialen, ein Hotel oder ein Lager mit 40 Personen braucht etwas anderes: einen Plan, der in einer Stunde steht, ein Team, das ihn auf dem Handy hat, und am Monatsende Stunden und Lohn ohne Nacharbeit.

InShift ist für diesen zweiten Fall gebaut. Admin-Panel im Browser, App für das Team, Tablet am Eingang als Terminal, alles auf denselben Daten. Die Einrichtung schaffen Sie an einem Nachmittag selbst. Was InShift nicht macht, steht weiter unten auf dieser Seite.

Die fünf Schritte der Personaleinsatzplanung in InShift

Jeder Schritt arbeitet mit den Daten des vorigen. Nichts wird von einer Tabelle in die nächste übertragen.

  1. 1

    Bedarf je Schicht

    Schichttypen je Standort mit Zeiten und Wochentagen. Wo noch jemand fehlt, setzen Sie eine offene Schicht mit „How many people needed“.

  2. 2

    Einsatz

    Per Klick in der Woche: Person, Tag, Schichttyp. Die Stunden stehen neben jedem Namen, Überschneidungen markiert der Planer sofort.

  3. 3

    Abwesenheit

    Urlaub und Krankmeldungen kommen als Antrag aus der App, freigegebene Tage stehen im Plan. Tage, an denen jemand nicht kann, markieren Sie mit „Can’t work“.

  4. 4

    Ist-Zeit

    Das Team stempelt per App am Tablet-Terminal oder mit PIN. „Scheduled“ und „Checked in“ stehen nebeneinander.

  5. 5

    Personalkosten

    Lohn je Person aus Schichten, Sätzen und Zuschlägen, die Lohnsumme des Monats auf dem „Dashboard“, Export für Excel und DATEV.

Bedarf

Wie viele Personen jede Schicht braucht, und wo sie fehlen

Die Ansicht „List“ zeigt für jeden Tag die Personen je Schichttyp und einen freien Platz mit Plus, wo noch jemand fehlt. Auf dem „Dashboard“ zählt „Week ahead“ Schichten, Stunden und Lücken je Tag der kommenden Woche. Eine offene Schicht trägt die Zahl der gesuchten Personen und bleibt sichtbar, bis sie besetzt ist.

  • Freie Plätze je Schicht und Tag in einer Ansicht
  • Offene Schichten mit „Offer to the team“: Das Team meldet sich per App mit „I want it“
  • Lücken der Woche auf dem „Dashboard“, in Panel und App der Führungskraft
Schichten ohne Besetzung (Englisch)

Einsatz

Die Woche planen, mit den Stunden neben jedem Namen

Im Planer hat jede Person eine Zeile, jeder Tag eine Spalte. Ein Klick in eine leere Zelle öffnet die Schichttypen des Standorts. Bis zu „Publish“ ist alles ein Entwurf, den nur Sie sehen; danach hat jede Person ihre Schichten in der App. „Copy week“ übernimmt eine feste Woche als Entwurf und lässt Schichten an genehmigten Abwesenheitstagen aus.

  • Woche, Monat, Jahr und Liste, je Standort oder alle zusammen
  • Wer an zwei Standorten arbeitet, steht in beiden Plänen
  • Für Vertretungen: weitere Positionen, die eine Person übernehmen kann („Add positions for cover“)
  • Der Plan auch in der App der Führungskraft, mit denselben Schichttypen
Dienstplanung im Detail

Abwesenheit

Urlaub und Ausfälle stehen im Plan, bevor Sie ihn veröffentlichen

Anträge auf Urlaub, Krankmeldung oder einen freien Tag kommen aus der App unter „Requests“ an. Sie geben mit „Approve“ frei, und die Tage stehen im Planer. Liegt eine Schicht auf einem Tag, der mit „Can’t work“ markiert ist, nennt „Publish“ sie vor dem Veröffentlichen. Fällt jemand kurzfristig aus, bietet die Person die Schicht per App an, oder Sie setzen eine Vertretung in die Zeile „Substitution“.

  • Urlaubsanspruch je Jahr in der Personalkarte („Vacation days per year“), Resturlaub in der App
  • Regeln unter „Request rules“: wer Tausch, offene Schichten und Urlaub freigibt
  • Bei der Vertretungssuche stehen passende Personen oben, alle anderen mit Grund darunter
Schichttausch und Urlaub per App

Ist-Zeit

Geplante und gestempelte Zeit nebeneinander

Mit dem Modul „Time tracking“ wird ein Tablet am Eingang zum Terminal. Das Team scannt den Code mit der App oder gibt Personalnummer und PIN ein. Die Übersicht „Board“ zeigt je Standort, wer vor Ort ist, wer Pause macht und wer erwartet wird; in den Stunden stehen „Scheduled“ und „Checked in“ nebeneinander.

