Minusstunden: Ursachen, Abbau im Dienstplan und Beispiele

Minusstunden sind Stunden, die jemand weniger gearbeitet hat als vereinbart: Das Ist liegt unter dem Soll. Viele entstehen im Dienstplan selbst, wenn er zu wenige Stunden vorsieht, oder an ruhigen Tagen, an denen der Betrieb Leute früher nach Hause schickt. Hier lesen Sie, wie Sie die Ursache erkennen, wie ein Abbauplan mit echten Zahlen aussieht und wie Sie neue Minusstunden schon vor dem Veröffentlichen des Plans verhindern.

Minusstunden kurz erklärt

Die Rechnung ist dieselbe wie bei Überstunden, nur mit negativem Ergebnis: Ist minus Soll. Eine Teilzeitkraft mit 30 Wochenstunden, die in einer Woche 26 Stunden arbeitet, hat 4 Minusstunden. Sie werden auf dem Arbeitszeitkonto geführt und mit späteren Plusstunden verrechnet. Ohne Konto gibt es keinen Saldo, der weitergetragen wird, und damit auch keine Minusstunden im eigentlichen Sinn.

Urlaubstage, Tage mit Krankmeldung und Feiertage werden in den meisten Betrieben mit dem Tagessoll gebucht und erzeugen dann weder Plus noch Minus. Wie das bei Ihnen gehandhabt wird, ob Minusstunden vom Lohn abgezogen werden dürfen und was bei einer Kündigung mit ihnen passiert, regeln Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Klären Sie das mit der Lohnabrechnung, bevor das erste Minus entsteht. Dieser Artikel zeigt den praktischen Teil.

Vier Ursachen und was jeweils hilft

Notieren Sie bei jedem Minus die Ursache. Ob der Betrieb oder die Person das Minus ausgelöst hat, macht im Gespräch einen großen Unterschied. Ob vom Betrieb verursachte Minusstunden später nachgearbeitet werden, hängt von Ihren Vereinbarungen ab, siehe oben.

Minusstunden im Dienstplan verhindern

Der wirksamste Hebel ist der Plan selbst. Drei Prüfungen vor dem Veröffentlichen genügen:

1. Stunden pro Person gegen das Soll. Zählen Sie für jede Person die geplanten Stunden der Woche oder des Monats zusammen. Liegt jemand mit 30 Wochenstunden bei 24, fehlt eine Schicht, und die gehört noch in diesen Plan.
2. Ruhige Wochen gleichmäßig verteilen. Braucht der Betrieb im Januar weniger Stunden, kürzen Sie bei allen ein wenig. Vier Personen mit je zwei Stunden weniger fallen kaum auf, eine Person mit acht Stunden Minus schon.
3. Feiertage im Monat mitrechnen. Ein Monat mit Feiertag hat weniger Sollstunden. Wer das vergisst, plant entweder Minus oder ungewollte Plusstunden ein.

Fürs frühe Heimschicken an ruhigen Tagen lohnt sich eine feste Regel: Wer beim letzten Mal gehen musste, bleibt diesmal. So sammeln sich die Minusstunden nicht bei derselben Person. Wie Sie einen Plan Schritt für Schritt aufbauen, zeigt der Artikel Dienstplan erstellen.

Abbauplan: 12 Minusstunden in fünf Wochen

Ein Beispiel aus einer Filiale. Lea arbeitet Teilzeit mit 30 Wochenstunden und steht Ende Oktober bei −12 Stunden: 8 davon, weil der Plan in zwei Wochen nur 26 von 30 Stunden vorsah, 4, weil sie an zwei ruhigen Tagen je zwei Stunden früher nach Hause geschickt wurde. Im Team ist vereinbart, das Konto in den folgenden Wochen auszugleichen.

Die Zusatzstunden kommen dorthin, wo die Filiale sie ohnehin braucht: an die Adventssamstage. In den ruhigeren Novemberwochen wird je eine Schicht um zwei Stunden verlängert.

Drei Dinge machen diesen Plan tragfähig:

• Kleine Schritte. Höchstens zwei bis vier Stunden mehr pro Woche. Zwölf Stunden in einer Woche nachzuholen, ergibt Tage mit zehn Stunden und eine müde Kollegin.
• Feste Termine im Plan. Die Zusatzstunden stehen mit Datum im Dienstplan. „Irgendwann im Winter“ wird nie.
• Keine neuen Lücken. KW 47 bleibt bei 30 Stunden, weil dort zwei Kolleginnen Urlaub haben und die Besetzung ohnehin knapp ist.

Hat jemand im Team gleichzeitig Plusstunden, übernimmt Lea eine seiner Schichten: So bewegen sich beide Salden Richtung null.

Wie das von der anderen Seite aussieht, zeigt der Artikel Überstunden abbauen.

Das Gespräch: Stand, Ursache, Vorschlag

Minusstunden sind für viele unangenehm, gerade wenn die Ursache beim Plan lag. Ein kurzes Gespräch mit drei Teilen klärt das meiste: der Stand, die Ursache, der Vorschlag. Schriftlich als Nachricht, damit beide dieselben Zahlen vor sich haben:

Hat die Person die Minusstunden selbst verursacht, gilt derselbe Aufbau. Fragen Sie nach dem Grund, bevor Sie einen Plan vorschlagen. Geht eine Mitarbeiterin im Pflegedienst jede Woche eine Stunde früher, um ihr Kind abzuholen, hilft eine Schicht, die früher beginnt und früher endet. Ein Abbauplan allein ändert daran nichts, das Minus entsteht jede Woche neu.

Wenn Sie selbst Minusstunden haben

Fragen Sie nach Zusatzschichten, bevor das Minus wächst, und melden Sie sich auf offene Schichten. Halten Sie den Stand selbst fest, zum Beispiel mit der Vorlage Arbeitszeitnachweis mit Soll, Ist und Saldo pro Monat. Einzelne Tage mit Beginn, Ende und Pause rechnet der Arbeitszeitrechner aus.

Minusstunden in InShift sehen

Im „Planner“ von InShift stehen unter jedem Namen die geplanten Stunden der Woche oder, in der Monatsansicht, des Monats. Ein zu dünner Plan fällt dort vor dem „Publish“ auf. Wer am Tag früher geht, zeigt sich unter „Time tracking“: Dort steht pro Person die geplante Schicht unter „Scheduled“ neben der gestempelten Zeit unter „Checked in“.

Für einen ganzen Zeitraum stehen unter „Payroll“ die Stunden nach Dienstplan und die gestempelten nebeneinander, die Übersicht lässt sich als Excel-Datei herunterladen. Einen Saldo, der über Monate weitergetragen wird, führt InShift nicht als eigenes Konto: Den Übertrag führen Sie in Ihrer Tabelle weiter. Für den Abbau bieten Sie eine Zusatzschicht mit „Open shift for the team“ an: Wer Stunden braucht, meldet sich in der App, und Sie wählen aus. Mehr auf der Seite Zeiterfassung-App.