Для кав'ярні

Графік змін для кав'ярні: бариста, піки й заміни з телефона

Кав'ярня живе двома піками, і графік має ставити людей саме на них. В InShift типи змін «Ранок», «Перекриття» і «Вечір» задаються один раз, тиждень копіюється кнопкою, а бариста бачить свої зміни в застосунку й міняється з колегою без дзвінка керівнику.

Почати безкоштовноЯк це виглядає ↓

Скільки бариста потрібно і в які години

Кав'ярня з 07:00 до 23:00 відкрита 16 годин, і весь цей час у залі мають бути двоє: один на кавомашині, другий на касі й видачі. У пік з 08:00 до 10:00 і з 17:00 до 20:00 потрібен третій, інакше черга виходить за двері. Рахунок простий: 16 годин × 2 людини × 7 днів дає 224 людино-години на тиждень, при нормі 40 годин це 5,6 ставки. Додайте пікові години й одну людину в резерв на відпустки й лікарняні, і команда кав'ярні на одну точку це 7 людей.

Тип графіка залежить від того, скільки годин відкрита точка. Для 12 і більше годин на день зазвичай беруть 2/2 по 12 годин: бариста виходить два дні поспіль і два відпочиває, зал закритий трьома-чотирма людьми. Для булочної, яка зачиняється о 19:00, зручніша п'ятиденка 5/2 по 8 годин. Ранкова зміна починається за пів години до відкриття, бо кавомашину треба прогріти й прийняти випічку, вечірня закінчується після закриття каси, і ці пів години мають стояти в типі зміни, інакше їх ніхто не оплатить.

Ламається графік кав'ярні завжди однаково. Бариста, який мав відкривати, пише о 06:40, що не вийде. Керівник обдзвонює команду, хтось погоджується, у таблиці на стіні нічого не змінюється, і ввечері з'ясовується, що на вечірню зміну тепер не вистачає людини. У кінці місяця години збирають із фото графіка, і бариста сперечається, чи було в нього 14 змін, чи 15. Нижче показано, як цей самий день виглядає в InShift.

У планувальнику

Три типи змін і тиждень, який копіюється

Типи змін задаються для локації один раз: назва, час, дні тижня, колір, ціна зміни, якщо вона фіксована. Для кав'ярні це «Ранок 06:30–14:30», «Перекриття 11:00–19:00» і «Вечір 15:00–23:30». Далі керівник натискає на порожню клітинку й обирає тип із меню, а години кожного за тиждень стоять поруч з іменем ще до публікації. Кадр із демо-організації.

  • У типу зміни може бути свій час на кожен день тижня: у суботу «Ранок» відкривається пізніше
  • «Скопіювати минулий тиждень», коли тиждень такий самий, як попередній
  • Конфлікт часу в однієї людини підсвічується одразу
  • Кнопка «Опублікувати» віддає графік команді, до неї чернетку бачить лише панель
Планування графіка на кадрах

Приклад графіка кав'ярні на день

Точка 07:00–23:00, двоє в залі постійно, третя людина на два піки. У планувальнику це три типи змін локації, рядки нижче це один день тижня.

06:30–14:30 · Старший бариста

Відкриття, прогрів кавомашини, приймання випічки

07:00–15:00 · Касир

Каса й видача на ранковому піку

11:00–19:00 · Бариста

Перекриття обох піків

15:00–23:30 · Бариста

Вечірній пік і закриття

15:00–23:00 · Касир

Каса до закриття, прибирання зали

На тиждень цей день повторюється з ротацією 2/2 між двома складами: 16 годин × 2 людини × 7 днів = 224 людино-години, або 5,6 ставки по 40 годин, плюс людина в резерв.

У застосунку бариста

Заміна між баристами без дзвінка керівнику

Бариста, який не може вийти, відкриває свою зміну в застосунку й натискає «Попросити заміну». Колега бачить пропозицію на вкладці «Доступні заміни» й натискає «Взяти зміну», керівник схвалює одним натисканням із телефона, і обидва рядки графіка оновлюються самі. Правило замін ваше: «Тільки колега», «Колега + менеджер» або «Тільки менеджер».

  • «Хто ще працює» на кожен день: з ким виходиш на зміну
  • Push перед зміною і про кожну правку графіка, «Тихі години» задає сама людина
  • Свої години й нарахування на вкладці «Статистика»
  • Вхід за 6-значним кодом від керівника: людина вказує пошту й пароль і потрапляє у свою картку
Заміни й запити на кадрах

Зарплата

Ставка за годину і відсоток від каси Poster в одній відомості

У кав'ярні бариста часто отримує ставку плюс відсоток від особистих продажів. Якщо каса на Poster, InShift підключається кнопкою «Підключити через Poster»: продажі за закриті касові зміни підтягуються самі, касири прив'язуються до людей, а відсоток задається правилом на вкладці «Надбавки» й лягає в нарахування поруч зі ставкою.

