Für Cafés und Bäckerei-Cafés

Dienstplan Café: von der Öffnung um sechs bis zum letzten Kuchen

Ein Café verdient sein Geld in wenigen Stunden: Kaffee zum Mitnehmen vor der Arbeit, Frühstück am Wochenende, Kuchen am Nachmittag. Dazwischen reichen zwei Leute. In InShift legen Sie dafür eigene Schichten an, auch eine kurze für die Stoßzeit, Aushilfen tauschen untereinander per App, und die nächste Woche entsteht als Kopie der laufenden.

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Zwei Stoßzeiten, ein ruhiger Mittag und ein Team mit wechselnden Stundenplänen

Ein Bäckerei-Café öffnet um sechs. Die Theke braucht dann schon zwei Leute, denn Brötchen, Coffee to go und belegte Brötchen gehen zur gleichen Zeit über den Tresen. Um neun wird es ruhig, über Mittag kommen ein paar Leute aus den Büros, ab drei gibt es Kaffee und Kuchen. Wer den ganzen Tag gleich viele Leute einplant, bezahlt zwei davon für das Warten zwischen zehn und zwölf. Wer zu knapp plant, hat um sieben eine Schlange bis zur Tür.

Dazu kommt das Team. In vielen Cafés arbeiten Studierende, Schülerinnen und Aushilfen, deren freie Tage sich mit jedem Semester ändern. Wer am Donnerstag nicht kann, schreibt in die Gruppe, und die Antwort geht zwischen Fotos und Urlaubsgrüßen unter. Am Monatsende fehlen dann Stunden, weil ein Tausch nur im Chat stand.

Unten sehen Sie dasselbe Café in InShift: Schichten nach dem Tagesverlauf, ein Beispieltag, der Tausch auf dem Handy und die nächste Woche mit einem Klick.

Schichttypen

Frühschicht, Stoßzeit, Spätschicht: einmal anlegen, jede Woche nutzen

Jeder Standort hat eigene Schichttypen mit Namen, Wochentagen und Uhrzeit, auf Wunsch mit einem Preis pro Schicht. Für ein Café sind das etwa „Früh 05:45–13:00“, „Stoßzeit 06:30–10:00“, „Spät 12:30–19:00“ und eine Sonntagsschicht mit eigener Uhrzeit. Im Plan wählen Sie den Typ in der Zelle, die Zeiten tippt niemand mehr ein. Der Demo-Standort im Bild hat die Typen „Morning“, „Midday“ und „Evening“.

  • „Add shift type“ für jeden Abschnitt des Tages, auch für dreieinhalb Stunden am Morgen
  • Wochentage je Typ: Die Sonntagsschicht wird an keinem Dienstag angeboten
  • Ein Preis pro Schicht für die kurze Stoßzeit oder ein Stundenlohn je Person
  • Jede Filiale hat ihre eigenen Typen, wenn sie früher öffnet oder später schließt

Ein Werktag im Bäckerei-Café, geöffnet 06:00 bis 19:00

Zwei Spitzen am Morgen und am Nachmittag, dazwischen ein ruhiger Mittag. Die Leute stehen dort, wo die Kundschaft ist.

05:45–13:00 · Schichtleitung

Aufschließen, Ware annehmen, Theke einräumen, Kasse öffnen

06:00–12:00 · Verkauf

Brötchen und Coffee to go durch die Morgenspitze

06:30–10:00 · Aushilfe

Nur die Stoßzeit: Kaffeemaschine und Abräumen

10:00–16:00 · Barista

Mittag, belegte Brote, Übergabe an die Spätschicht

12:30–19:00 · Verkauf

Kaffee und Kuchen, Kassenabschluss, Theke leeren

14:30–18:30 · Aushilfe

Nachmittag mit Kuchen, Spülen und Tische

Zusammen gut 33 geplante Stunden an einem Werktag. Am Samstag beginnt die Stoßzeit später und dauert bis Mittag, am Sonntag öffnet das Café um acht für Brötchen und Frühstück. Pausen ziehen Sie in Ihrer Lohnabrechnung ab; InShift zählt die Stunden der Schicht von Beginn bis Ende.

Tausch

Wer am Donnerstag nicht kann, regelt das in der App

Die Aushilfe öffnet „Substitute“, wählt die Schicht und bietet sie an: unter „Find a replacement“ einer Kollegin, die an dem Tag frei ist, oder sie nimmt selbst eine Schicht aus „Available swaps“. Die Kollegin tippt „Take shift“, und wenn Sie es so eingestellt haben, bestätigen Sie mit einem Tipp. Der Plan ändert sich für beide, und im Gruppenchat muss niemand mehr scrollen.

  • Unter „Request rules“ legen Sie fest, wer zustimmt: „Coworker only“, „Manager only“ oder „Coworker + manager“
  • Angeboten wird die Schicht nur Kolleginnen mit passender Position: Die Kasse geht nicht an jemanden, der sie nie bedient hat
  • Urlaub und freie Tage beantragt das Team in der App unter „Day off“
  • Beide bekommen eine Push-Nachricht, sobald der Tausch steht

Nächste Woche

Die nächste Woche: diese Woche kopiert, freie Tage eingetragen, fertig

Eine Café-Woche wiederholt sich: dieselbe Öffnung, dieselbe Stoßzeit, derselbe Abschluss. „Copy week“ übernimmt alle Schichten als Entwürfe in die nächste Woche. Sie tauschen die zwei oder drei Namen, die sich ändern, und drücken „Publish“. Bis dahin sieht das Team nichts, eine halbfertige Woche geht also nie aus Versehen raus.

