Für Team und Führungskräfte

Die Mitarbeiter-App für Schichtteams: Dienstplan, Chat und Stempeln in einer App

Die InShift-App für iPhone und Android ist für Teams gemacht, die nicht am Schreibtisch sitzen. Jede Person sieht ihre Schichten, sobald der Plan steht, gibt eine Schicht an Kollegen ab, beantragt Urlaub, liest Ankündigungen, stempelt am Tablet ein und sieht die eigenen Stunden und den Lohn. Führungskräfte geben Anträge in derselben App frei.

Kostenlos startenBildschirme ansehen ↓

Warum eine Mitarbeiter-App für Schichtarbeit anders aussieht

Die meisten Mitarbeiter-Apps sind Intranet fürs Handy: Neuigkeiten, Umfragen, ein Chat. Für Service, Kasse, Pflege oder Lager ist die wichtigste Frage aber eine andere: Wann arbeite ich, wer ist mit mir im Dienst, und kann jemand meinen Samstag übernehmen? Eine reine Kommunikations-App muss das in ein zweites System verlinken, und dort braucht man wieder ein Login.

Die InShift-App beantwortet diese Fragen selbst, weil Dienstplan, Anträge, Zeiterfassung und Lohn im selben System liegen. Der Chat mit Ankündigungen ist dabei, aber eben neben dem Plan. Angemeldet wird mit einem sechsstelligen Code von der Führungskraft, danach mit E-Mail und Passwort oder mit Google oder Apple. App und Admin-Panel gibt es derzeit auf Englisch, Ukrainisch und Russisch, die Schaltflächen nennen wir deshalb so, wie sie auf dem Bildschirm stehen.

Dienstplan

Die eigenen Schichten, sobald der Plan veröffentlicht ist

Der Reiter „Rota“ zeigt einen Monatskalender mit einem Punkt an jedem Arbeitstag. Ein Tipp auf den Tag zeigt Zeit, Schichttyp und Standort, und unter „Who else is working“ stehen die Kollegen desselben Tages, sofern die Rolle das erlaubt.

  • Die heutige Schicht auf der Startseite, während der Schicht mit Restzeit
  • Schichten aller Standorte einer Person in einem Kalender
  • „My schedule in the phone calendar“ übernimmt den Plan in Google-, Apple- oder Outlook-Kalender
  • Ändert die Leitung den veröffentlichten Plan, kommt eine Push-Nachricht
Der eigene Plan in der App (Englisch)

Schichttausch

Eine Schicht abgeben, ohne im Gruppenchat herumzufragen

Wer eine Schicht nicht schafft, wählt sie unter „Substitute“ und bietet sie Kollegen an, die frei sind und dieselbe Position haben. Wer übernimmt, bestätigt im eigenen Handy. Je nach Regel Ihres Betriebs wechselt die Schicht sofort oder nach Ihrer Freigabe.

  • „Find a replacement“: nur Kollegen, die wirklich können, mit Grund bei allen anderen
  • „Available swaps“: Schichten, die andere abgeben, mit „Take shift“
  • Beide sehen den Status, die Leitung bekommt einen Push, wenn sie entscheidet
  • Nach der Freigabe steht die Schicht im Plan der neuen Person
Mehr zu Schichttausch und Urlaub
„Find a replacement“: Schicht, Kollegin, Anfrage
„Available swaps“: eine Schicht übernehmen

Urlaub und Krankmeldung

Urlaubsantrag vom Handy, mit Resturlaub auf dem Bildschirm

Art wählen, Daten eintragen, eine Notiz dazu und „Submit request“. Die Leitung entscheidet in der App oder im Panel, die Antwort kommt per Push. Der Urlaubsanspruch des Jahres und was davon übrig ist, steht immer oben.

  • Arten „Holiday“, „Sick leave“, „Personal“ und „Unpaid“
  • Status „Pending“, „Approved“ oder „Rejected“, mit Notiz der Leitung
  • Ein Antrag lässt sich zurückziehen, solange niemand entschieden hat
Urlaub beantragen (Englisch)
Anträge mit Resturlaub und Status
„New time-off request“: Art, Daten, Notiz

Offene Schichten

Wer zusätzlich arbeiten möchte, meldet sich selbst

Fällt jemand aus, stellt die Leitung eine offene Schicht ein. Alle mit passender Position bekommen einen Push und tippen auf „I want it“. Die Leitung wählt unter den Bewerbungen, und die Schicht steht im Plan.

