Учёт времени без отдельного оборудования

Планшет как терминал учёта времени: отметка прихода по коду с экрана

Любой планшет у входа становится терминалом InShift: сотрудник наводит камеру приложения на код с экрана, и приход засчитан. Кто без телефона, вводит табельный номер и PIN на том же экране. Руководитель видит на табло, кто на месте, а часы по отметкам стоят в зарплате рядом с графиком.

Начать бесплатноКак это работает ↓

Что такое терминал InShift

Терминал это страница terminal.inshift.app, открытая на планшете или старом телефоне у входа на точку. Покупать отдельное устройство для учёта рабочего времени не нужно: подходит любой планшет с браузером, iPad или Android, и даже телефон руководителя. Экран не гаснет, пока страница открыта, а подключение занимает одну минуту: код из админ-панели вводится на устройстве, и терминал привязан к своей точке.

Отметка прихода, ухода и перерыва делается двумя способами. С телефоном: человек открывает приложение InShift, нажимает «Отметить приход» и наводит камеру на код с экрана. Код живёт 30 секунд, поэтому сфотографировать его заранее или отметиться из дома не выйдет. Без телефона: кнопка «Без телефона» на терминале, табельный номер и PIN, который знает только сам человек.

Учёт времени это модуль: владелец включает его в «Настройки» → «Модули», и в панели появляется раздел «Учёт времени» с табло, терминалами и PIN-кодами, а в приложении команды кнопка «Отметка». Зарплата при этом по-прежнему считается по графику, а часы по отметкам показываются рядом для сверки: вердикт об опоздании выносит руководитель, а не программа.

Как это работает: от включения до отметки

Пять шагов, и точка ведёт учёт прихода и ухода без бумажного журнала.

  1. 1

    Включить модуль

    Владелец открывает «Настройки» → «Модули» и включает «Учёт времени». Раздел появляется в панели, кнопка «Отметка» в приложении команды.

  2. 2

    Добавить терминал

    В «Учёт времени» → «Терминалы» кнопка «Добавить терминал»: название, локация. Панель выдаёт восьмизначный код подключения, который действует 15 минут.

  3. 3

    Подключить планшет

    На планшете открыть terminal.inshift.app и ввести код или перейти по присланной ссылке. На экране появляются название точки, часы и код.

  4. 4

    Команда отмечается

    С телефоном: «Отметить приход» и камера на код. Без телефона: «Без телефона», табельный номер и PIN. Так же уход и перерыв.

  5. 5

    Руководитель смотрит табло

    На табло план и факт рядом: кто на месте, кто на перерыве, кто ушёл, кто не отметился. Часы по отметкам стоят в ведомости зарплаты.

Экран терминала

Код на весь экран и больше ничего

На терминале намеренно нет ни списка людей, ни имён, ни фотографий: экран у входа видят посетители, а потерянный планшет не должен выдать состав команды. Только название точки, часы, код и кнопка «Без телефона».

  • Код обновляется сам, полоска под ним показывает, когда сменится: сфотографировать его заранее не выйдет
  • Время в коде берётся с сервера: отметка засчитывается тем моментом, когда человек стоял перед экраном
  • Экран не гаснет, пока страница открыта, даже на телефоне
  • Тёмная тема для ночных смен одним касанием, код остаётся белым, чтобы камера читала его уверенно
  • Язык экрана русский, украинский или английский: терминал берёт язык из ссылки подключения или устройства, а кнопка рядом с часами меняет его
  • Без интернета код работает дальше, недоступна только отметка по PIN
Как поставить терминал

Без телефона

Табельный номер и PIN для тех, кто без смартфона

Не у каждого человека в команде есть смартфон, и не каждый хочет ставить рабочее приложение. На терминале кнопка «Без телефона» открывает экран «Что отмечаем?», дальше табельный номер, PIN, и ответ «Принято, доброго дня» с именем и временем.

  • Табельные номера панель раздаёт всей команде одним нажатием, начиная с 1001
  • Руководитель выдаёт временный PIN, а при первой отметке человек придумывает свой: его не видит никто
  • Большие кнопки «Приход», «Уход», «На перерыв», «С перерыва» под палец
  • После нескольких неудачных попыток терминал делает паузу: перебрать чужой PIN не выйдет
Табельные номера и PIN в панели

Шаг за шагом

Экраны терминала

От кода до подтверждения: каждый экран крупным шрифтом, чтобы читался с расстояния и нажимался пальцем без промахов. Кадры увеличиваются по клику.

