Як користуватися шаблонами
Кожен шаблон це звичайний файл Excel (.xlsx) із заповненим зразком: прізвища, посади й робочі дні вже стоять, щоб було видно, як таблиця працює. Відкривається в Microsoft Excel, Google Sheets або LibreOffice Calc. Замініть зразок своїми людьми, а формули в колонках «Днів» і «Годин» порахують решту.
- 1. Натисніть «Скачати .xlsx» біля потрібного шаблону.
- 2. Відкрийте файл в Excel або перетягніть у Google Sheets.
- 3. Впишіть свою команду і позначте робочі дні: «Р» для робочого, «В» для вихідного, у тижневому шаблоні початок і кінець зміни.
- 4. Перевірте колонку «Годин»: множник у формулі дорівнює тривалості зміни, його можна змінити.
- 5. Роздрукуйте на один аркуш або надішліть команді.
Графік чергування: шаблон і бланк
Шаблон «Графік чергування (доба через троє)» це таблиця на місяць: прізвище, посада, клітинка на кожен із 31 дня і підсумок діб та годин. Зразок заповнений на чотирьох чергових, які змінюють один одного щодоби, тож кожен день закритий рівно однією людиною. Підходить охороні, постам, черговим адміністраторам і всім, хто чергує по колу.
Впишіть своїх чергових замість зразка й поставте «Р» у день чергування, «В» у вихідний. Колонка «Днів» порахує чергування, «Годин» помножить їх на 24. Якщо черговий виходить на звичайну зміну, замініть 24 у формулі на її тривалість. Потрібен порожній бланк для друку: видаліть імена й позначки зразка, формули залишаться на місці.
Графік роботи: зразок
Для графіка роботи працівників тут два зразки. «Тижневий графік роботи» тримає початок і кінець зміни на кожен день тижня: години рахуються з часу, зміна через північ теж, а порожній день означає вихідний. Зразок заповнений на шістьох людей, нові рядки додаються. Він підходить кав'ярням, салонам і магазинам, де зміни щодня різні.
Якщо команда працює за сталим циклом, візьміть місячну сітку «Графік 5/2» (будні по 8 годин з 9:00), «Графік 2/2» або «Графік 3/3». Заповнюються вони однаково: своя команда замість зразка, «Р» і «В» по днях, а дні й години кожного з'являються в останніх колонках. Для бухгалтерії поруч лежить табель обліку робочого часу.
Коли файлу перестає вистачати
Поки в команді кілька людей на одній точці, таблиці вистачає. Далі з'являються ситуації, які файл не вміє: одна заміна означає переписати клітинки у двох рядках і повідомити обох, друга локація означає другий файл, а людина бачить свій графік лише після того, як хтось переслав їй свіжу версію. Нічні години й переробки рахуються окремо, і помилка в них знаходиться наприкінці місяця.
В InShift графік один для всіх: керівник складає його в панелі з меню клітинки, натискає «Опублікувати», і команда бачить зміни в застосунку. Заміни й запити на відпустку проходять там же, нічні години рахуються з часу зміни, а той самий Excel для бухгалтерії завантажується кнопкою «Завантажити Excel». Почати можна безкоштовно з усією командою.
Часті запитання
Треба реєструватися або лишати email?+
Ні. Файл завантажується одним натисканням, email не потрібен, розсилок після завантаження немає.
У якому форматі шаблони?+
Стандартний Excel .xlsx. Відкривається в Microsoft Excel 2007 і новіших, Google Sheets, LibreOffice Calc, Apple Numbers. Формули в колонках «Днів» і «Годин» працюють у всіх цих програмах.
Чи працюють формули в Google Sheets?+
Так. COUNTIF, SUM і множення однакові в Excel і Google Sheets. Перетягніть .xlsx у Google Drive і відкрийте у Sheets.
Чи можна додати більше співробітників?+
Так. Виділіть останній рядок із формулою «Днів» або «Годин», скопіюйте й вставте нижче. Формули підлаштуються під новий рядок.
Чи можна змінити тривалість зміни у формулі годин?+
Так. У колонці «Годин» стоїть множення на 12 (8 для 5/2, 24 для чергування). Замініть число у формулі на свою тривалість, наприклад для 10-годинної зміни «=AH5*10».
Чим шаблон чергування відрізняється від графіка 2/2?+
У чергуванні одна людина закриває добу, і наступного дня її змінює інша: четверо по колу, у кожного один робочий день і три вихідних. У графіку 2/2 дві бригади працюють навпроти по два дні. Обидва файли рахують дні й години однаково.
Чи є порожній бланк графіка чергування?+
Файл відкривається із заповненим зразком, щоб було видно, як працюють формули. Для бланка видаліть імена й позначки «Р» і «В»: формули в колонках «Днів» і «Годин» залишаться, і таблицю можна роздрукувати порожньою.
Як скласти графік чергування на місяць?+
Відкрийте шаблон чергування, впишіть чергових по колу і поставте кожному «Р» у кожен четвертий день, зі зсувом на день від попереднього. Так кожна доба місяця закрита однією людиною, а колонка «Днів» покаже, скільки чергувань випало кожному.
Який шаблон взяти як зразок графіка роботи працівників?+
Якщо зміни щодня різні, тижневий графік роботи: початок і кінець на кожен день, години рахуються самі. Якщо команда працює за сталим циклом, місячна сітка 5/2, 2/2 чи 3/3. Усі файли скачуються без реєстрації.
Як перенести графік із шаблону в InShift?+
Список людей вставляється з таблиці: у панелі кнопка «Додати кількох», і рядки з Excel чи нотаток з'являються самі. Зміни ставляться з меню клітинки після того, як задано типи змін локації; імпорту самого графіка з файлу немає. Добу в InShift ставлять двома змінами по 12 годин.