Dienstplan mit KI erstellen: Prompts, Prüfliste und Grenzen

In diesem Artikel

Ein KI-Chat wie ChatGPT oder Claude schreibt Ihnen in einer Minute einen Wochenplan als Tabelle. Ob der Plan stimmt, ist eine andere Frage: Die KI kennt nur, was Sie ihr sagen, rechnet nicht immer richtig und bricht Regeln, ohne es zu sagen. Mit einer guten Vorgabe und einer festen Prüfung danach spart sie trotzdem Zeit. Hier finden Sie drei Prompts zum Kopieren, die Prüfliste und den Weg, eine KI direkt mit dem echten Dienstplan zu verbinden.

Was KI beim Dienstplan kann und was nicht

Aufgabe	KI im Chat	Bleibt bei Ihnen
Ersten Entwurf aus Ihren Angaben bauen	gut, in Minuten	Angaben vollständig liefern
Fertigen Plan auf Lücken und Doppelungen prüfen	gut	Treffer nachsehen
Stunden pro Person zusammenrechnen	fehleranfällig	nachrechnen
Wissen, wer krank ist, wer tauschen will, was Ihr Vertrag sagt	nur, was im Prompt steht	alles Aktuelle
Entscheiden, wer den dritten Samstag in Folge arbeitet	schlägt vor	entscheiden und erklären

Kurz: Die KI ist eine schnelle Hilfskraft für Entwürfe und Kontrollen. Verantwortlich für den Plan bleibt die Person, die ihn veröffentlicht.

Erst rechnen, dann fragen

Bevor Sie einen Prompt schreiben, prüfen Sie, ob der Plan überhaupt aufgehen kann. Unser Beispiel ist ein Café mit sechs Leuten, geöffnet montags bis samstags von 7 bis 19 Uhr:

Früh 7:00 bis 13:00 Uhr, zwei Personen: 6 Tage × 2 × 6 h = 72 h
Spät 13:00 bis 19:00 Uhr, zwei Personen: 72 h
Mitte 10:00 bis 15:00 Uhr, eine Person, nur Freitag und Samstag: 10 h

Bedarf: 154 Stunden pro Woche. Das Team: Mia 38 h und Jonas 38 h (beide mit Schlüssel und Kasse), Lea 30 h, Ben 20 h, Sara 15 h, Tim 12 h, zusammen 153 h. Sara kann aber nur freitags und samstags, also höchstens 12 h. Damit stehen 150 h zur Verfügung, vier Stunden fehlen. Ohne diese Rechnung bekommen Sie von der KI einen Plan, der auf dem Bildschirm voll aussieht, in dem aber jemand still vier Stunden über seinem Vertrag liegt. Wie Sie den Bedarf pro Stunde und die Zahl der Leute ermitteln, steht im Artikel Personalplanung, wie aus der Zahl ein Einsatzplan wird, im Artikel Personaleinsatzplanung.

Ein Wort zum Datenschutz: Geben Sie Vornamen oder Kürzel ein und für Abwesenheiten nur „nicht verfügbar“, ohne Grund. Ob Mitarbeiterdaten überhaupt in einen KI-Chat dürfen, klären Sie vorher in Ihrem Betrieb.

Drei Prompts zum Kopieren

Die Prompts sind für das Café oben geschrieben. Tauschen Sie Zeiten, Namen und Regeln gegen Ihre eigenen.

1. Entwurf: Du hilfst bei der Dienstplanung in einem Café. Erstelle einen Entwurf für Montag, 7. Dezember, bis Samstag, 12. Dezember, als Tabelle: Zeilen sind die Tage, Spalten die Schichten, in den Zellen die Namen. Schichten: Früh 7:00 bis 13:00 (2 Personen), Spät 13:00 bis 19:00 (2 Personen), Mitte 10:00 bis 15:00 (1 Person, nur Freitag und Samstag). Team mit Wochenstunden: Mia 38, Jonas 38, Lea 30, Ben 20, Sara 15, Tim 12. Regeln: In jeder Früh- und Spätschicht ist Mia oder Jonas. Ben arbeitet nicht Montag und Dienstag. Sara nur Freitag und Samstag. Lea ist am Mittwoch nicht verfügbar. Wer Spätschicht hat, hat am nächsten Tag keine Frühschicht. Niemand arbeitet mehr als fünf Tage. Rechne zum Schluss die Stunden pro Person zusammen und vergleiche sie mit den Wochenstunden. Kannst du eine Regel nicht einhalten, nenne die Regel, den Tag und die Person.

