Terminal für die Arbeitszeit

Zeiterfassung-Terminal ohne Spezialgerät: ein Tablet am Eingang genügt

Ein Zeiterfassungsterminal muss drei Dinge können: jede Buchung eindeutig einer Person und einem Ort zuordnen, Missbrauch schwer machen und die Zeiten dorthin bringen, wo Plan und Lohn entstehen. InShift macht dafür aus jedem iPad, Android-Tablet oder alten Handy ein Terminal: Ihr Team scannt den Code mit der App oder tippt Personalnummer und PIN. Chips, Kartenleser und Montage durch einen Techniker fallen weg.

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Was ein Zeiterfassungs­terminal heute leisten muss

Lange hieß Zeiterfassung am Eingang: ein Kasten an der Wand, Chips für alle, eine Software auf dem Bürorechner und am Monatsende ein Export, der von Hand mit dem Dienstplan abgeglichen wird. Das funktioniert, kostet aber je Standort ein Gerät, Ausweise, die verloren gehen, und Arbeit beim Abgleich.

Ein Tablet-Terminal kehrt die Rollen um. Das Gerät zeigt nur einen Code und eine Tastatur, die Logik liegt im System, das auch den Dienstplan führt. Jede Buchung landet sofort neben der geplanten Schicht der Person, in der Live-Übersicht der Leitung und in der Lohnliste. Anschaffen müssen Sie nur ein handelsübliches Tablet und eine Halterung, beides gibt es im Elektronikmarkt.

Arten von Zeiterfassungs­terminals im Vergleich

Fünf übliche Wege, Kommen und Gehen am Arbeitsort zu erfassen, mit der jeweiligen Anschaffung und dem, worauf Sie achten sollten.

Stempelkarte

So wird gebucht
Karte in die Stechuhr, Uhrzeit wird aufgedruckt
Anschaffung
Stechuhr, Karten je Monat
Worauf achten
Auswertung von Hand, Karte kann eine Kollegin stempeln

Chip oder Karte (RFID)

So wird gebucht
Chip an den Leser halten
Anschaffung
Terminal je Standort, Chips für alle, Montage
Worauf achten
Verlorene und weitergegebene Chips, eigene Software

Fingerabdruck

So wird gebucht
Finger auf den Sensor
Anschaffung
Terminal mit Sensor je Standort, Montage
Worauf achten
Biometrische Daten, Zustimmung des Teams, Sensor bei Mehl, Fett oder Handschuhen

PIN am Terminal

So wird gebucht
Nummer und PIN eintippen
Anschaffung
Terminal mit Tastatur
Worauf achten
Eine PIN lässt sich weitersagen

Tablet mit App-Code (InShift)

So wird gebucht
Code mit der App scannen oder Nummer und PIN
Anschaffung
Ein Tablet oder altes Handy und eine Halterung
Worauf achten
Strom und WLAN am Eingang

Bei InShift gibt es für alle ohne Smartphone die PIN am selben Tablet. Biometrische Daten speichert InShift nicht, die Kamera der App liest nur den Code.

Was Sie für ein Tablet-Terminal brauchen

Die Einkaufsliste für einen Standort. Das meiste haben viele Betriebe schon.

Ein Tablet oder altes Handy

iPad, Android-Tablet oder ein ausgedientes Smartphone mit aktuellem Browser. Ein großer Bildschirm ist bequemer, nötig ist er nicht.

Eine Halterung

Wandhalterung oder Tischständer, am besten abschließbar. Die Kamera der Handys muss den Code auf Armlänge sehen, also auf Brust- bis Kopfhöhe.

Dauerstrom

Eine Steckdose in der Nähe. Solange terminal.inshift.app offen ist, bleibt der Bildschirm an, und das kostet Akku.

WLAN oder Mobilfunk

Ohne Netz zeigt das Terminal den Code weiter, und Buchungen per Handy werden nachgesendet. Nur die PIN braucht eine Verbindung.

Einen guten Platz

Am Personaleingang oder hinter dem Tresen. Das Terminal zeigt keine Namen, es darf also auch dort hängen, wo Gäste vorbeigehen.

