Dienstplan erstellen: Anleitung in 7 Schritten mit Beispiel

Die meisten Dienstpläne scheitern daran, dass sie um die verfügbaren Leute herum gebaut werden. Der bessere Ausgangspunkt ist die Frage, wie viele Menschen zu welcher Uhrzeit wirklich gebraucht werden. Diese Anleitung zeigt eine Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt, durchgerechnet am Beispiel eines Cafés.

1. Besetzung pro Stunde ermitteln

„Wir haben von 7 bis 19 Uhr geöffnet“ ist noch keine Planungsgrundlage. Entscheidend ist, wie viele Personen um 8 Uhr, um 12 Uhr und um 17 Uhr da sein müssen. Diese Zahlen sind fast nie gleich, und ein Plan, der mit dem Tagesdurchschnitt rechnet, liegt morgens wie mittags daneben.

Die verlässlichste Quelle sind die Zahlen der letzten Wochen, Stunde für Stunde: Bons an der Kasse, Gäste, Lieferungen, Anrufe, gereinigte Zimmer. Zwei Wochen echter Zahlen sagen mehr als jede Erinnerung daran, wie voll der Samstag war.

Unser Beispiel ist ein Café, das montags bis samstags von 7 bis 19 Uhr und sonntags von 9 bis 17 Uhr geöffnet hat:

Diese kleine Tabelle ist die Vorgabe für den gesamten Dienstplan. Alles Weitere dreht sich nur noch darum, die Leute so zu verteilen, dass sie erfüllt wird.

2. Schichten aus der Besetzung ableiten

Jetzt teilen Sie den Tag in Schichten auf, die zum Verlauf der Nachfrage passen. Braucht das Café den ganzen Tag zwei Personen und mittags eine dritte, reichen je zwei Schichten für die erste und die zweite Tageshälfte und eine kurze Mittelschicht. Vier volle Schichten wären zu viel.

Für das Beispiel reichen drei Schichtarten:

• Früh 07:00 bis 13:00, zwei Personen
• Mitte 10:00 bis 14:00, eine Person
• Spät 13:00 bis 19:00, zwei Personen

Von 10 bis 13 Uhr stehen damit drei Leute im Café, von 13 bis 14 Uhr ebenfalls drei (eine Mittelschicht und zwei Spätschichten), danach zwei. Am Sonntag genügen zwei Schichten von 9 bis 17 Uhr.

Halten Sie die Zahl der Schichtarten klein, drei oder vier reichen fast immer. Jede zusätzliche Anfangszeit ist eine Gelegenheit mehr, sich zu verlesen, und erschwert den Tausch, weil seltener zwei Leute genau dieselbe Schicht haben. Welche Modelle es für längere Betriebszeiten gibt, zeigt unser Überblick über Schichtarbeit und Schichtmodelle.

3. Berechnen, wie viele Leute Sie brauchen

Aus den Schichten folgt noch nicht direkt, wie viel Personal Sie brauchen. Rechnen Sie zuerst die Wochenstunden zusammen: montags bis samstags je 2 × 6 + 4 + 2 × 6 = 28 Stunden, sonntags 2 × 8 = 16 Stunden. Das sind 6 × 28 + 16 = 184 zu besetzende Stunden pro Woche.

Diese 184 Stunden müssen auch dann besetzt sein, wenn jemand Urlaub hat oder krank ist. Plant man für Urlaub, Feiertage und Krankheit einen Puffer von 24 Prozent ein, braucht das Café etwa 184 × 1,24 = 228 Stunden vertragliche Arbeitszeit pro Woche, zum Beispiel vier Vollzeitkräfte mit 40 Stunden und vier Teilzeitkräfte mit 17 Stunden. Den passenden Puffer ermitteln Sie am besten aus Ihren eigenen Zahlen des Vorjahres. Die ganze Rechnung mit Netto-Arbeitszeit und Aufschlag steht im Artikel Personalbedarf berechnen.

Wer diesen Schritt überspringt, hat einen Plan, der auf dem Papier aufgeht und bei der ersten Krankmeldung zusammenbricht.

4. Feste Abwesenheiten zuerst eintragen

Bevor auch nur ein Name in eine Schicht kommt, gehören die bekannten Lücken in den Plan: genehmigter Urlaub, zugesagte freie Tage, regelmäßige Termine wie Berufsschule oder Kinderbetreuung. Wer das erst am Ende prüft, baut den Plan zweimal.

Danach kommen die Wünsche. Sie fließen in den Plan ein, bestimmen ihn aber nicht: Sammeln Sie sie bis zu einem festen Stichtag, und legen Sie im Team offen, nach welcher Regel entschieden wird, wenn zwei Leute denselben Samstag frei haben möchten. Wie das beim Urlaub fair gelingt, beschreibt der Artikel Urlaubsplanung im Team.

5. Personal einteilen, schwierige Schichten zuerst

Beginnen Sie mit den schwierigsten Schichten, auch wenn sie erst am Freitag liegen. Schwierig sind die, die nur wenige übernehmen können: die Öffnungsschicht mit Schlüssel und Kasse, Schichten, in denen eine Schichtleitung da sein muss, der Samstag, an dem jede Hand gebraucht wird.

