Zeitausgleich: ZA nehmen und im Dienstplan einplanen

Zeitausgleich, kurz ZA, ist in Österreich das Wort für Freizeit, die man für geleistete Plusstunden bekommt. „Ich hab am Freitag ZA“ heißt: ein freier Tag, der vom Stundenguthaben abgebucht wird. Für die Person ist das ein Tag frei, für die Teamleitung ein Tag, der im Dienstplan fehlt. Hier lesen Sie, woher ZA-Stunden kommen, wie ein Monat in einem Wiener Kaffeehaus aussieht und wie Sie ZA so einplanen, dass keine Schicht leer bleibt.

Was Zeitausgleich bedeutet

Wer länger arbeitet als vereinbart, sammelt Stunden. Werden sie später als Freizeit genommen, ist das Zeitausgleich. Die Stunden kommen aus drei Quellen:

• Gleitzeit-Guthaben: mehr gearbeitet als die Sollzeit, innerhalb des Gleitzeitrahmens. Mehr dazu im Artikel Gleitzeit.
• Mehrstunden: Teilzeitkräfte arbeiten mehr als ihre vereinbarten Stunden.
• Überstunden: Stunden über die Normalarbeitszeit hinaus.

ZA gibt es in zwei Formen: als ZA-Tag, also einen ganzen freien Tag, oder als ZA-Stunden, wenn jemand früher geht oder später kommt. Wie viele Stunden ZA aus einer Überstunde werden, ob eine Stunde gegen eine Stunde oder mit Zuschlag, und wer den Zeitpunkt festlegt, regeln Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Dienstvertrag. Klären Sie das mit der Lohnverrechnung. Im Beispiel unten zählt eine Stunde als eine Stunde ZA.

Beispiel: ein Oktober im Wiener Kaffeehaus

Marie arbeitet im Service eines Kaffeehauses in Wien-Neubau, Teilzeit mit 30 Stunden pro Woche, vier Dienste zu 7,5 Stunden. Die Stunden kommen aus der Arbeitszeitaufzeichnung, Pausen sind schon abgezogen.

Die 4,5 Stunden der zweiten Woche stammen von einer Geburtstagsfeier im Extrazimmer, die bis Mitternacht ging. Marie nimmt die 10 Stunden im November als ZA: einen ZA-Tag am Montag, 16. November (7,5 Stunden), und am Dienstag, 24. November, geht sie zweieinhalb Stunden früher. Ende November steht ihr Guthaben wieder bei null.

Zum Vergleich: Ausgezahlt wären die 10 Stunden bei 13,50 Euro Stundenlohn 135 Euro brutto, zuzüglich eines allfälligen Zuschlags aus Ihrer Vereinbarung.

ZA beantragen und genehmigen: der Ablauf

1. Stand prüfen. Das Guthaben Ende des Vormonats steht in der Arbeitszeitaufzeichnung. Wer mehr ZA nehmen will, als er hat, rutscht ins Minus.
2. Vor dem Dienstplan beantragen. Mindestens zwei Wochen vorher, bevor der Plan für diese Woche fertig ist. Danach muss jemand umgeplant werden.
3. Besetzung prüfen. Die Teamleitung schaut auf den Tag: Wer hat schon Urlaub oder ZA, reicht die Besetzung? Eine einfache Regel: pro Dienst höchstens eine Person gleichzeitig auf ZA.
4. Im Dienstplan eintragen. Als Abwesenheit mit dem Kürzel ZA, damit niemand mit der Person rechnet.
5. Abbuchen. Am Monatsende wird der ZA vom Guthaben abgezogen, und die Person erfährt ihren neuen Stand.

Der Antrag geht am besten schriftlich, mit Datum, Stunden und Stand. Im Team ist meist das Du üblich:

Wann ZA in den Dienstplan passt

ZA lässt sich am leichtesten an Tagen mit wenig Betrieb einplanen. Wo die Spitzen liegen, weiß jedes Team selbst, hier einige Beispiele:

Fenstertage sind für ZA besonders beliebt. Legen Sie fest, wie viele Personen pro Fenstertag ZA nehmen können, und vergeben Sie die Plätze früh im Jahr, zum Beispiel reihum. Wer heuer an einem Fenstertag frei hatte, kommt nächstes Jahr später zum Zug.

Häufige Fragen zum Zeitausgleich

Krank im Zeitausgleich: was passiert mit den Stunden?

Eine der häufigsten Fragen. Ob ein Krankenstand an einem ZA-Tag die Stunden zurückbringt, klären Sie mit der Lohnverrechnung. Praktisch wichtig: den Krankenstand sofort melden und im Dienstplan als Krankenstand eintragen, damit die Aufzeichnung stimmt.

Was, wenn jemand mehr ZA nimmt, als er hat?

Dann entstehen Minusstunden. Manche Betriebe erlauben ein kleines Minus, das in den Wochen danach wieder eingearbeitet wird. Wie ein solcher Abbau aussieht, zeigt der Artikel Minusstunden.

ZA oder Auszahlung?

Was möglich ist, regeln Ihre Vereinbarungen. Für das Team ist ZA meist die bessere Wahl in ruhigen Monaten, Auszahlung in Zeiten, in denen jede Person gebraucht wird. Wie Sie ein großes Guthaben Schritt für Schritt abbauen, ohne dass Lücken entstehen, steht im Artikel Überstunden abbauen.

Verfällt Zeitausgleich?

Fristen regeln Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung oder Dienstvertrag. Planen Sie ZA lieber laufend, etwa einen Termin pro Person und Quartal, als ein großes Guthaben über Monate vor sich herzuschieben.

Zeitausgleich in InShift eintragen

In InShift stempelt das Team mit dem Handy oder am Tablet am Eingang mit Personalnummer und PIN. Daraus entsteht die Arbeitszeitaufzeichnung: In der App sieht jede Person unter „My check-ins“ jeden Tag mit Kommen, Gehen, Pause und Stunden sowie die Summe des Monats. Einen ZA-Tag beantragt sie unter „New time-off request“, zum Beispiel mit der Art „Personal“ und der Notiz „ZA“. Die Teamleitung bestätigt den Antrag unter „Requests“ mit „Approve“, und die Person wird aus ihren Diensten an diesem Tag ausgetragen. ZA-Stunden, also früher gehen, tragen Sie ein, indem Sie die Schicht im „Planner“ kürzen.

Unter „Payroll“ stehen pro Zeitraum die Stunden nach Dienstplan und die gestempelten nebeneinander, als Excel-Datei zum Herunterladen. Ein ZA-Guthaben über Monate führt InShift nicht als eigenes Konto. Den Stand tragen Sie in Ihrer Tabelle weiter, etwa mit der Vorlage Arbeitszeitnachweis. Mehr auf der Seite Zeiterfassung-App.