Das Gerät sperren

Mit „Geführter Zugriff“ auf dem iPad oder der Bildschirmfixierung unter Android bleibt das Tablet auf der Terminal-Seite. Beides sind Funktionen des Geräts.

In fünf Schritten zur ersten Buchung

Für einen Standort reicht eine halbe Stunde, die meiste Zeit kostet die Halterung.

  1. 1

    Gerät aufstellen

    Halterung montieren, Tablet einsetzen, Ladekabel anschließen und das WLAN des Betriebs verbinden.

  2. 2

    Terminal im Panel anlegen

    Unter „Time tracking“ → „Terminals“ auf „Add terminal“, Namen wie „Personaleingang“ vergeben und den Standort wählen.

  3. 3

    Koppeln

    Auf dem Tablet terminal.inshift.app öffnen und den achtstelligen „Pairing code“ eingeben, der 15 Minuten gilt. Oder den Link aus „Copy link“ öffnen.

  4. 4

    Gerät fixieren

    Geführten Zugriff oder Bildschirmfixierung einschalten, damit niemand die Seite schließt.

  5. 5

    Probebuchung

    Eine Person scannt mit der App, eine stempelt mit PIN. Beide Buchungen erscheinen unter „Board“ im Panel.

Sicherheit

Warum ein Foto des Codes nichts nützt

Die häufigste Sorge bei Zeiterfassung ohne Chip: Stempelt jemand für den Kollegen mit oder von zu Hause? Der Code auf dem Terminal ist so gebaut, dass beides nicht funktioniert.

  • Der Code wechselt alle 30 Sekunden, ein abgelaufener wird abgelehnt
  • Jeder Code ist mit dem Geheimnis dieses Tablets signiert, ohne das Gerät entsteht kein gültiger Code
  • Die Uhrzeit steckt im Code, eine verstellte Uhr am Handy ändert nichts
  • Nach mehreren falschen PINs sperrt das Terminal für eine Weile
  • Ein verlorenes Tablet schalten Sie im Panel mit „Disable“ ab, die Buchungen bleiben erhalten

Mehrere Standorte

Ein Terminal je Eingang, eine Übersicht für alle

Jedes Terminal gehört zu einem Standort, und ein Standort kann mehrere haben, etwa Personaleingang und Lager. Unter „Terminals“ sehen Sie alle Geräte mit Status und dem letzten Kontakt, gefiltert nach Standort.

  • Status „Online“, „Offline“, „Not paired“ oder „Disabled“ je Gerät
  • „Last seen“ zeigt, wann sich ein Tablet zuletzt gemeldet hat
  • Die Zahl der Terminals ist unbegrenzt, keines kostet extra
  • Standortleitungen sehen nur die Geräte und Buchungen ihrer Standorte
Mehr zu Standorten und Rollen

Gemischte Teams

Mit Smartphone und ohne, am selben Gerät

In vielen Betrieben haben Service und Verkauf das Handy in der Tasche, Küche, Reinigung oder Lager nicht. Das Terminal bedient beide: Wer die App hat, scannt; wer nicht, tippt auf „Without a phone“ und gibt Personalnummer und PIN ein.

  • Personalnummern ab 1001 für das ganze Team mit einem Klick
  • Eine vorläufige PIN gibt die Leitung aus, die eigene legt jede Person beim ersten Stempeln selbst fest
  • Vier Tasten: Kommen, Gehen, Pause beginnen, Pause beenden
Stempeln per App und PIN im Detail

Stundenzettel

Die Zeiten landen im Stundenzettel und beim Lohnbüro

Jede Buchung steht in der Lohnliste unter „Checked in“ neben den geplanten Stunden, je Person und Zeitraum. Abweichungen sehen Sie sofort. Stunden und Lohnliste gehen als Excel-Datei oder als Export für DATEV an Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro.