Danach verteilen Sie den Rest und achten auf drei Dinge:

• Vertragsstunden. Teilzeitkräfte sollen ihre Stunden erreichen, ohne Woche für Woche darüber oder darunter zu liegen.
• Erholung zwischen den Schichten. Spätschicht bis 19 Uhr und am nächsten Morgen um 7 Uhr wieder aufschließen: Nach solchen Kombinationen kommen die Krankmeldungen.
• Fairness über den Monat hinweg. Über einen ungünstigen Samstag ärgert sich niemand. Ärger entsteht, wenn es jeden Samstag dieselben trifft.

6. Stunden pro Person prüfen

Rechnen Sie zusammen, was Sie eingetragen haben, pro Person und für den ganzen Zeitraum. Genau dieser Schritt wird gern übersprungen, und genau er kostet Geld: Überstunden, die niemand freigegeben hat, eine Teilzeitkraft acht Stunden über ihrem Vertrag, eine Kollegin, die mit drei Mittelschichten weit unter ihren Stunden bleibt. Was eine Stunde und eine Schicht den Betrieb tatsächlich kosten, zeigt der Artikel Personalkosten berechnen.

Die meisten Fehler in Tabellen entstehen beim Zusammenrechnen, genauer beim Umrechnen von Minuten in Dezimalstunden. Wie das sauber geht, zeigt der Artikel Arbeitsstunden berechnen; einzelne Tage mit Pause rechnet der Arbeitszeitrechner ohne Anmeldung.

7. Früh veröffentlichen, an einem Ort

Ein Dienstplan, der am Freitagabend für die kommende Woche erscheint, ist eine Zumutung. Zwei Wochen Vorlauf sind ein guter Standard, eine Woche das Minimum. Wer weiß, wann er arbeitet, kann Kinderbetreuung, Arzttermine und sein Privatleben planen und tauscht später seltener.

Ebenso wichtig ist der Ort. Der Plan gehört an genau eine Stelle, die alle kennen. Ein Foto vom Aushang im Gruppenchat, darunter drei Korrekturen als Nachricht und eine vierte nur mündlich: So steht garantiert irgendwann jemand zur falschen Zeit im Laden.

Was in den Plan gehört, was in den Chat und welche Regeln eine WhatsApp-Gruppe braucht, zeigt der Artikel Mitarbeiterkommunikation im Schichtbetrieb.

Schichttausch und Krankmeldung: Regeln vorab festlegen

Jemand wird krank. Jemand möchte tauschen. Beides passiert jede Woche, also lohnen sich Regeln, die vorher feststehen:

• Tausch: Wer tauschen möchte, sucht selbst jemanden, der die Schicht übernimmt. Die Schichtleitung prüft nur noch, ob die Besetzung stimmt.
• Regeln für den Tausch: Frist, gleiche Aufgabe, keine Doppelschicht und Nachrichten zum Kopieren stehen im Artikel Schichttausch im Team.
• Krankmeldung: Die Meldung geht immer an dieselbe feste Stelle. Wer einspringen kann, sieht die offene Schicht und meldet sich.
• Jede Änderung ist sichtbar. Wird der veröffentlichte Plan geändert, erfahren es alle Betroffenen, auch die Kollegin, die mit der eingesprungenen Person zusammenarbeitet.

Fünf typische Fehler im Dienstplan

1. Mit den Wünschen beginnen. Wünsche sind wichtig, aber die Besetzung kommt zuerst.
2. Einen ganzen Monat fest planen, ohne Spielraum. Besser den Monat als Rahmen zeigen und Woche für Woche bestätigen.
3. Den bereits genehmigten Urlaub vergessen. Er gehört in den Plan, bevor die Namen kommen.
4. Die Stunden erst bei der Lohnabrechnung zählen. Dann sind die Überstunden schon gearbeitet.
5. Den veröffentlichten Plan stillschweigend ändern. Jede Änderung braucht eine Nachricht an alle, die sie betrifft.

Excel, Papier oder App

Für ein Team von vier Leuten genügt eine Tabelle. In unseren Excel-Vorlagen sind Wochentage, Schichten und Stundensumme schon angelegt, herunterladen können Sie sie ohne Anmeldung.

Schwierig wird es, sobald der Plan alle erreichen muss und sich unter der Woche ändert. In InShift legen Sie die Schichtarten einmal pro Standort an, klicken die Woche zusammen, übernehmen sie mit „Copy week“ in die nächste und veröffentlichen mit „Publish“. Das Team sieht den Plan sofort in der App, Tausch und Urlaub kommen als Antrag bei Ihnen an, und die Stunden aus den Schichten summieren sich pro Person von selbst. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite Dienstplan-App, die Preise finden Sie unter Preise.

Einen ersten Entwurf kann auch ein KI-Chat schreiben. Welche Prompts dabei helfen und was Sie danach prüfen, steht im Artikel Dienstplan mit KI erstellen.