Personalkosten berechnen: Formel und Beispiel für ein Café

In diesem Artikel

Ein Stundenlohn von 15,50 Euro kostet den Betrieb deutlich mehr als 15,50 Euro pro gearbeiteter Stunde. Zuerst kommen die Arbeitgeberanteile dazu, dann die Stunden, die bezahlt, aber nicht gearbeitet werden: Urlaub, Feiertage, Krankheit. Wer das einmal sauber durchrechnet, weiß, was eine Schicht wirklich kostet und ab welchem Umsatz sie sich trägt. Als Beispiel dient ein Café mit sieben Beschäftigten.

Was zu den Personalkosten gehört

Bruttolöhne und Gehälter, dazu Zuschläge und Prämien, die Ihr Betrieb zahlt.
Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und weitere Abgaben, die auf der Lohnabrechnung stehen.
Sonderzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, auf zwölf Monate verteilt.
Sonstige Personalkosten: Stellenanzeigen, Einarbeitung, Arbeitskleidung, Schulungen.

Den Prozentsatz der Arbeitgeberanteile nennt Ihnen Ihr Lohnbüro, oder Sie lesen ihn auf einer Lohnabrechnung ab. Er hängt vom Land, von der Art der Beschäftigung und von Ihrer Versicherung ab und ist in Deutschland, Österreich und der Schweiz verschieden. In den Beispielen unten rechnen wir mit 21 Prozent. Setzen Sie Ihren eigenen Wert ein.

Die Formel

Personalkosten pro Monat = Bruttolöhne + Arbeitgeberanteile + Sonderzahlungen ÷ 12 + sonstige Kosten
Arbeitgeberanteile       = Bruttolöhne × Satz laut Lohnabrechnung
Stunden pro Monat        = Wochenstunden × 52 ÷ 12

Die letzte Zeile ist wichtig: Ein Monat hat im Schnitt 4,33 Wochen. Wer die Wochenstunden mit vier multipliziert, liegt knapp 8 Prozent zu niedrig.

Beispiel: ein Café mit sieben Beschäftigten

Rolle	Personen	Std. pro Woche	Stundenlohn	Brutto pro Monat
Schichtleitung	1	40	18,00 €	3 120,00 €
Barista Vollzeit	2	je 40	15,50 €	5 373,33 €
Barista Teilzeit	2	je 20	15,00 €	2 600,00 €
Teilzeit am Wochenende	2	je 10	14,50 €	1 256,67 €
Summe	7	180		12 350,00 €

Bruttolöhne                      12 350,00 €
Arbeitgeberanteile, 21 %          2 593,50 €
Sonstige Kosten, Monatsschnitt      150,00 €
Personalkosten pro Monat         15 093,50 €

Die Stundenlöhne sind Beispielwerte. Wenn Sie vom Monatsgehalt auf den Stundenlohn kommen wollen, hilft der Stundenlohn-Rechner.

InShift Payroll, Reiter Pay: Liste der Beschäftigten nach Gruppen mit Monatsgehalt, Stundenlohn oder Schichtpauschale, gültig ab 1. August — Der Reiter „Pay“ unter „Payroll“: pro Person ein Monatsgehalt, ein Stundenlohn oder eine Schichtpauschale, jeweils mit dem Datum, ab dem die Vergütung gilt.

Kosten pro Stunde: bezahlt und tatsächlich gearbeitet

180 Stunden pro Woche sind 780 bezahlte Stunden im Monat. Pro bezahlter Stunde kostet das Team also 15 093,50 € ÷ 780 = 19,35 €. Bezahlt heißt aber nicht gearbeitet: Urlaub, Feiertage und Krankheit sind bezahlte Stunden, in denen niemand hinter der Theke steht. Bei einer Ausfallquote von 18 Prozent ergibt sich:

Gearbeitete Stunden = 780 × (1 − 0,18) = 639,6
Kosten pro gearbeiteter Stunde = 15 093,50 € ÷ 639,6 = 23,60 €

Der durchschnittliche Bruttolohn liegt bei 12 350 € ÷ 780 = 15,83 € pro Stunde. Jede tatsächlich gearbeitete Stunde kostet den Betrieb also rund das 1,5-Fache des durchschnittlichen Bruttolohns. Für eine Barista mit 15,50 € heißt das: 15,50 € × 1,21 plus ihr Anteil an den sonstigen Kosten (150 € ÷ 780 = 0,19 €) ergibt 18,95 € pro bezahlter Stunde, geteilt durch 0,82 gut 23 € pro gearbeiteter Stunde. Wie Sie Ihre eigene Ausfallquote ermitteln, zeigt der Artikel Personalplanung: Personalbedarf berechnen.

