Руководство и платформа

График смен: какие бывают, как составить и где вести онлайн

График смен показывает, кто из команды, в какой день и в какие часы работает. Составить его можно за четыре шага: посчитать, сколько людей нужно каждый час, выбрать тип 2/2, 3/3, 5/2 или сутки через трое, расставить людей и опубликовать. Начать можно с конструктора в браузере, а в InShift команда видит график в приложении.

Начать бесплатноТипы графиков ↓

Что такое график смен

График смен это расписание работы команды: кто, в какой день и в какие часы выходит. Он нужен там, где работа длится дольше одного рабочего дня или идёт круглосуточно: кофейни, рестораны, магазины, отели, аптеки, склады, производства, охрана, колл-центры.

Офисная неделя 5/2 с 9:00 до 18:00 в таких командах встречается редко. Вместо неё два дня через два по 12 часов, три через три по 8, сутки через трое или ночная ротация. У каждого варианта свои последствия: длительность смены, доплата за ночные часы, учёт переработок за период.

Пока в команде трое или пятеро, график живёт в таблице Excel, в бумажном журнале или в групповом чате. С десяти человек и двух точек начинаются потерянные замены, смены, о которых человек не узнал, и переработки, которые замечают только в конце месяца. Ниже руководство по типам и расчётам, а дальше то, как график ведётся в InShift.

Где составить график смен

Чтобы распечатать график или отправить его файлом, составьте неделю в конструкторе: смены ставятся кликом, файл открывается в Excel. Чтобы каждый видел свои смены в телефоне, команда устанавливает приложение InShift из App Store или Google Play.

График смен онлайн →

Конструктор на неделю в браузере без регистрации: смены кликом, часы и сумма по ставке, файл для Excel и печать.

Приложение для iPhone и Android →

Свои смены сразу после публикации, push о каждом изменении графика, замены и запросы в телефоне.

Какие бывают типы графика смен

Основные варианты в украинском бизнесе. Каждая страница это калькулятор часов за месяц и объяснение, кому подходит.

График 2/2 →

Два дня работы, два отдыха. Кофейни, магазины, АЗС. Смены по 10–12 часов.

График 3/3 →

Три дня через три. Длиннее серии выходных, подходит отелям и производствам.

График 5/2 →

Пятидневка по 8 часов. Офисы, магазины в будни, салоны.

Сутки через трое →

24 часа на смене, трое суток дома. Охрана, спасатели, медперсонал.

Вахта 15/15 →

Пятнадцать дней на объекте, пятнадцать дома. Стройка, добыча, логистика.

Ночные часы →

Сколько часов смены приходится на 22:00–06:00 и какая за них доплата.

Как составить график смен: четыре шага

Порядок одинаковый для кофейни на пять человек и для сети на десять точек. Подробно с примерами на странице «Как составить график смен».

  1. 1

    Посчитать покрытие

    Сколько людей нужно в каждый час дня. Пики в кофейне в 8:00 и 18:00, в ресторане обед и ужин. Часы работы за день, умноженные на людей в смене, дают потребность в часах на неделю.

  2. 2

    Выбрать тип графика

    Точка работает круглосуточно: 2/2 или 3/3. С 8:00 до 22:00: две смены по 7 часов или 2/2 по 12. Восемь-десять часов в день: 5/2. Охрана и посты: сутки через трое.

  3. 3

    Расставить людей

    Каждой смене свой исполнитель. Учесть отпуска, больничные, пожелания и недельную норму часов: кто превышает, тот либо отдыхает, либо получает доплату.

  4. 4

    Опубликовать и держать актуальным

    Команда должна видеть график у себя в телефоне, а изменения и замены фиксироваться там же. В конце периода из графика выходят часы, ночные и сумма к выплате.

В панели

График смен в InShift: типы смен, ячейка, публикация

Руководитель один раз задаёт типы смен локации, например «Morning 08:00–16:00» и «Evening 13:00–21:00», а дальше нажимает на пустую ячейку и выбирает тип из меню. Черновик видит только панель, команда получает график после кнопки «Опубликовать». Кадр из демо-организации.

  • Неделя, месяц, год и список, несколько локаций на одном экране
  • Часы каждого за неделю рядом с именем ещё до публикации
  • Конфликт времени подсвечивается сразу, если человек уже стоит в другой смене
  • «Скопировать прошлую неделю» для команд, у которых неделя похожа на предыдущую
  • «Свободная смена» без исполнителя: желающие из команды подают заявки сами
Подробно о планировании графика

В телефоне

Команда видит график в приложении

После публикации каждый человек сразу видит свои смены в приложении InShift на iPhone или Android, а телефон получает push о каждом изменении графика. Замену с коллегой человек просит с того же экрана, руководитель одобряет одним нажатием.

  • Календарь месяца со своими сменами, день со временем и локацией, «Кто ещё работает»
  • Напоминание перед сменой и push, как только график изменился
  • «Попросить замену», «Свободные» и запрос на отпуск без звонков
  • График в календаре телефона по одной ссылке
Подробно о приложении команды

Где ломается график в таблице и чате

Шесть ситуаций, которые повторяются в каждой команде от десяти человек.

Две версии файла

Владелец правил график вечером дома, руководитель точки утром на месте. Кто-то работает по старому файлу, и смена оказывается без человека.

Ночные считаются вручную

Смена сдвинулась на полчаса, и доплату за ночные нужно пересчитывать за весь месяц по каждой строке.