  • Verspätungen und fehlende Stempelungen auf einen Blick
  • Der Code wechselt alle 30 Sekunden, gestempelt wird vor Ort
  • Das Recht, Stempelzeiten zu korrigieren, vergeben Sie gesondert
Das Zeiterfassung-Terminal

Personalkosten

Lohn je Person und Lohnsumme je Zeitraum

Jede Person hat ihre Lohnbedingung: „Per hour“, „Per shift“, „Monthly salary“ oder der „Shift price“ des Schichttyps. Zuschläge legen Sie in „Premiums“ selbst an, mit den Beträgen, die Sie zahlen. „Payroll“ rechnet daraus den Lohn je Person, das „Dashboard“ zeigt den „Payroll fund“ des Monats.

  • Stunden je Person schon beim Planen, in Woche und Monat; die Beträge stehen in „Payroll“
  • Auszahlungen und offener Betrag je Person
  • Lohnliste als Excel-Datei oder als Export für DATEV an Ihr Steuerbüro
  • Planen und Löhne sehen sind getrennte Rechte: Eine Schichtleitung plant, ohne fremde Löhne zu sehen
Lohnberechnung aus dem Dienstplan

Mehr aus dem Panel

Drei weitere Ansichten aus dem Demo-Konto

Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.

  • „Dashboard“: wer arbeitet, wo Lücken sind, die Zahlen des Monats.
  • Monat: Schichten und Stunden je Person.
  • Rollen: wer plant, wer freigibt, wer Löhne sieht.

Was InShift macht und was nicht

Auswahllisten nennen viele Kriterien. Hier die ehrliche Antwort für die wichtigsten.

Plan per Klick, Woche kopieren

Ja, im Browser und in der App

App für das Team

iPhone und Android, mit Push-Nachrichten

Urlaub und Tausch per Antrag

Ja, mit Regeln, wer freigibt

Zeiterfassung

Tablet-Terminal, Code per App oder PIN

Lohn und Personalkosten

Je Person und Zeitraum, Export für Excel und DATEV

Mehrere Standorte und Rechte

Ja, Rollen je Standort

Automatische Planerstellung

Nein, Sie setzen die Schichten selbst

Qualifikationsprüfung

Nein, Positionen bestimmen, wer für eine Schicht in Frage kommt

Häufige Fragen

Was ist eine Software für Personaleinsatzplanung?▾

Ein System, das festhält, wer wann wo arbeitet, und daraus alles Weitere ableitet: Benachrichtigung des Teams, Abwesenheiten, erfasste Zeiten und Personalkosten. In InShift sind das Planer, Team-App, Anträge, Zeiterfassung und Lohnberechnung auf denselben Daten.

Plant InShift automatisch?▾

Nein. Die Schichten setzen Sie selbst, per Klick aus den Schichttypen, und feste Wochen übernimmt „Copy week“. Automatisch laufen Überschneidungsprüfung, Stunden und Lohn je Person, Lücken je Schicht, Benachrichtigungen und die Vertretungssuche unter passenden Personen.

Für welche Betriebsgröße ist InShift gedacht?▾

Für Schichtbetriebe vom einzelnen Café bis zur Kette mit vielen Filialen: Gastronomie, Handel, Hotels, Lager, Reinigung, Pflege, Sicherheit. Der Tarif Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen, Basic für beliebig viele Standorte, abgerechnet pro aktiver Person in Paketen à 5.

Wie lange dauert die Einführung?▾

Einen Nachmittag: Standort und Schichttypen anlegen, Namen mit „Add multiple“ aus Ihrer Liste einfügen, die erste Woche planen und veröffentlichen. Das Team tritt mit einem sechsstelligen Code bei. Es gibt kein Einführungsprojekt.

Kann ich die Personalkosten je Standort sehen?▾

Ja. „Payroll“ zeigt den Lohn je Person mit allen Zuschlägen für den gewählten Zeitraum, gefiltert nach Standort, das „Dashboard“ den „Payroll fund“ des Monats. Im Planer selbst stehen neben dem Namen nur die Stunden, Beträge sieht nur, wer das Recht dazu hat.

Gibt es eine Anbindung an die Lohnabrechnung?▾

Stunden und Lohnliste eines Zeitraums gehen als Export für DATEV oder als Excel-Datei an Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro. Eigene Systeme lesen die Lohndaten über die API.

In welcher Sprache sind Panel und App?▾

Derzeit auf Englisch, Ukrainisch und Russisch; jede Person wählt ihre Sprache selbst. Diese Website und der Chat-Assistent sind auf Deutsch.

Die erste Woche heute planen

Bedarf festlegen, Team einladen, Woche veröffentlichen: Die Kette bis zu den Personalkosten steht ab dem ersten Tag.

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