Zeiterfassung und Stempeluhr

Zeiterfassung-App mit Terminal: Ihr Team stempelt per Handy oder mit PIN am Tablet

Am Eingang steht ein Tablet mit einem Code. Wer ein Smartphone hat, tippt in der InShift-App auf „Check in“ und hält die Kamera auf den Code. Wer keins hat, gibt am selben Tablet Personalnummer und PIN ein. Kommen, Pausen und Gehen erscheinen sofort in der Live-Übersicht und neben den geplanten Stunden im Dienstplan. Spezielle Hardware müssen Sie nicht kaufen: Jedes Tablet oder alte Handy mit Browser wird zum Terminal.

Kostenlos startenSo funktioniert es ↓

So funktioniert das Zeiterfassungs­system: Tablet, Handy und Code

Die Zeiterfassung in InShift besteht aus zwei Teilen. Am Arbeitsort läuft das Terminal: terminal.inshift.app, geöffnet auf einem Tablet oder einem alten Handy neben der Tür. Es zeigt den Namen des Standorts, die Uhrzeit, einen großen Code und eine einzige Schaltfläche für alle ohne Smartphone. Das Team nutzt die InShift-App für iPhone und Android, auf deren Startseite die Schaltfläche „Check in“ liegt.

Eingestempelt wird auf zwei Wegen. Mit dem Handy: App öffnen, „Check in“, Kamera auf den Code. Der Code wechselt alle 30 Sekunden: Ein Foto vom Vortag oder ein an Kollegen weitergeleiteter Code funktioniert also nicht, und die Uhrzeit der Buchung steckt im Code selbst. Ohne Handy: „Without a phone“ am Tablet, dann Personalnummer und PIN.

Gestempelt wird deshalb immer vor Ort. Von zu Hause oder unterwegs, etwa im Außendienst, lässt sich nicht stempeln. GPS-Ortung gibt es nicht und braucht es auch nicht, denn der Code existiert nur auf dem Bildschirm am Standort.

Die Zeiterfassung ist ein Modul, das der Inhaber unter „Settings“ → „Modules“ einschaltet. Dann erscheint im Admin-Panel der Bereich „Time tracking“ mit Live-Übersicht, Terminals und PINs und in der App die Schaltfläche „Check in“. Ausgeschaltet erfasst und zeigt das Modul nichts.

Die Stempeluhr in fünf Schritten einrichten

Danach ist jedes Kommen und Gehen erfasst, ohne Stundenzettel auf Papier und ohne Stechuhr an der Wand.

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    Modul einschalten

    Unter „Settings“ → „Modules“ den Schalter „Time tracking“ aktivieren. Der Bereich erscheint im Panel, die Schaltfläche „Check in“ in der App.

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    Terminal anlegen

    Unter „Time tracking“ → „Terminals“ auf „Add terminal“ klicken, Namen eingeben und Standort wählen. Das Panel zeigt einen achtstelligen „Pairing code“, der 15 Minuten gilt.

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    Tablet koppeln

    Auf dem Tablet terminal.inshift.app öffnen und den Code eingeben oder den Link aus „Copy link“ öffnen. Danach zeigt der Bildschirm Standort, Uhrzeit und Code.

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    Personalnummern und PINs

    Für alle ohne Smartphone: Personalnummern ab 1001 mit einem Klick für das ganze Team vergeben, dazu je Person eine vorläufige PIN über „Issue PIN“. Die eigene PIN legt jeder beim ersten Stempeln selbst fest.

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    Live-Übersicht öffnen

    Unter „Board“ stehen geplante und tatsächliche Zeiten nebeneinander: wer da ist, wer Pause macht, wer gegangen ist und wer fehlt.

Das Terminal

Ein Tablet an der Tür, ein großer Code auf dem Bildschirm

Das Terminal zeigt bewusst keine Namensliste und keine Fotos: Kunden sehen den Bildschirm am Eingang, und ein verlorenes Tablet soll nicht verraten, wer hier arbeitet. Zu sehen sind nur Standort, Uhrzeit, Code und eine Schaltfläche.