  • Liste mit Datum, Uhrzeit, Standort und Zahl der Bewerbungen
  • Nach der Entscheidung ein Push: Schicht bekommen oder an jemand anderen vergeben
  • Ein Hinweis auf der Startseite führt direkt zur Liste
Offene Schicht übernehmen (Englisch)

Chat und Ankündigungen

Team-Chat, Ankündigungen und wer sie gelesen hat

Unter „Chats“ liegen der „General chat“ des Betriebs, ein Kanal je Standort, eigene Gruppen und Direktnachrichten. Ankündigungen der Leitung kommen als Push und zeigen, wie viele sie schon gelesen haben. Private Messenger-Gruppen mit Dienstplan-Fotos werden überflüssig.

  • Ein Kanal je Standort, dazu Gruppen wie Küche oder Wochenendteam
  • Ankündigungen an alle oder an ausgewählte Standorte, mit „Read by“ und Liste der Leser
  • Wer ankündigen darf, regelt ein Recht in der Rolle
  • Dienstliche Nachrichten bleiben im Betrieb, private Nummern bleiben privat
Chat in der App (Englisch)
„Chats“: Team, Standort, Gruppe, Kollege
„General chat“ mit dem ganzen Team

Stempeln

Einstempeln mit der Kamera am Tablet

Ist die Zeiterfassung eingeschaltet, liegt „Check in“ auf der Startseite. Antippen, Kamera auf den Code am Tablet beim Eingang, fertig. Der Code wechselt alle 30 Sekunden, gestempelt wird also immer vor Ort.

  • Die Schaltfläche wechselt mit der Schicht zu Pause und „Check out“
  • „My check-ins“: jede Schicht mit Kommen, Gehen und Pausen
  • Wer kein Smartphone hat, stempelt am selben Tablet mit PIN
Das Terminal am Eingang

Stunden und Lohn

Die eigenen Stunden und den Lohn selbst nachsehen

Unter „Stats“ rechnet die App den gewählten Zeitraum aus dem veröffentlichten Plan zusammen: Schichten, Stunden und „Accrued“ nach dem Satz aus dem Panel, Tag für Tag. Es sind dieselben Zahlen, die die Leitung in der Lohnliste sieht.

  • Schichten und Stunden für jeden Zeitraum
  • Berechneter Lohn mit dem hinterlegten Satz darunter
  • „By day“: jede Schicht mit Zeit, Standort, Stunden und Betrag
Der eigene Lohn in der App (Englisch)

Mehr in der App

Benachrichtigungen, Profil und Einstellungen

Jede Planänderung als Push mit Ruhezeiten in der Nacht, ein Profil mit ausgegebenen Arbeitsmitteln, Einstellungen für Kalender und Benachrichtigungen. Zum Vergrößern antippen.

  • Benachrichtigungen mit „Read all“
  • Profil mit Resturlaub und Arbeitsmitteln
  • Einstellungen mit „Quiet hours“
  • „More“: alle Bereiche der App

Für Führungskräfte

Führungskräfte planen und entscheiden in derselben App

Inhaber und Filialleitungen melden sich in derselben App an und sehen mehr: die Woche des Teams, den „Planner“ mit Personen auf den Schichten, offene Anträge, das Team und die offenen Beträge. Den Plan für viele Personen bauen Sie im Panel, einzelne Änderungen erledigen Sie unterwegs.

  • „Planner“: der Monat nach Schichttypen, eine leere Zelle füllen Sie mit „Add“
  • Offene Anträge mit „Approve“ und „Reject“ in einem Tipp
  • Dieselben Rechte wie im Panel: eine Filialleitung sieht nur ihre Standorte
Planen auf dem Handy (Englisch)
„Planner“ vom Handy
Anträge des Teams freigeben

So kommt Ihr Team in die App

Drei Schritte, ohne Tabelle und ohne IT-Abteilung.

  1. 1

    Person anlegen

    Im Panel oder in der App: Name, Position, Standort. Die Karte bekommt sofort einen sechsstelligen Code, den Sie per WhatsApp, Telegram oder E-Mail schicken.

