Funktion: Anträge

Urlaubsplaner-App mit Schichttausch: Anträge vom Handy, Freigabe mit einem Klick

Urlaub, Krankmeldung, ein freier Tag oder ein Tausch mit der Kollegin: Ihr Team beantragt alles in der InShift-App. Sie sehen die Anträge gesammelt unter „Requests“, entscheiden mit „Approve“ oder „Reject“, und genehmigter Urlaub oder getauschte Schichten stehen sofort im Dienstplan.

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Urlaubsplanung und Dienstplan an einem Ort

Ein eigener Urlaubsplaner neben dem Dienstplan hat einen Haken: Wer den Plan baut, muss beide Listen abgleichen. In InShift ist der Urlaub Teil des Plans. Ein genehmigter Urlaub ist an den betroffenen Tagen im „Planner“ markiert, und „Copy week“ übernimmt für Personen im Urlaub keine Schichten.

Für Änderungen nach der Veröffentlichung gibt es drei Wege. Der Antrag: Urlaub, Krankmeldung, persönlicher oder unbezahlter freier Tag. Der Tausch: Eine Person bietet die eigene Schicht Kolleginnen und Kollegen an. Die offene Schicht: Sie stellen eine Schicht ohne Namen ein, und wer will, bewirbt sich.

Urlaubsantrag

Urlaub beantragen in drei Angaben

In der App öffnet „New time-off request“ das Formular: Art, Zeitraum, Notiz. Die Teamleitung bekommt eine Push-Nachricht, die Person sieht den Status in ihrer Liste. Im Profil steht der Urlaub des Jahres mit „Used“, „Planned“ und „Left“.

  • Vier Arten: „Holiday“, „Sick leave“, „Personal“, „Unpaid“
  • Zeitraum nach Datum und eine Notiz für die Teamleitung
  • Status „Pending“, „Approved“ oder „Rejected“ in der eigenen Liste
  • Urlaubsanspruch pro Jahr in der Mitarbeiterkarte unter „Vacation days per year“
Urlaub beantragen (Englisch)

Freigabe

Alle Anträge in einer Liste, entschieden mit einem Klick

„Requests“ sammelt alles, was auf Ihre Entscheidung wartet, in drei Reitern: „Time off“, „Swaps“ und „Open shifts“. Jede Zeile zeigt, wer fragt, für welche Tage und mit welcher Notiz. Die Antwort kommt sofort als Push-Nachricht beim Team an.

  • Zähler je Reiter: Sie sehen, wo etwas offen ist
  • Filter nach Status und Standort; eine Filialleitung sieht nur ihr Team
  • Eine Ablehnung kann einen Grund tragen
  • Dieselbe Liste in der App, für Entscheidungen unterwegs
Urlaub freigeben (Englisch)

Schichttausch

Wer nicht kann, findet selbst Ersatz

Auf dem Bildschirm „Substitute“ wählt die Person ihre Schicht und sieht, wem sie sie anbieten kann. Entweder eine bestimmte Kollegin oder offen für alle: „All available colleagues at this location will see the request. First to accept takes the shift.“

  • Nur wer die Schicht wirklich übernehmen kann: passender Standort und passende Position, keine eigene Schicht, kein Urlaub
  • Wer fehlt, steht mit Grund da, etwa „already working that day“ oder „different position“
  • Status im selben Bildschirm: „Request sent“, „Awaiting colleague“, „Pending approval“, „Approved“
  • Nach der Freigabe steht die Schicht automatisch bei der neuen Person
Ersatz anfragen (Englisch)

Regeln

Sie bestimmen, was das Team allein darf

Auf der Seite „Request rules“ stellen Sie ein, wie Tausch, offene Schichten und Urlaub laufen. Jeder Bereich lässt sich auch ganz abschalten; dann sieht das Team den Plan und stellt keine Anträge.

  • „Coworker only“: Sagt die Kollegin zu, wechselt die Schicht sofort
  • „Coworker + manager“: erst die Zusage, dann Ihre Freigabe
  • „Manager only“: Die Anfrage geht direkt an Sie, Sie wählen, wer arbeitet
  • „Requests, manager picks“ für offene Schichten, „Manager approves“ für Urlaub und Krankmeldung
Regeln einstellen (Englisch)

Was bei welcher Tauschregel passiert

Die drei Einstellungen für „Shift swaps between employees“ im Vergleich.

„Coworker only“ · Die Kollegin oder der Kollege

Sofort nach der Zusage

„Coworker + manager“ · Erst Kollegin, dann Teamleitung

Nach Ihrem „Approve“

„Manager only“ · Nur die Teamleitung

Sobald Sie jemanden eingeteilt haben

Offene Schicht

Offene Schicht: Wer Zeit hat, meldet sich

Eine Schicht ohne Namen erscheint in der App unter „Open shifts“. Mit „I want it“ bewirbt sich eine Person, der Zähler zeigt, wie viele schon wollen, und Sie entscheiden. Die Schicht landet im Plan der gewählten Person.