  • Der Code erneuert sich automatisch, ein Balken darunter zeigt, wann
  • Die Zeit im Code kommt vom Server: Eine verstellte Uhr am Handy ändert nichts
  • Der Bildschirm bleibt an, solange die Seite offen ist, auch auf einem Handy
  • Dunkelmodus für Nachtschichten; der Code bleibt weiß, damit die Kamera ihn erkennt
  • Ohne Internet zeigt das Terminal den Code weiter, nur die PIN braucht eine Verbindung
  • Bildschirmsprache Englisch, Ukrainisch oder Russisch, umschaltbar über das Globus-Symbol neben der Uhr

Ohne Smartphone

Personalnummer und PIN für alle ohne Handy

Nicht alle im Team haben ein Smartphone, und nicht alle wollen eine Arbeits-App darauf. Ein Tipp auf „Without a phone“ öffnet am Terminal „What would you like to do?“; danach fragt das Terminal Personalnummer und PIN ab und bestätigt in Grün mit Name und Uhrzeit.

  • Vier große Schaltflächen: „Clock in“, „Clock out“, „Start break“, „End break“
  • Die eigene PIN hat mindestens sechs Ziffern, und die Leitung sieht sie nie
  • Nach mehreren Fehlversuchen sperrt das Terminal für eine Weile: Fremde PINs zu erraten lohnt sich nicht
  • PIN vergessen: „New PIN“ im Panel vergibt eine neue vorläufige PIN

Schritt für Schritt

Die Bildschirme des Terminals

Große Schrift und große Tasten, auf Armlänge gut lesbar. Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.

  • „What would you like to do?“: vier Aktionen
  • „Staff number“: hier 1001
  • „Your PIN“: die Ziffern bleiben verdeckt
  • Die Bestätigung mit Name und Uhrzeit
  • Dunkelmodus für den Abend

Stempeluhr-App

Einstempeln mit dem Handy in zwei Sekunden

„Check in“ steht direkt auf der Startseite der App. Antippen, Kamera auf den Code am Tablet, und die App bestätigt die Buchung. Es wird kein Foto gespeichert, die Kamera liest nur den Code.

  • Die Schaltfläche wechselt mit der Schicht: „Check in“, dann „Start break“, „Back from break“ und „Check out“
  • „My check-ins“: jede Schicht mit Kommen, Gehen und Pausen, dazu die Summe des Monats
  • Ohne Netz wird die Buchung gespeichert und automatisch nachgesendet, mit der Uhrzeit aus dem Code
  • Doppeltes Scannen erzeugt keine doppelte Buchung

Live-Übersicht

Wer gerade da ist, auf einen Blick

Unter „Time tracking“ → „Board“ stehen Soll und Ist nebeneinander: geplant ab 08:00, eingestempelt 08:05, Pause 28 Minuten. Kacheln zeigen, wie viele Personen in welchem Status sind, ein Klick auf eine Kachel filtert die Liste. Vergangene Tage lassen sich genauso aufrufen.

  • Status: „On site“, „On break“, „Left“, „Expected“, „No check-in“, „Off schedule“
  • Vergessene Buchung von Hand nachtragen, mit Begründung
  • Vergisst jemand das Ausstempeln, schließt das System die Schicht vier Stunden nach dem geplanten Ende
  • Standortleitungen sehen nur ihre Standorte, Inhaber alle

Stunden

Gestempelte Stunden direkt neben den geplanten

In „Payroll“ steht die Spalte „Checked in“ neben „Scheduled“: geplante und erfasste Stunden des Monats je Person und für das ganze Team. Der Lohn wird aus dem Dienstplan berechnet; Abweichungen sehen Sie sofort und entscheiden selbst, ob Sie die Schicht im Plan anpassen.

  • Erfasste Stunden vom Kommen bis zum Gehen, abzüglich Pausen
  • Buchungen ohne geplante Schicht erscheinen ebenfalls in der Spalte
  • Beide Spalten im Ausdruck, in „Export to Excel“ und im Export für DATEV, für Ihr Steuer- oder Lohnbüro
  • Jeder sieht die eigenen Zeiten in der App unter „My check-ins“

Im Panel

Terminals, PINs und das Modul

Alles zur Zeiterfassung verwalten Sie im Admin-Panel.

  • „Terminals“: je Standort, mit Verbindungsstatus
  • „Without a phone“: Personalnummern und PINs
  • „Modules“: Zeiterfassung mit einem Schalter aktivieren

Tablet-Terminal oder klassische Stempeluhr

Stempeluhren mit Chip oder Karte gibt es seit Jahrzehnten. Der Unterschied liegt in den Kosten und darin, wo die Zeiten landen.