  2. 2

    App installieren

    InShift aus dem App Store oder von Google Play, „I’m an employee“, Code, E-Mail und Passwort. Danach meldet sich die Person mit E-Mail und Passwort an, wahlweise mit Google oder Apple.

  3. 3

    Plan auf dem Bildschirm

    Die App öffnet die Startseite mit der heutigen Schicht und fragt nach Benachrichtigungen. Jede Planänderung kommt ab jetzt als Push.

Kommunikations-App und InShift im Vergleich

Was ein Schichtteam täglich braucht und wo es in einer reinen Kommunikations-App landet.

Dienstplan

Typische Kommunikations-App
Link zu einem anderen System oder PDF im Feed
InShift-App
Eigene Schichten, Kollegen des Tages, Push bei Änderung

Schichttausch

Typische Kommunikations-App
Nachricht in die Gruppe, Ergebnis unklar
InShift-App
„Substitute“ mit Status, der Plan ändert sich nach Freigabe

Urlaub

Typische Kommunikations-App
Formular oder E-Mail an die Leitung
InShift-App
Antrag mit Resturlaub, Antwort per Push

Zeiterfassung

Typische Kommunikations-App
Eigenes Terminal oder eigene App
InShift-App
„Check in“ mit der Kamera am Tablet, PIN ohne Handy

Stunden und Lohn

Typische Kommunikations-App
Lohnzettel am Monatsende
InShift-App
Stunden und berechneter Lohn jederzeit unter „Stats“

Ankündigungen

Typische Kommunikations-App
News-Feed mit Lesebestätigung
InShift-App
Ankündigung im Chat mit „Read by“, neben dem Plan

Häufige Fragen

Was kostet die Mitarbeiter-App?▾

Für die App zahlt niemand im Team. Abgerechnet wird pro aktiver Person auf der Liste „Employees“, in Paketen à 5 Personen, und die App gehört dazu. Ein Team bis 10 Personen an einem Standort nutzt den Tarif Free. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Läuft die App auf iPhone und Android?▾

Ja, sie heißt InShift und steht im App Store und bei Google Play. Beim ersten Login gibt die Person den sechsstelligen Code der Leitung ein, danach meldet sie sich mit E-Mail und Passwort an oder mit Google oder Apple.

Sehen Mitarbeiter die Schichten der Kollegen?▾

Das regelt das Recht „View rota“ in der Rolle: „Own“ zeigt nur die eigenen Schichten, „My locations“ auch, wer am selben Tag arbeitet. Löhne und Anträge anderer sind eigene Rechte und für das Team ausgeschaltet.

Können Mitarbeiter den Plan selbst ändern?▾

Nur über Anträge: Tausch, Bewerbung auf eine offene Schicht, Urlaub. Was das Team ohne Freigabe darf, stellen Sie unter „Request rules“ im Panel ein. Den Plan selbst ändern Führungskräfte im Panel oder in der App.

Ersetzt die App unsere WhatsApp-Gruppe?▾

Für alles Dienstliche ja: Plan, Tausch, Urlaub und Ankündigungen laufen über die App, mit Status und Lesebestätigung. Niemand muss seine private Nummer in eine Gruppe geben.

Funktioniert die App ohne Internet?▾

Plan und Anträge liegen auf dem Server, die App braucht also eine Verbindung. Schichten, die im Kalender des Handys abonniert sind, bleiben dort sichtbar. Eine Stempelbuchung ohne Netz wartet in der App und wird nachgesendet, sobald wieder Verbindung besteht.

In welchen Sprachen gibt es die App?▾

Derzeit Englisch, Ukrainisch und Russisch. Jede Person wählt ihre Sprache selbst, der Plan ist für alle derselbe.

Was können Führungskräfte vom Handy aus erledigen?▾

Die Woche des Teams und den Tag je Standort sehen, eine Schicht im „Planner“ setzen, Tausch, offene Schichten und Urlaub freigeben, eine Person einladen und die offenen Beträge prüfen. Einen großen Plan bauen Sie im Admin-Panel im Browser.

Diese Woche hat jeder den Plan auf dem Handy

Team im Panel anlegen, Codes verschicken, die erste Woche veröffentlichen. Die App gibt es im App Store und bei Google Play.

Kostenlos starten