2. Prüfen: Hier ist mein Dienstplan als Tabelle: [Tabelle einfügen]. Ändere nichts, prüfe nur: Ist jede Schicht mit der verlangten Zahl besetzt? Wie viele Stunden hat jede Person, verglichen mit ihren Wochenstunden? Wer hat Spätschicht und am nächsten Tag Frühschicht? Wer arbeitet mehr als fünf Tage? Antworte als Liste mit Tag und Name.

3. Ausfall: Jonas fällt am Donnerstag aus. Wer aus diesem Plan kann die Frühschicht 7:00 bis 13:00 übernehmen, ohne eine der Regeln zu brechen? Nenne höchstens drei Personen mit Begründung und schreib eine kurze Anfrage an sie, per Du, mit Antwort bis 6:15 Uhr.

Bei Prompt 1 sollte die KI melden, dass vier Stunden fehlen oder jemand über seine Stunden kommt. Tut sie es nicht, ist das schon der erste Fund für die Prüfung. Was am Morgen eines Ausfalls sonst noch zu tun ist, beschreibt der Artikel Krankheitsvertretung.

Den Entwurf prüfen: sieben Punkte

Datum und Wochentag: Stimmt jeder Wochentag zum Datum? KI-Chats verrutschen hier gern um einen Tag.
Besetzung: Hat jede Schicht die verlangte Zahl an Leuten, auch die Mitte am Freitag?
Stunden pro Person: Zählen Sie die Zellen selbst. Die Summe unter der Tabelle passt oft zur Vorgabe, die Zellen nicht.
Schlüssel und Kasse: Ist in jeder Früh- und Spätschicht jemand, der öffnen und abrechnen kann?
Abwesenheiten: Steht niemand an einem Tag im Plan, an dem er nicht verfügbar ist?
Erholung: Keine Kombination aus später Schicht und früher Schicht am nächsten Morgen, kein sechster Tag.
Fairness über den Monat: Haben dieselben Leute schon wieder den Samstag? Die KI sieht nur diese eine Woche.

Wie ein Dienstplan ohne KI Schritt für Schritt entsteht, zeigt der Artikel Dienstplan erstellen; eine fertige Tabelle mit Stundensumme gibt es als Dienstplan-Vorlage.

InShift Dienstplan in der Wochenansicht: 21. bis 27. September für Head Office, Schichten Midday und Evening pro Zelle, die Zahl der Schichten unter jedem Tag, Stunden unter jedem Namen — Die Woche im „Planner“: unter jedem Tag die Zahl der Schichten, unter jedem Namen die Stunden. So prüfen Sie Besetzung und Stunden, ohne Zellen zu zählen.

Wo KI im Alltag mehr hilft als beim ganzen Plan

Wünsche sortieren: Zwanzig Nachrichten mit Wunschdiensten in eine Liste nach Tagen bringen.
Regeln formulieren: Aus Ihren Stichpunkten zu Tausch, Krankmeldung und Urlaub einen kurzen, freundlichen Text für das Team machen.
Nachrichten schreiben: Anfrage zum Einspringen, Hinweis auf geänderte Öffnungszeiten, Dank an alle, die im Dezember Samstage übernommen haben.
Pläne vergleichen: Zwei Wochen nebeneinanderlegen und sagen lassen, wer wie viele Spätschichten hatte.

Für diese Aufgaben braucht die KI keine vollständigen Daten, und ein Fehler fällt beim Lesen sofort auf.

