Kernarbeitszeit: typische Zeiten, Beispiele und Planung im Team

Die Kernarbeitszeit ist der Block am Tag, in dem alle da sind, zum Beispiel von 9 bis 15 Uhr. Davor und danach bestimmen alle im Team selbst, wann sie anfangen und aufhören. Dieser Artikel zeigt übliche Kernzeiten mit Beispielen, den Unterschied zu Funktions- und Servicezeit, wie Sie eine Kernzeit festlegen und was Schichtbetriebe an ihre Stelle setzen.

Was Kernarbeitszeit ist

Kernarbeitszeit, kurz Kernzeit, gehört fast immer zu einem Gleitzeit-Modell. Der Tag besteht dann aus drei Teilen: der Gleitspanne am Morgen, der Kernzeit in der Mitte und der Gleitspanne am Abend. In der Kernzeit finden Besprechungen statt, alle sind für Kunden und Kollegen erreichbar, Fragen lassen sich sofort klären. Außerhalb der Kernzeit arbeiten alle im Team, wann es ihnen passt, solange das vereinbarte Soll zusammenkommt.

Ein Arbeitstag mit 8 Stunden Soll und einer Kernzeit von 9 bis 15 Uhr kann also von 7:00 bis 15:30 laufen oder von 9:00 bis 17:30. Beide Tage decken die Kernzeit ab, beide haben 8 Stunden plus 30 Minuten Pause.

Typische Kernzeiten mit Beispielen

Bei Vollzeit sind vier bis sechs Stunden üblich. Ist die Kernzeit kürzer, verliert sie ihren Zweck. Ist sie länger, bleibt kaum noch Spielraum.

Ob die Mittagspause in der Kernzeit liegen kann, gehört in die Regelung. Meist ist das möglich, solange nicht alle gleichzeitig Pause machen.

Kernzeit, Funktionszeit, Servicezeit: der Unterschied

• Kernzeit: Alle im Team sind anwesend. Gut für kleine Teams, in denen alle miteinander arbeiten.
• Funktionszeit: Eine Aufgabe ist besetzt, zum Beispiel die Hotline von 8 bis 18 Uhr. Wer sie besetzt, klärt das Team untereinander. Gut für größere Teams mit verteilten Aufgaben.
• Servicezeit: Die Zeit, in der Kunden mit einer Leistung rechnen können, etwa Öffnungs- oder Antwortzeiten. Sie legt nicht fest, wer intern arbeitet. Abgedeckt wird sie über Funktionszeit oder Dienstplan.

Viele Betriebe starten mit einer Kernzeit und wechseln zur Funktionszeit, wenn das Team wächst: Ab acht bis zehn Personen müssen selten alle gleichzeitig da sein.

Kernzeit für Teilzeitkräfte

Wer 20 Stunden pro Woche an vier Tagen arbeitet, hat 5 Stunden am Tag. Eine Kernzeit von 9 bis 15 Uhr wäre mit sechs Stunden länger als der ganze Arbeitstag. Für Teilzeitkräfte gibt es deshalb meist eigene Regeln: eine kürzere Kernzeit, etwa 9 bis 11 Uhr, oder eine Kernzeit nur an den Tagen, an denen die Person ohnehin arbeitet. Halten Sie das schriftlich fest, sonst entscheidet jede Führungskraft anders.

So legen Sie eine Kernzeit fest

1. Erfassen, wann Abstimmung nötig ist. Wann kommen Kundenanrufe, wann laufen Besprechungen, wann fragen Kollegen nach? Zwei Wochen lang notieren reicht.
2. Die Kernzeit so kurz wie möglich halten. Wählen Sie den Zeitblock, in dem sich das meiste bündelt, und runden Sie auf volle oder halbe Stunden.
3. Pause und Ausnahmen klären. Mittagspause in der Kernzeit ja oder nein, wie Arzttermine und Teilzeit behandelt werden.
4. Schriftlich festhalten. Rahmenzeit, Kernzeit, Sollzeit und Kontogrenzen auf einer Seite, verständlich für alle.
5. Nach drei Monaten prüfen. Liegen Besprechungen trotzdem außerhalb? Kommen alle erst um 9:01 Uhr? Dann anpassen.

Kernzeit im Schichtbetrieb: Mindestbesetzung pro Stunde

In Café, Laden oder Hotel zählt, dass zu jeder Stunde genug Personen da sind. Was im Büro die Kernzeit ist, ist hier deshalb die Mindestbesetzung pro Stunde: zum Beispiel vier Personen in der Mittagsspitze von 11:30 bis 14:00 Uhr, sonst zwei.

Erreicht wird sie mit überlappenden Schichten, hier am Beispiel eines Cafés mit drei Schichtarten:

Von 11:30 bis 14:00 arbeiten Früh und Mittel gleichzeitig, das sind vier Personen. Von 14:00 bis 15:00 sind es sechs: In dieser Stunde übergibt die Frühschicht an die Spätschicht. Ab 18:30 bleiben zwei für den Abend. Die Spitze ist abgedeckt, und niemand bleibt länger als acht Stunden.

Prüfen, wer in der Kernzeit da ist

Eine Kernzeit nützt nur, wenn sie auch eingehalten wird, und ein Dienstplan nur, wenn die Leute tatsächlich kommen. In InShift steht im „Planner“ unter jedem Tag, wie viele Schichten geplant sind, und unter „Time tracking“ sehen Sie am Tag selbst, wer da ist, wer in der Pause ist und wer erwartet wird, aber noch nicht gestempelt hat. Fehlt jemand zu Beginn seiner Schicht, erscheint er unter „No check-in“.

Wie Schichtarten, Woche und Veröffentlichung zusammenspielen, zeigt die Seite Dienstplan-App, wie das Stempeln am Eingang läuft, die Seite Zeiterfassung-App.