Замена теряется в чате

«Кто выйдет за Олю?» собирает двадцать сообщений, а кто в итоге вышел, руководитель узнаёт утром.

Переработки видны в конце месяца

Человек отработал 210 часов вместо 176, и половина из них в двойном размере. В таблице этого не было видно до последнего дня.

Человек не увидел график

Файл переслали в группу, сообщение утонуло среди других, и человек не вышел на смену, о которой не знал.

Новичок не знает, куда смотреть

Лист на двери, фото листа в чате и правки голосом. Новому человеку негде увидеть свой график целиком.

Нормы часов, которые стоит держать в голове

Нормальная продолжительность рабочего времени в Украине составляет 40 часов в неделю. Длительность отдельной смены закон жёстко не задаёт: 8, 10 и 12 часов это распространённая практика, а более длинные смены, в том числе суточные, применяют в охране, медицине и спасательных службах по отраслевым правилам и коллективному договору.

Ночным считается время с 22:00 до 06:00. Каждый ночной час оплачивается в повышенном размере, не менее чем на 20% выше тарифной ставки, а коллективный договор может установить больше. Беременным и несовершеннолетним работать ночью запрещено.

В сменных графиках обычно применяют суммированный учёт рабочего времени: часы считают не за неделю, а за учётный период, месяц, квартал или год. Всё, что сверх нормы периода, это сверхурочная работа с оплатой в двойном размере, и за год на человека её должно быть не больше 120 часов.

В InShift эти правила задаются один раз для организации. Ночные часы и их процент стоят на вкладке «Надбавки» в разделе «Зарплата», вместе с множителем «Работа в праздник» и доплатой за часы сверх дневной нормы. Часы каждого за неделю видны в планировщике рядом с именем, поэтому перегрузка заметна ещё до публикации.

График смен по отраслям

Страницы с типичными сменами, пиками и примерами графика для конкретного бизнеса.

Для кофейни →

Бариста и кассиры, 2/2 по 12 часов, пики в 8:00 и 18:00.

Для ресторана →

Кухня, зал и бар, два пика: обед и ужин.

Для магазина →

Кассиры и продавцы, две смены с 10:00 до 22:00.

Для отеля →

Ресепшн 24/7, горничные, три смены по 8 часов.

Для охраны →

Сутки через трое, несколько объектов, ночные часы.

Для аптеки →

Двенадцатичасовые смены с ночными, два провизора.

Связанные страницы

Как составить график смен →

Пошагово с формулой покрытия и примерами для кофейни и ресторана.

Программа для графика смен →

Что входит в InShift: панель руководителя, приложение команды, терминал и помощник.

Планирование графика →

Типы смен, копирование недели, свободные смены и публикация на кадрах панели.

Табель учёта рабочего времени →

Форма П-5 и готовые часы из графика.

Программа учёта рабочего времени →

Отметки прихода на планшете и часы по отметкам рядом с плановыми.

Зарплата по сменам →

Ставка, ночные и праздничные надбавки, ведомость и выплаты из графика.

Частые вопросы

Что делать, если людей не хватает, чтобы закрыть все смены?▾

Посчитать потребность: часы работы точки за день, умноженные на количество людей в смене и на семь дней, разделить на недельную норму одного человека. Если результат больше команды, нужен ещё человек или полставки, либо более короткий рабочий день точки. В InShift на такую дыру ставится «Свободная смена», и желающие из команды берут её сами.

Можно ли вести график смен в Excel?▾

До пяти человек на одной точке таблицы хватает. От десяти человек или от двух точек появляются две версии файла, замены в чате и переработки, которые замечают в конце месяца. Тогда нужна программа, в которой график один, команда видит его в телефоне, а часы считаются сами.

Какая длительность смены нормальная: 8, 12 или 24 часа?▾

Норма рабочего времени в Украине 40 часов в неделю, а длительность отдельной смены закон жёстко не ограничивает. Смены по 8 и 12 часов это распространённая практика без дополнительных согласований. Суточные смены применяют в охране, медицине и спасательных службах по отраслевым правилам и коллективному договору. Перерыв на отдых и питание длится не менее 30 минут и в рабочее время не входит.

Нужно ли оплачивать ночные часы отдельно?▾

Да. Работа с 22:00 до 06:00 оплачивается в повышенном размере, не менее чем на 20% выше тарифной ставки. Коллективный договор может установить больше, например 30% или 50%. В InShift интервал ночных часов и процент задаются на вкладке «Надбавки», и ночные каждой смены считаются сами.

Как считать переработки в сменном графике?▾

Через суммированный учёт за учётный период, чаще всего за месяц или год. Норма периода это 40-часовые недели минус праздники и сокращённые предпраздничные дни, точное количество часов на год ежегодно публикует Минэкономики. Всё, что сверх нормы, это сверхурочная работа в двойном размере, и за год её должно быть не больше 120 часов на человека.

Чем InShift отличается от таблицы или бумажного журнала?▾

График один для всех: руководитель составляет его в панели, команда видит в приложении после публикации и получает push. Замены и запросы на отпуск проходят в приложении и одобряются одним нажатием. Часы, ночные и праздничные считаются из графика, а ведомость в разделе «Зарплата» показывает начисленное, выплаченное и долг по каждому. Несколько точек ведутся из одной панели.

Сколько стоит InShift?▾

Начать можно бесплатно со всей командой. Дальше подписка; приложение команды входит в неё, отдельно за него никто не платит.

Составьте первый график сегодня

Начать можно бесплатно со всей командой. Локация, типы смен и первая неделя занимают один вечер.

Начать бесплатно