Для кофейни

График смен для кофейни: бариста, пики и замены с телефона

Кофейня живёт двумя пиками, и график должен ставить людей именно на них. В InShift типы смен «Утро», «Перекрытие» и «Вечер» задаются один раз, неделя копируется кнопкой, а бариста видит свои смены в приложении и меняется с коллегой без звонка руководителю.

Начать бесплатноКак это выглядит ↓

Сколько бариста нужно и в какие часы

Кофейня с 07:00 до 23:00 открыта 16 часов, и всё это время в зале должны быть двое: один на кофемашине, второй на кассе и выдаче. В пик с 08:00 до 10:00 и с 17:00 до 20:00 нужен третий, иначе очередь выходит за дверь. Счёт простой: 16 часов × 2 человека × 7 дней дают 224 человеко-часа в неделю, при норме 40 часов это 5,6 ставки. Добавьте пиковые часы и одного человека в резерв на отпуска и больничные, и команда кофейни на одну точку это 7 человек.

Тип графика зависит от того, сколько часов открыта точка. Для 12 и более часов в день обычно берут 2/2 по 12 часов: бариста выходит два дня подряд и два отдыхает, зал закрыт тремя-четырьмя людьми. Для булочной, которая закрывается в 19:00, удобнее пятидневка 5/2 по 8 часов. Утренняя смена начинается за полчаса до открытия, потому что кофемашину нужно прогреть и принять выпечку, вечерняя заканчивается после закрытия кассы, и эти полчаса должны стоять в типе смены, иначе их никто не оплатит.

Ломается график кофейни всегда одинаково. Бариста, который должен был открывать, пишет в 06:40, что не выйдет. Руководитель обзванивает команду, кто-то соглашается, в таблице на стене ничего не меняется, и вечером выясняется, что на вечернюю смену теперь не хватает человека. В конце месяца часы собирают с фото графика, и бариста спорит, было у него 14 смен или 15. Ниже показано, как этот же день выглядит в InShift.

В планировщике

Три типа смен и неделя, которая копируется

Типы смен задаются для локации один раз: название, время, дни недели, цвет, цена смены, если она фиксированная. Для кофейни это «Утро 06:30–14:30», «Перекрытие 11:00–19:00» и «Вечер 15:00–23:30». Дальше руководитель нажимает на пустую ячейку и выбирает тип из меню, а часы каждого за неделю стоят рядом с именем ещё до публикации. Кадр из демо-организации.

  • У типа смены может быть своё время на каждый день недели: в субботу «Утро» открывается позже
  • «Скопировать прошлую неделю», когда неделя такая же, как предыдущая
  • Конфликт времени у одного человека подсвечивается сразу
  • Кнопка «Опубликовать» отдаёт график команде, до неё черновик видит только панель
Планирование графика на кадрах

Пример графика кофейни на день

Точка 07:00–23:00, двое в зале постоянно, третий человек на два пика. В планировщике это три типа смен локации, строки ниже это один день недели.

06:30–14:30 · Старший бариста

Открытие, прогрев кофемашины, приём выпечки

07:00–15:00 · Кассир

Касса и выдача на утреннем пике

11:00–19:00 · Бариста

Перекрытие обоих пиков

15:00–23:30 · Бариста

Вечерний пик и закрытие

15:00–23:00 · Кассир

Касса до закрытия, уборка зала

На неделю этот день повторяется с ротацией 2/2 между двумя составами: 16 часов × 2 человека × 7 дней = 224 человеко-часа, или 5,6 ставки по 40 часов, плюс человек в резерв.

В приложении бариста

Замена между бариста без звонка руководителю

Бариста, который не может выйти, открывает свою смену в приложении и нажимает «Попросить замену». Коллега видит предложение на вкладке «Доступные замены» и нажимает «Взять смену», руководитель одобряет одним нажатием с телефона, и обе строки графика обновляются сами. Правило замен ваше: «Только коллега», «Коллега + менеджер» или «Только менеджер».

  • «Кто ещё работает» на каждый день: с кем выходишь на смену
  • Push перед сменой и о каждой правке графика, «Тихие часы» задаёт сам человек
  • Свои часы и начисления на вкладке «Статистика»
  • Вход по 6-значному коду от руководителя: человек указывает почту и пароль и попадает в свою карточку
Замены и запросы на кадрах

Зарплата

Ставка за час и процент от кассы Poster в одной ведомости

В кофейне бариста часто получает ставку плюс процент от личных продаж. Если касса на Poster, InShift подключается кнопкой «Подключить через Poster»: продажи за закрытые кассовые смены подтягиваются сами, кассиры привязываются к людям, а процент задаётся правилом на вкладке «Надбавки» и ложится в начисления рядом со ставкой.