  • Entwürfe sieht nur die Leitung; „Publish“ schickt eine Push-Nachricht an alle, deren Schichten sich geändert haben
  • Tage, an denen eine Studentin wegen einer Prüfung nicht kann, markieren Sie mit „Can’t work“
  • Woche, Monat oder Liste desselben Plans, je Filiale oder alle zusammen
  • „Print“ für den Aushang hinter der Theke, „Export to Excel“ für das Lohnbüro

Stunden

Acht Aushilfen, drei Lohnmodelle, eine Liste für das Lohnbüro

Jede veröffentlichte Schicht hat einen Typ, eine Zeit und eine Person, die Stunden des Monats stehen also schon fest. „Payroll“ zeigt je Person Schichten, geplante Stunden, Lohnsatz und den Betrag, unten die Summe. Den Satz hinterlegen Sie bei der Person: Stundenlohn für die Theke, ein Betrag pro Schicht für die Stoßzeit, ein Monatsgehalt für die Leitung.

  • Ein Zeitraum nach Wahl: Woche, zwei Wochen, Kalendermonat
  • Angefallen, ausgezahlt und offen je Person
  • „Export to Excel“ gibt dem Lohnbüro dieselben Zahlen als Datei
  • Jede Aushilfe sieht ihre eigenen Stunden in der App unter „Stats“, keine fremden

Ein Café in einer Stunde auf InShift

Für ein Café mit acht Leuten, die Einladung des Teams eingeschlossen.

  1. 1

    Konto und Standort

    Mit E-Mail oder Google. Das Café ist ein Standort; eine zweite Filiale der Bäckerei ist ein zweiter Standort mit eigenem Team.

  2. 2

    Positionen und Schichttypen

    Verkauf, Barista, Schichtleitung. Dazu „Früh“, „Stoßzeit“, „Spät“ und die Sonntagsschicht mit ihren Wochentagen.

  3. 3

    Das Team

    „Add multiple“ nimmt die ganze Namensliste auf einmal. „Invite team“ gibt jedem einen Code und einen QR-Code für die App.

  4. 4

    Erste Woche und „Publish“

    Schichten aus dem Zellenmenü, dann „Publish“. Ab der zweiten Woche: „Copy week“, freie Tage eintragen, „Publish“.

Häufige Fragen

Kann eine Schicht nur ein paar Stunden für die Stoßzeit dauern?▾

Ja. Ein Schichttyp hat die Zeit, die Sie ihm geben, „Stoßzeit 06:30–10:00“ steht also neben Früh und Spät. Sie können ihn auf bestimmte Wochentage beschränken und ihm einen Preis pro Schicht geben, wenn Sie die Stoßzeit so bezahlen.

Wie plane ich Studierende, deren freie Tage wechseln?▾

Ein Raster für Verfügbarkeiten zum Ausfüllen gibt es nicht. Sagt Ihnen jemand, dass er an einem Tag nicht kann, markieren Sie den Tag bei der Person mit „Can’t work“, ganztägig oder für einige Stunden, und „Publish“ warnt vor Schichten an solchen Tagen. Urlaub und freie Tage beantragt das Team selbst in der App, und für alles, was später dazwischenkommt, gibt es den Tausch unter „Substitute“.

Kann das Team Schichten tauschen, ohne mich zu fragen?▾

Das entscheiden Sie unter „Request rules“. Mit „Coworker only“ wechselt die Schicht, sobald eine Kollegin zusagt. Mit „Coworker + manager“ sagt zuerst die Kollegin zu, dann bestätigen Sie. Mit „Manager only“ kommt jede Anfrage direkt zu Ihnen.

Wie viele Leute braucht ein Café?▾

Rechnen Sie von den Stunden aus. Der Werktag oben hat gut 33 geplante Stunden, mit Samstag und Sonntag kommt die Woche auf etwa 230. Teilen Sie das durch die Stunden, die Ihre Leute arbeiten möchten: Bei 20 bis 30 Stunden pro Person sind das acht bis elf Personen, meist in Teilzeit oder als Aushilfe.

Wir sind eine Bäckerei mit vier Filialen. Geht das?▾

Ja. Jede Filiale ist ein Standort mit eigenen Schichttypen und eigenem Team, und unter „All locations“ sehen Sie alle untereinander. Wer in zwei Filialen aushilft, ist eine Person mit zwei Standorten, und die Stunden laufen an einer Stelle zusammen. Für die Backstube legen Sie eine eigene Abteilung mit eigenen Schichten an.

Was kostet InShift für ein Café mit acht Leuten?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Darüber zahlen Sie im Tarif Basic pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5, Standorte, Lohnberechnung und Team-App inklusive. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Das ganze Café in einem Dienstplan

Schichttypen und die erste Woche in einer Stunde, und Theke, Barista und Aushilfen sehen den Plan noch am selben Tag in der App.

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