  • «Что отмечаем?»: четыре действия
  • «Табельный номер»: его выдал руководитель
  • «Ваш PIN»: цифры скрыты
  • «Принято, доброго дня»: имя и время
  • Тёмная тема для вечерних смен

С телефона

Отметка камерой за две секунды

В приложении на «Главная» кнопка «Отметка». Человек нажимает «Отметить приход», наводит камеру на код с планшета, и на экране «Приход засчитан». Снимок никуда не сохраняется: камера нужна только чтобы прочитать код.

  • Кнопки меняются по состоянию: «Отметить приход», потом «На перерыв» и «Отметить уход»
  • «Мои отметки»: каждая смена со временем прихода, ухода и перерывом, итог месяца
  • Без интернета отметка ждёт в очереди и отправляется сама, время берётся из кода
  • Двойное сканирование не создаёт второй отметки
Как отметиться на смене

Табло

Кто на месте прямо сейчас

В панели «Учёт времени» → «Табло» план и факт рядом: по графику с 08:00, отметился в 08:05, перерыв 28 минут. Шесть плиток считают людей по состояниям, нажатие на плитку сужает список. Каждый день можно открыть задним числом.

  • Состояния «На месте», «На перерыве», «Ушёл», «Ожидается», «Не отметился», «Без графика»
  • Забытую отметку руководитель вносит вручную с причиной, ошибочную исправляет карандашом
  • Незакрытый уход система закрывает сама через четыре часа после конца смены
  • Руководитель точки видит только свои локации, владелец всю сеть
Как читать табло

В панели

Терминалы, PIN и модуль

Всё управление учётом времени живёт в админ-панели: список терминалов по точкам с состоянием связи, табельные номера и PIN команды, переключатель модуля.

  • «Терминалы»: по одному на точку, состояние связи
  • «Без телефона»: табельные номера и PIN
  • «Модули»: учёт времени включается одним переключателем

Зарплата

Часы по отметкам рядом с графиком

В ведомости «Зарплата» → «Начисления» рядом со столбцом «По графику» стоит «По отметкам»: план и факт за месяц по каждому человеку и по всей команде. Деньги считаются по графику, а расхождение руководитель видит и решает сам: поправить смену в планировщике или отметку на табло.

  • Час по отметкам это время от прихода до ухода минус перерыв
  • Выходы без смены в графике тоже попадают в столбец
  • Печать ведомости и «Экспорт в Excel» берут оба столбца
  • Человек видит свои часы в приложении в «Мои отметки»
Отработанные часы за период

Почему терминалу можно верить

Учёт времени держится на нескольких правилах, и каждое из них закрывает знакомую дыру бумажного журнала.

Код живёт 30 секунд

Сфотографировать код заранее, переслать коллеге или отметиться из дома не выйдет: старый код не принимается.

Терминал привязан к точке

Отметка засчитывается на той локации, где стоит планшет. На каждую точку свой терминал в списке.

Время из кода, не из телефона

Момент отметки зашит в сам код, поэтому переведённые часы телефона или очередь без сети ничего не меняют.

PIN знает только человек

Временный PIN руководитель видит один раз при выдаче. Свой PIN, который человек придумал на терминале, не видит никто.

Забытые уходы закрываются сами

Через четыре часа после конца смены по графику система закрывает смену, а руководитель видит, что уход проставила она.

Вердиктов нет

Табло показывает «по плану с 09:00, отметился в 09:07». Опоздание это или нет, решает руководитель, зная обстоятельства.

Где стоит планшет

Везде, где команда работает посменно и руководитель не всегда рядом.

Кофейня и ресторан

Планшет за стойкой или у входа для персонала. Бариста и официанты отмечаются приложением, кухня без телефонов по PIN.

Магазин

Терминал в подсобке. Продавцы приходят на разные смены, а владелец видит на табло, открылась ли точка вовремя.

Склад и производство

Планшет на проходной. Табельные номера и PIN для тех, кому телефон на смене не нужен.

Охрана

Посты на разных объектах, на каждом свой терминал. Руководитель видит всю сеть с одного табло.