  • Режим «ставка или процент, что больше» для тихих дней
  • «Ночные часы» с доплатой, если закрываетесь после 22:00
  • Колонки «По графику» и «По отметкам» прихода рядом в ведомости
  • «Экспорт в Excel» для бухгалтерии и «Закрыть период», когда всё выплачено
Зарплата по сменам на кадрах

Как запустить график кофейни за один вечер

Порядок одинаковый для одной точки и для сети на пять кофеен.

  1. 1

    Регистрация

    Email и пароль или вход через Google, организация создаётся сразу со всеми разделами.

  2. 2

    Локация и типы смен

    Название точки и три типа смен: «Утро», «Перекрытие», «Вечер» со временем и днями недели. Вторая кофейня добавляется отдельной локацией.

  3. 3

    Команда и должности

    «Добавить нескольких»: список имён вставляется из Excel или заметок, должности «Бариста», «Старший бариста», «Кассир» в отделе «Зал». Дальше «Пригласить команду»: QR-код и код для каждого.

  4. 4

    Первая неделя и публикация

    Смены ставятся из меню ячейки, кнопка «Опубликовать» отдаёт график команде. Следующая неделя это «Скопировать прошлую неделю» и правка отличий.

Похожие страницы и инструменты

Ресторан →

Зал, кухня, бар и администратор в одном графике.

Бар →

Вечерние, ночные и усиление на выходные.

Отель →

Ресепшн, горничные, ресторан и покрытие 24/7.

Калькулятор графика 2/2 →

Рабочие дни, часы и ночные за месяц для одного бариста, без регистрации.

Как составить график смен →

Формула покрытия, выбор типа графика и примеры для кофейни и ресторана.

Конструктор графика онлайн →

Неделя кофейни в браузере без регистрации, с печатью и Excel.

Частые вопросы

Сколько бариста нужно для кофейни с 08:00 до 22:00?▾

Часы работы в день, умноженные на людей в зале одновременно и на семь дней, разделить на недельную норму: 14 × 2 × 7 / 40 = 4,9. Округляем до пяти ставок и добавляем одного человека в резерв на больничные и отпуска, итого шесть. Если в пики нужен третий, добавьте ещё одну ставку на «Перекрытие».

Какой график лучше для кофейни: 2/2 или 5/2?▾

Для точки, открытой 10 и более часов в день, обычно 2/2 по 12 часов: два состава сменяют друг друга, и каждый день закрыт одними и теми же людьми. Для булочной или точки без вечерней смены удобнее пятидневка 5/2 по 8 часов. В InShift это просто разные типы смен одной локации, и их можно сочетать.

Как поставить смену, которая начинается до открытия?▾

Временем типа смены: «Утро 06:30–14:30» начинается за полчаса до открытия в 07:00, и эти полчаса считаются в оплачиваемые. Для разового случая, например инвентаризации после закрытия, есть «Своя смена» с произвольным временем на конкретную дату.

А если оплата бариста зависит от выручки?▾

Процент от личных продаж считается, если подключена касса Poster: продажи за закрытые кассовые смены подтягиваются сами, и процент ложится в начисления рядом со ставкой, есть режим «ставка или процент, что больше». Без Poster InShift считает часы по ставке, а выручку вы ведёте отдельно.

Подходит ли для двух или трёх кофеен?▾

Да. Каждая точка это отдельная локация со своими типами смен и своим руководителем, который видит только её. Владелец открывает «Все локации вместе» и видит все точки на одном экране. Бариста может стоять в графике двух кофеен, конфликт времени подсвечивается сразу.

Видят ли бариста графики коллег?▾

Да, в приложении на каждый день есть «Кто ещё работает»: имена и время смен коллег. Ставки и начисления видит только сам человек на вкладке «Статистика» и руководитель с правом на раздел «Зарплата».

Начните бесплатно для всей кофейни

Три типа смен, команда и первая неделя занимают один вечер, а бариста видят график в приложении в тот же день.

Начать бесплатно