  • Erfasste Stunden vom Kommen bis zum Gehen, abzüglich Pausen
  • Vergessenes Ausstempeln schließt das System vier Stunden nach Schichtende
  • Vergessene Buchungen trägt die Leitung mit Begründung nach
  • Export für Excel und DATEV für jeden Zeitraum
Vom Stundenzettel zur Lohnliste

Kosten: Hardware-Terminal und Tablet im Vergleich

Die Ratgeber der Hersteller nennen Kostentreiber, selten Preise. Hier sind die Posten, die Sie bei einem Angebot abfragen sollten.

Gerät

Terminal mit Chip oder Fingerabdruck
Spezialgerät je Standort, Kauf oder Miete
Tablet mit InShift
Handelsübliches Tablet, oft schon vorhanden

Ausweise

Terminal mit Chip oder Fingerabdruck
Chips oder Karten, Ersatz bei Verlust
Tablet mit InShift
Keine, das Handy oder die PIN genügt

Montage

Terminal mit Chip oder Fingerabdruck
Oft durch den Anbieter, mit Netzwerkanschluss
Tablet mit InShift
Halterung und Steckdose

Software

Terminal mit Chip oder Fingerabdruck
Lizenz für die Zeiterfassung, Abgleich mit dem Dienstplan
Tablet mit InShift
Im Tarif Basic enthalten, mit Dienstplan und Lohnliste

Updates

Terminal mit Chip oder Fingerabdruck
Firmware am Gerät
Tablet mit InShift
Automatisch, wie bei jeder Webseite

Ausfall

Terminal mit Chip oder Fingerabdruck
Ersatzgerät beim Anbieter bestellen
Tablet mit InShift
Anderes Tablet koppeln, ein neuer Code genügt

Häufige Fragen

Welches Tablet eignet sich als Zeiterfassungsterminal?▾

Jedes iPad oder Android-Tablet mit aktuellem Browser, auch ein älteres Modell oder ein ausgedientes Smartphone. Auf dem Gerät bleibt terminal.inshift.app geöffnet; eine App müssen Sie dort nicht installieren.

Kann ein Standort mehrere Terminals haben?▾

Ja. Jedes Terminal gehört zu genau einem Standort, ein Standort kann aber beliebig viele haben, etwa am Personaleingang und im Lager. Alle stehen unter „Terminals“ mit Status und letztem Kontakt.

Was passiert, wenn das Tablet gestohlen wird oder kaputtgeht?▾

Im Panel schalten Sie das Terminal mit „Disable“ ab, danach nimmt es keine Buchungen mehr an. Die bisherigen Buchungen bleiben erhalten. Ein Ersatzgerät koppeln Sie mit einem neuen „Pairing code“ in einer Minute.

Funktioniert das Terminal ohne WLAN?▾

Der Code läuft ohne Netz weiter, und Buchungen per Handy werden in der App gespeichert und nachgesendet, mit der Uhrzeit aus dem Code. Die PIN wird auf dem Server geprüft und braucht deshalb eine Verbindung.

Speichert InShift Fingerabdrücke oder Fotos?▾

Nein. Die Kamera der App liest nur den Code auf dem Terminal, ein Foto wird nicht gespeichert. Biometrische Daten erfasst InShift nicht.

Kann ich vorhandene Chip-Terminals anbinden?▾

Nein, InShift arbeitet mit dem eigenen Terminal auf Tablet oder Handy. Chip-Leser und Fingerabdruck-Geräte anderer Hersteller lassen sich nicht anschließen.

Was kostet das Terminal?▾

Die Zeiterfassung ist ein Modul im Tarif Basic und derzeit ohne Aufpreis, die Zahl der Terminals ist unbegrenzt. Sie zahlen nur das Tablet und die Halterung. Basic wird pro aktiver Person im Monat abgerechnet, in Paketen à 5 Personen; die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Wie bekommt unser Lohnbüro die Zeiten?▾

Stunden und Lohnliste eines Zeitraums laden Sie als Excel-Datei oder als Export für DATEV herunter und geben sie an Ihr Steuerbüro oder Lohnbüro. Die geplanten und die gestempelten Stunden stehen darin nebeneinander.

Tablet an die Wand, fertig ist das Terminal

Konto anlegen, „Time tracking“ einschalten, Terminal koppeln. Die erste Buchung gibt es noch heute.

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