Überstunden abbauen: Abbauplan im Dienstplan mit Beispiel

Überstunden abbauen heißt: Die Stunden fallen in einer ruhigen Woche wirklich weg, als freier Tag oder kürzere Schicht. Füllt jemand anderes mit Plusstunden die Lücke, sind die Stunden nur verschoben. Der Abbau gelingt in drei Schritten: wissen, wer wie viele Stunden hat, freie Tage in Wochen mit wenig Bedarf legen und sie mit Datum in den Dienstplan schreiben. Hier sehen Sie das an einer Hotelrezeption mit vier Personen.

Drei Wege, Überstunden abzubauen

Ob Überstunden mit Freizeit ausgeglichen oder ausgezahlt werden, wer den Zeitpunkt festlegt und ob sie nach einer Frist verfallen, regeln Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Klären Sie das, bevor das Konto wächst. Wie Sie den Betrag bei einer Auszahlung ausrechnen, zeigt der Artikel Überstunden berechnen.

In Österreich heißt der Ausgleich durch Freizeit Zeitausgleich, kurz ZA. Wie er dort geplant wird, steht im Artikel Zeitausgleich.

Zuerst die Liste: wer hat wie viele

Bevor Sie einen einzigen freien Tag verteilen, brauchen Sie den Stand pro Person. Er kommt aus dem Arbeitszeitkonto: Ist minus Soll, plus Übertrag aus dem Vormonat. Sortieren Sie die Liste nach dem Saldo und legen Sie ein Ziel fest, zum Beispiel „bis Ende November liegt niemand über 10 Plusstunden“.

Schauen Sie dabei auch nach unten. Wer gleichzeitig Minusstunden hat, ist die beste Besetzung für die Lücken, die der Abbau reißt: So sinken zwei Salden auf einmal. Wie Minusstunden entstehen und abgebaut werden, steht im Artikel Minusstunden.

Beispiel: Abbauplan für eine Hotelrezeption

Ein Stadthotel mit vier Personen an der Rezeption, Frühschicht und Spätschicht mit je zwei Personen. Im Oktober waren Messen, im November ist es ruhig: Dienstags und mittwochs reicht in einer der beiden Schichten eine Person. Der Stand am 1. November:

Annas freie Dienstage werden nicht ersetzt: An diesen Tagen ist die Frühschicht mit einer Person besetzt, und das reicht im November. Bens Spätschicht am 11. November übernimmt David, der so seine Minusstunden ausgleicht. Am 25. November reicht die Spätschicht mit einer Person. Die Rechnung geht auf, solange im November alle sonst nach ihrem Soll geplant sind und keine neuen Überstunden dazukommen.

Hätte Clara Bens Schicht übernommen, stünde sie Ende November bei +17, und das Team hätte insgesamt keine einzige Stunde abgebaut.

Variante: kürzere Schichten im Café

Nicht jeder Betrieb hat ganze Tage, an denen eine Person fehlen kann. Ein Café mit Spätschicht bis 20 Uhr hat aber oft eine ruhige letzte Stunde. Ein Barista mit +12 Stunden geht sechs Wochen lang zweimal pro Woche schon um 19 Uhr, die Kollegin aus derselben Schicht macht den Abschluss allein. Das sind 6 × 2 × 1 = 12 Stunden, ohne dass ein Dienst leer bleibt. Wichtig: Die kürzere Schicht steht genau so im Plan, damit niemand um 19 Uhr überrascht ist und die gestempelte Zeit zum Plan passt.

Fünf Regeln, damit keine neuen Überstunden entstehen

1. Lücken nur mit Personen unter dem Soll füllen. Oder gar nicht, wenn der Tag es erlaubt. Wer selbst Plusstunden hat, übernimmt keine Abbau-Lücke.
2. Freie Tage mit Datum in den Plan. Eingetragen wie eine Abwesenheit, mindestens zwei Wochen vorher. So plant niemand mit der Person, und sie kann den Tag nutzen.
3. Nicht in Urlaubswochen. Wenn ohnehin zwei Personen im Urlaub sind, entstehen durch einen weiteren freien Tag nur neue Überstunden bei den anderen. Wie Sie Urlaub und Besetzung zusammen planen, zeigt der Artikel Urlaubsplanung im Team.
4. Eine Grenze für den Start. Ab einem festen Wert, etwa 20 Plusstunden, wird ein Abbauplan aufgestellt, ohne dass jemand fragen muss.
5. Die Ursache abstellen. Sammelt dieselbe Person jeden Monat Überstunden, ist der Plan zu knapp. Rechnen Sie den Personalbedarf neu, bevor Sie den nächsten Abbau planen.

Nachricht zum Kopieren

Ein Vorschlag mit Datum und Stand, mit einer Wahlmöglichkeit. Wer seine freien Tage mitbestimmt, nimmt sie auch:

Überstunden abbauen mit InShift

In InShift beantragt die Person den freien Tag in der App: „New time-off request“, zum Beispiel die Art „Personal“ mit der Notiz „Überstundenabbau“. Die Teamleitung sieht den Antrag unter „Requests“ und bestätigt ihn mit „Approve“. Mit der Bestätigung wird die Person aus ihren Schichten an diesen Tagen ausgetragen. Die Schicht bleibt offen im „Planner“ stehen: Sie löschen sie, wenn der Tag mit weniger Personen auskommt, oder wählen unter „Who covers this shift?“ jemanden aus, der passt. „Copy week“ überspringt Personen mit bestätigter Abwesenheit, ein kopierter Plan setzt sie also nicht versehentlich wieder ein.

Im „Planner“ stehen unter jedem Namen die geplanten Stunden der Woche, unter „Payroll“ die Stunden nach Dienstplan und die gestempelten nebeneinander. Den Saldo über Monate führt InShift nicht als eigenes Konto, den Übertrag tragen Sie in Ihrer Tabelle weiter. Mehr auf der Seite Dienstplan-App.