Клининг и сервис

Старый телефон руководителя на объекте вместо журнала. Часы по отметкам идут в ведомость.

Сеть точек

Один терминал на точку, одно табло на сеть с фильтром по локации. Руководитель точки видит только своих.

Планшет с InShift и отдельный терминал

Аппаратные терминалы учёта времени существуют давно. Разница в том, сколько это стоит и куда попадают данные.

Оборудование

Планшет с InShift
Любой планшет или телефон с браузером, в том числе уже имеющийся
Отдельный аппаратный терминал
Отдельное устройство на каждую точку, монтаж

Подключение

Планшет с InShift
Код из панели, одна минута
Отдельный аппаратный терминал
Настройка устройства, часто силами поставщика

Способ отметки

Планшет с InShift
Камера приложения на код или PIN на экране
Отдельный аппаратный терминал
Карта, брелок или отпечаток

Куда идут данные

Планшет с InShift
В тот же график, табло и зарплату, без выгрузок
Отдельный аппаратный терминал
В отдельную программу, откуда их нужно сверять с графиком

Обновление

Планшет с InShift
Само, как любая страница
Отдельный аппаратный терминал
Прошивка устройства

Цена

Планшет с InShift
Входит в базовый тариф, терминалы и планшет без отдельной платы
Отдельный аппаратный терминал
Устройство плюс лицензия на программу

Научиться за один вечер

Центр помощи с пошаговыми статьями и кадрами каждого экрана. Те же статьи открываются в панели по значку «?».

Включить учёт времени и поставить терминал →

Модуль, терминал, код подключения, табельные номера и PIN.

Табло: кто сейчас на месте →

Состояния, ручные отметки, забытые уходы.

Отметиться на смене →

Камера на код, перерыв, уход, PIN без телефона.

Отработанные часы за период →

Столбец «По отметкам» в ведомости зарплаты.

Модули: включить и выключить →

Что происходит с данными, когда модуль выключают.

Роли и права →

Право «Управлять учётом времени» и границы локаций.

Частые вопросы

Нужно ли отдельное устройство для терминала?▾

Нет. Подойдёт любой планшет или телефон с браузером: iPad, Android-планшет, старый телефон руководителя. Главное, чтобы страница terminal.inshift.app оставалась открытой. Экран она держит включённым сама.

Сколько стоит терминал?▾

Терминал входит в модуль «Учёт времени», а модуль входит в базовый тариф без доплат: платят только за людей. Количество терминалов не ограничено, за сам планшет платить не нужно. Цена базового на странице «Цены».

Можно ли отметиться издалека, не на точке?▾

Нет. Код есть только на экране терминала и меняется каждые 30 секунд, старый не принимается. Терминал привязан к локации, и отметка засчитывается именно на ней.

Что делать тем, у кого нет смартфона?▾

На терминале кнопка «Без телефона»: табельный номер, который выдал руководитель, и PIN. Руководитель раздаёт номера всей команде одним нажатием и выдаёт временный PIN, а при первой отметке человек придумывает свой. Забытый PIN заменяется новым временным.

Работает ли без интернета?▾

Код на терминале показывается и без сети, а отметка с телефона становится в очередь и отправляется сама, как только появится связь: время засчитывается то, что было в коде. Отметка по PIN требует сети, потому что PIN сверяется на сервере.

Что будет, если человек забыл отметить уход?▾

Смена остаётся открытой, а через четыре часа после конца смены по графику система закрывает её сама. На табло видно, что уход проставила система, и руководитель при необходимости исправляет время вручную с причиной.

Считается ли зарплата по отметкам?▾

Деньги считаются по графику. Часы по отметкам показываются в ведомости отдельным столбцом «По отметкам» для сверки. Если человек действительно работал иначе, руководитель правит смену в планировщике, и сумма пересчитывается.

Что видит посетитель на экране планшета?▾

Только название точки, часы, код и кнопку «Без телефона». Списка людей, имён и фотографий на терминале нет намеренно, а потерянный планшет руководитель выключает в панели одной кнопкой: код на нём перестаёт работать.

Поставьте терминал на свою точку за одну минуту

Зарегистрируйте организацию, включите «Учёт времени» и откройте terminal.inshift.app на планшете. Все разделы открыты сразу.

Создать аккаунт