Gerät

InShift auf dem Tablet
Jedes Tablet oder Handy mit Browser, auch ein vorhandenes
Stempeluhr mit Chip oder Karte
Ein eigenes Gerät je Standort, dazu Montage

Einrichtung

InShift auf dem Tablet
Code aus dem Panel, etwa eine Minute
Stempeluhr mit Chip oder Karte
Einrichtung am Gerät, oft durch den Anbieter

Stempeln

InShift auf dem Tablet
Code mit der App scannen oder PIN eingeben
Stempeluhr mit Chip oder Karte
Chip, Karte oder Fingerabdruck

Wohin die Zeiten gehen

InShift auf dem Tablet
Direkt in Dienstplan, Live-Übersicht und Lohnliste desselben Systems
Stempeluhr mit Chip oder Karte
In eine separate Software, die mit dem Plan abgeglichen werden muss

Kosten

InShift auf dem Tablet
Im Tarif Basic enthalten, ohne Gebühr je Terminal
Stempeluhr mit Chip oder Karte
Gerät plus Softwarelizenz

Häufige Fragen

Gibt es die Zeiterfassung-App für iPhone und Android?▾

Ja, die InShift-App steht im App Store und bei Google Play. Auf der Startseite liegt die Schaltfläche „Check in“, die im Lauf der Schicht zu „Start break“, „Back from break“ und „Check out“ wird. Gestempelt wird mit einem Scan des Codes am Tablet, also immer am Arbeitsort.

Brauche ich ein eigenes Gerät als Terminal?▾

Nein. Jedes Tablet oder Handy mit Browser genügt: ein iPad, ein Android-Tablet, das alte Handy der Filialleitung. Auf dem Gerät bleibt terminal.inshift.app geöffnet, die Seite hält den Bildschirm automatisch eingeschaltet.

Kann man von zu Hause oder unterwegs stempeln?▾

Nein. Der Code existiert nur auf dem Bildschirm des Terminals und wechselt alle 30 Sekunden, ein abgelaufener Code wird abgelehnt. Jedes Terminal ist einem Standort zugeordnet, und dort wird die Buchung erfasst. Für Teams im Außendienst ohne festen Arbeitsort ist InShift deshalb weniger geeignet.

Was ist mit Mitarbeitern ohne Smartphone?▾

Sie tippen am Terminal auf „Without a phone“ und geben ihre Personalnummer und PIN ein. Die Leitung vergibt die Nummern mit einem Klick für das ganze Team und für jede Person eine vorläufige PIN; die eigene PIN legt jeder beim ersten Stempeln selbst fest.

Funktioniert die Zeiterfassung ohne Internet?▾

Das Terminal zeigt den Code auch offline weiter, und eine Buchung per Handy wartet in der App, bis wieder eine Verbindung besteht, mit der Uhrzeit aus dem Code. Für die PIN braucht das Terminal eine Verbindung, weil sie auf dem Server geprüft wird.

Was kostet die Zeiterfassung?▾

Die Zeiterfassung ist ein Modul im Tarif Basic und derzeit ohne Aufpreis; Sie schalten es unter „Settings“ → „Modules“ ein. Die Zahl der Terminals ist unbegrenzt, sie kosten nichts extra. Basic wird pro aktiver Person im Monat abgerechnet, in Paketen à 5; die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Wird der Lohn aus den gestempelten Zeiten berechnet?▾

Der Lohn kommt aus dem Dienstplan. Die gestempelten Stunden stehen in der Lohnliste in der eigenen Spalte „Checked in“ daneben. Hat jemand tatsächlich länger oder kürzer gearbeitet, ändern Sie die Schicht im Planer, und der Lohn wird neu berechnet.

Was passiert, wenn jemand vergisst auszustempeln?▾

Die Schicht bleibt offen, und vier Stunden nach ihrem geplanten Ende schließt das System sie. Die Live-Übersicht zeigt, dass das Ausstempeln automatisch erfolgt ist, und die Leitung kann die Zeit mit Begründung korrigieren.

Ihre Stempeluhr in einer Minute eingerichtet

Konto anlegen, „Time tracking“ einschalten, terminal.inshift.app auf einem Tablet öffnen. Vom ersten Tag an sind alle Funktionen freigeschaltet.

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