KI mit dem echten Dienstplan verbinden

Der größte Nachteil des Chats ist die Abschrift: Sie kopieren den Plan hinein, und ab der nächsten Krankmeldung ist die Kopie veraltet. Diesen Schritt ersetzt eine Anbindung über MCP (Model Context Protocol). Damit greift ein KI-Assistent wie Claude oder ChatGPT direkt auf die Dienstplan-Software zu: Er liest die aktuellen Schichten, Abwesenheiten und Stunden und kann, wenn Sie es erlauben, Schichten eintragen.

Dann werden Fragen möglich, die ein Chat mit eingefügter Tabelle nicht beantworten kann: „Wer arbeitet morgen?“, „Wer ist nächste Woche im Urlaub?“, „Wer arbeitet mehr als fünf Tage am Stück?“, „Gibt es einen Tag ohne Spätschicht?“. Wichtig ist, was der Assistent darf. Legen Sie das vorher fest, und lassen Sie Änderungen erst von einem Menschen freigeben.

InShift API keys and webhooks: die Schlüssel Claude mit dem Hinweis writes data und Accountant mit payroll, darunter ein Webhook Make scenario — „API keys and webhooks“: ein eigener Schlüssel pro Assistent, hier „Claude“ mit Schreibrecht. Wer welchen Schlüssel nutzt und was er darf, sehen Sie auf einen Blick.

So läuft es in InShift

InShift verbindet sich als MCP-Server mit Claude, ChatGPT, Claude Code, Cursor und Codex. Sie legen im Panel unter „Settings“ → „Integrations“ → „API keys and webhooks“ mit „Create key“ einen Schlüssel an, nennen ihn etwa „Claude“ und haken an, was der Assistent sehen und tun darf: Standorte, Positionen, Personen, Schichten, Abwesenheiten, Stempelzeiten, Stunden. In Claude oder ChatGPT fügen Sie InShift als eigenen Connector mit der Adresse https://api.inshift.app/mcp hinzu und geben auf der Verbindungsseite den Schlüssel ein.

Was der Assistent ändern darf, entscheidet der Schlüssel:

Nur Lesen: Er beantwortet Fragen zu Plan, Urlaub, Stempelzeiten und Stunden und ändert nichts. Lohndaten sieht er nur, wenn Sie das eigene Recht dafür anhaken.
„Create, edit and remove shifts (drafts)“: Er trägt Schichten ein, verschiebt oder löscht sie, auch mehrere auf einmal. Neue Schichten sind Entwürfe: Das Team sieht sie erst, wenn Sie sie im „Planner“ geprüft und mit „Publish“ veröffentlicht haben.
„Publish shifts so the team sees them“: Eine Schicht aus dem Chat erscheint sofort in der App des Teams. Dieses Recht geben Sie nur, wenn Sie dem Ablauf schon vertrauen.

Jede Änderung steht im Verlauf mit dem Namen des Schlüssels und des Assistenten, Sie sehen also, was die KI getan hat. Ziehen Sie den Schlüssel zurück („Revoke“), ist der Assistent im selben Moment getrennt. InShift erhält nur die Abfragen des Assistenten, etwa „Schichten am 21. September“, der Text Ihres Gesprächs bleibt beim Anbieter des Assistenten. Die Anbindung gehört zum Tarif Basic, das Abo für Claude oder ChatGPT bezahlen Sie beim jeweiligen Anbieter.

In der Praxis bewährt sich eine Arbeitsteilung: Den Monat bauen Sie schneller im „Planner“ mit Schichtarten und „Copy week“, der Assistent übernimmt Fragen, Kontrollen und einzelne Änderungen. Mehr zum Planen im Team auf der Seite Dienstplan-App.

InShift Formular für einen neuen API-Schlüssel: Name Claude, angehakt Organisation, Locations, Job positions, People, Scheduled shifts und Vacation, sick leave, days off — Der neue Schlüssel „Claude“: Angehakt sind nur Leserechte für Standorte, Personen, Schichten und Abwesenheiten. Mit diesen Rechten beantwortet der Assistent Fragen und ändert nichts.