  • Bewerbung mit einem Fingertipp
  • Push-Nachricht an alle mit passender Position, die zu der Zeit frei sind
  • Die Gewählte bekommt Bescheid, die anderen sehen, dass die Schicht vergeben ist
Offene Schicht übernehmen (Englisch)

In der App

Anträge aus Sicht von Team und Leitung

Jede Person sieht ihre eigenen Anträge, die Teamleitung alle Anträge ihrer Standorte.

  • Eigene Anträge mit Status.
  • Tausch: Angebote und eigene Anfragen.
  • Leitung: alle Anträge, Freigabe vom Handy.
  • Die Entscheidung kommt als Push.

Ein Urlaubsantrag von der Anfrage bis zum Plan

  1. 1

    Antrag in der App

    Art „Holiday“, Zeitraum, Notiz. Die Person sieht, wie viele Urlaubstage noch übrig sind.

  2. 2

    Push an die Leitung

    Der Antrag erscheint unter „Requests“ im Reiter „Time off“, im Panel und in der App.

  3. 3

    Entscheidung

    „Approve“ oder „Reject“ mit Grund. Die Person bekommt die Antwort sofort aufs Handy.

  4. 4

    Im Dienstplan

    Die Tage sind im Planer markiert, eine Schicht darauf zeigt „approved absence“, und „Copy week“ lässt sie aus.

Anträge per Zuruf oder per App

Wo der Antrag liegt

Zuruf, Zettel, Gruppenchat
Im Kopf der Leitung oder im Chatverlauf
Anträge in InShift
Unter „Requests“, mit Datum und Status

Resturlaub

Zuruf, Zettel, Gruppenchat
Liste im Büro, von Hand gepflegt
Anträge in InShift
„Left“ im Profil der App

Tausch im Plan

Zuruf, Zettel, Gruppenchat
Leitung trägt ihn nach, wenn sie daran denkt
Anträge in InShift
Steht nach der Freigabe automatisch im Plan

Wer es erfährt

Zuruf, Zettel, Gruppenchat
Wer den Chat gelesen hat
Anträge in InShift
Beide Seiten per Push

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter Schichten ohne die Teamleitung tauschen?▾

Wenn Sie es erlauben. Mit „Coworker only“ wechselt die Schicht, sobald die Kollegin zusagt. „Coworker + manager“ fügt Ihre Freigabe hinzu, „Manager only“ schickt die Anfrage direkt an Sie. Die Regel gilt für die ganze Organisation.

Sieht die Person, wie viel Urlaub ihr noch zusteht?▾

Ja. Im Profil der App steht der Urlaub des Jahres mit „Used“, „Planned“ und „Left“. Den Anspruch tragen Sie in der Mitarbeiterkarte unter „Vacation days per year“ ein, leer gilt der Standardwert der Organisation.

Wie meldet sich jemand krank?▾

In der App über „New time-off request“ mit der Art „Sick leave“ und den Tagen. Sie bekommen eine Push-Nachricht und sehen den Antrag unter „Requests“. Für die Schicht des Tages suchen Sie Ersatz über eine offene Schicht oder setzen direkt eine Kollegin ein.

Wem bietet die App eine Schicht zum Tausch an?▾

Nur Personen, die sie wirklich übernehmen können: Sie arbeiten an diesem Standort, haben eine passende Position und zu der Zeit weder eine eigene Schicht noch Urlaub. Wer an einem anderen Standort aushelfen darf, erscheint, wenn er dort als „Available for substitution“ markiert ist.

Wer bekommt nach einem Tausch den Lohn für die Schicht?▾

Wer sie gearbeitet hat. Nach der Freigabe steht die Schicht bei der neuen Person, und „Payroll“ zählt Stunden und Betrag für sie, zu ihrem Satz.

Funktionieren Anträge für mehrere Standorte?▾

Ja. Eine Filialleitung sieht unter „Requests“ nur ihren Standort, die Geschäftsführung alle. Der Filter „Location“ schaltet zwischen den Standorten um.

Gibt es Benachrichtigungen zu jedem Schritt?▾

Ja: an die Kollegin bei einem Tauschangebot, an die Leitung bei einem neuen Antrag, an die Person bei der Entscheidung. Ruhezeiten für die Nacht stellt jede Person in der App selbst ein.

Urlaub und Tausch ab der ersten Woche per App

Die Regeln sind in einer Minute eingestellt, das Team beantragt ab sofort vom Handy.

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