  • Режим «ставка або відсоток, що більше» для тихих днів
  • «Нічні години» з доплатою, якщо закриваєтесь після 22:00
  • Колонки «За графіком» і «За відмітками» приходу поруч у відомості
  • «Експорт в Excel» для бухгалтерії і «Закрити період», коли все виплачено
Зарплата за змінами на кадрах

Як запустити графік кав'ярні за один вечір

Порядок однаковий для однієї точки і для мережі на п'ять кав'ярень.

  1. 1

    Реєстрація

    Email і пароль або вхід через Google, організація створюється одразу з усіма розділами.

  2. 2

    Локація і типи змін

    Назва точки й три типи змін: «Ранок», «Перекриття», «Вечір» з часом і днями тижня. Друга кав'ярня додається окремою локацією.

  3. 3

    Команда й посади

    «Додати кількох»: список імен вставляється з Excel або нотаток, посади «Бариста», «Старший бариста», «Касир» у відділі «Зал». Далі «Запросити команду»: QR-код і код для кожного.

  4. 4

    Перший тиждень і публікація

    Зміни ставляться з меню клітинки, кнопка «Опублікувати» віддає графік команді. Наступний тиждень це «Скопіювати минулий тиждень» і правка відмінностей.

Схожі сторінки й інструменти

Ресторан →

Зал, кухня, бар і адміністратор у одному графіку.

Бар →

Вечірні, нічні та посилення на вихідні.

Готель →

Рецепція, покоївки, ресторан і 24/7 покриття.

Калькулятор графіка 2/2 →

Робочі дні, години й нічні за місяць для одного бариста, без реєстрації.

Як скласти графік змін →

Формула покриття, вибір типу графіка й приклади для кав'ярні та ресторану.

Шаблони графіка в Excel →

Готові файли 2/2, 3/3, 5/2 і табель, якщо поки що зручніше у файлі.

Часті запитання

Скільки бариста потрібно для кав'ярні з 08:00 до 22:00?▾

Години роботи на день, помножені на людей у залі одночасно і на сім днів, поділити на тижневу норму: 14 × 2 × 7 / 40 = 4,9. Округлюємо до п'яти ставок і додаємо одну людину в резерв на лікарняні й відпустки, разом шість. Якщо в піки потрібна третя людина, додайте ще одну ставку на «Перекриття».

Який графік краще для кав'ярні: 2/2 чи 5/2?▾

Для точки, відкритої 10 і більше годин на день, зазвичай 2/2 по 12 годин: два склади змінюють один одного, і кожен день закритий тими самими людьми. Для булочної або точки без вечірньої зміни зручніша п'ятиденка 5/2 по 8 годин. В InShift це просто різні типи змін однієї локації, і їх можна поєднувати.

Як поставити зміну, що починається до відкриття?▾

Часом типу зміни: «Ранок 06:30–14:30» починається за пів години до відкриття о 07:00, і ці пів години рахуються в оплачувані. Для разового випадку, наприклад інвентаризації після закриття, є «Своя зміна» з довільним часом на конкретну дату.

А якщо оплата бариста залежить від виручки?▾

Відсоток від особистих продажів рахується, якщо підключена каса Poster: продажі за закриті касові зміни підтягуються самі, і відсоток лягає в нарахування поруч зі ставкою, є режим «ставка або відсоток, що більше». Без Poster InShift рахує години за ставкою, а виручку ви ведете окремо.

Чи підходить для двох або трьох кав'ярень?▾

Так. Кожна точка це окрема локація зі своїми типами змін і своїм керівником, який бачить лише її. Власник відкриває «Усі локації разом» і бачить усі точки на одному екрані. Бариста може стояти в графіку двох кав'ярень, конфлікт часу підсвічується одразу.

Чи бачать бариста графіки колег?▾

Так, у застосунку на кожен день є «Хто ще працює»: імена й час змін колег. Ставки й нарахування бачить лише сама людина на вкладці «Статистика» і керівник із правом на розділ «Зарплата».

Почніть безкоштовно для всієї кав'ярні

Три типи змін, команда й перший тиждень займають один вечір, а бариста бачать графік у застосунку того ж дня.

Почати безкоштовно