Was eine Schicht kostet

Mit den Kosten pro gearbeiteter Stunde lässt sich jede Schicht bewerten:

Schicht	Personen	Stunden	Personalkosten	Umsatz netto	Anteil
Samstag 7 bis 15 Uhr	3	24	566,40 €	1 400 €	40 %
Montag 15 bis 19 Uhr	2	8	188,80 €	320 €	59 %

Die Samstagsschicht trägt sich gut. Am Montagnachmittag geht mehr als die Hälfte des Umsatzes an das Personal. Hier lohnt sich die Frage, ob ab 17 Uhr eine Person reicht oder ob sich die ruhige Zeit am Montag mit anderen Aufgaben füllen lässt, etwa mit Vorbereitung für den Dienstag.

InShift Dienstplan in der Wochenansicht: 21. bis 27. September für Head Office, eine Schicht pro Zelle, die Zahl der Schichten unter jedem Tag, die Stunden unter jedem Namen — Die Woche im „Planner“: unter jedem Namen die Stunden dieser Woche. So sehen Sie, wie jede Planänderung die Stunden verschiebt, bevor das Team den Plan bekommt.

Personalkostenquote: Kosten im Verhältnis zum Umsatz

Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100
Café im Beispiel   = 15 093,50 € ÷ 42 000 € × 100 = 35,9 %

Branchenwerte im Internet gehen weit auseinander und passen selten zum eigenen Betrieb. Aussagekräftiger ist der Vergleich mit Ihren eigenen Vormonaten: Steigt die Quote drei Monate hintereinander, wächst der Dienstplan schneller als der Umsatz. Wie Sie den Plan von vornherein an der nötigen Besetzung ausrichten, zeigt die Anleitung Dienstplan Schritt für Schritt erstellen.

InShift Payroll vom 1. bis 21. September 2026: Schichten, geplante und gestempelte Stunden, Vergütungssatz, Zuschläge, aufgelaufener und offener Betrag pro Person, mit Summenzeile — „Payroll“ für einen Zeitraum: pro Person Schichten, geplante und gestempelte Stunden, Vergütungssatz und aufgelaufener Betrag, unten die Summe. Diese Summe ist der Bruttolohn, mit dem Sie oben rechnen.

Fünf typische Fehler bei der Personalkostenrechnung

Nur mit dem Bruttolohn rechnen. Ohne Arbeitgeberanteile fehlen im Beispiel 2 593,50 € im Monat.
Wochenstunden mal vier. Das ergibt knapp 8 Prozent zu wenig, weil ein Monat 4,33 Wochen hat.
Nur mit geplanten Stunden rechnen. Überstunden und verlängerte Schichten stehen nicht im Plan. Vergleichen Sie am Monatsende Plan und gestempelte Zeiten.
Ausfallzeiten vergessen. Die Kosten pro bezahlter Stunde sehen günstiger aus, geplant wird aber mit gearbeiteten Stunden.
Sonderzahlungen nur im Auszahlungsmonat rechnen. Erst verteilt auf zwölf Monate zeigt jeder Monat seine tatsächlichen Kosten.

In InShift sehen Sie die Lohnkosten des Plans, bevor die Woche beginnt: Im „Planner“ stehen unter jedem Namen die geplanten Stunden, und sobald der Plan veröffentlicht ist, zeigt das „Dashboard“ den „Payroll fund“ des Monats. Unter „Payroll“ stehen pro Person geplante und gestempelte Stunden, Vergütungssatz und aufgelaufener Betrag. InShift rechnet mit den Bruttosätzen, die Sie hinterlegen, als Stundenlohn, Monatsgehalt oder Vergütung je Schicht. Die Arbeitgeberanteile schlagen Sie wie oben selbst auf. Mehr auf den Seiten Dienstplan-App und Zeiterfassung-App, alle Seiten auf der Startseite.