Спробувати

Повний посібник + інструмент

Графік змін — все, що треба знати, і безкоштовна програма

Як скласти графік змін, які бувають типи, як рахувати години й зарплату. Плюс онлайн-платформа InShift, щоб не робити це в Excel.

Створити графік безкоштовноДізнатись про типи графіків ↓

Що таке графік змін

Графік змін — це розклад роботи співробітників, де вказано, хто й коли виходить на зміну. Використовується в бізнесі з нерівномірним навантаженням або 24-годинною роботою: кав'ярні, магазини, готелі, виробництва, охорона, аптеки.

На відміну від звичайного офісного 5/2 з 9:00 до 18:00, змінний графік може бути 2/2 по 12 годин, 3/3 по 8, добова зміна через трое, або нічна ротація. У кожного типу свої особливості — тривалість зміни, доплата за нічні, облік переробок.

Більшість малого й середнього бізнесу в Україні досі веде графік у Excel, паперовому журналі або Telegram-чаті. Це працює при команді 3-5 людей, але ламається на 10+: плутанина зі змінами, втрачені заявки на заміну, переробки, яких ніхто не помітив, і конфлікти, які забирають час менеджера.

Які бувають типи графіку змін

Основні варіанти, які зустрічаються в українському бізнесі. Клік на будь-який — детальний калькулятор і пояснення.

Графік 2/2 →

2 дні роботи, 2 дні відпочинку. Класика для кав'ярень, магазинів, АЗС. Зміни 10–12 годин.

Графік 3/3 →

3 дні × 3 дні. М'якше за 2/2, більше вихідних, підходить для готелів і виробництв.

Графік 5/2 →

Стандартна п'ятиденка. Офіс, магазини буднього дня, перукарні. 8 годин на зміну.

Доба через троє →

24-годинна зміна, 3 доби відпочинку. Охорона, пожежники, рятувальники, ДПС.

Вахта 15/15 →

15 днів на об'єкті × 15 вдома. Будівництво, нафтовики, геологи, північ.

Нічні години →

Калькулятор доплати за нічну роботу 22:00–06:00.

Як скласти графік змін: 4 кроки

Базовий алгоритм для будь-якого бізнесу. Детальніше — у блозі.

  1. 1

    Порахуй покриття

    Скільки людей потрібно кожну годину. Піки — ранок, обід, вечір. Формула: години роботи × людей / 40 (тижнева норма).

  2. 2

    Вибери тип графіку

    24/7 — 2/2 або 3/3. 14 годин на день — 2/2 по 12 годин. 8–10 годин — 5/2. Охорона — доба через троє.

  3. 3

    Склади розклад

    Розподіли команду по змінах. Врахуй побажання, лікарняні, відпустки. Перевір, що ніхто не переробляє.

  4. 4

    Опублікуй і оновлюй

    Дай доступ команді. Приймай заявки на заміну, реагуй на зміни. Наприкінці періоду — облік і зарплата.

Чому Excel більше не тягне

Типові проблеми, з якими стикаються менеджери, ведучи графік у таблицях.

Плутанина з версіями

Ти правиш графік вдома, менеджер на точці — вранці. Хто виграв? Конфлікт версій, хтось працює з не тим файлом.

Нічні рахуються вручну

Змінив 30 хвилин — переставляй доплату за весь місяць. Excel не перерахує це за тебе.

Заміни в чаті

«Хто виходить за Олю?» — 20 повідомлень у групі, плутанина, менеджер не встигає підтвердити.

Переробки не видно

Наприкінці місяця з'ясовується, що людина відпрацювала 210 годин замість 176. Подвійна оплата.

Команда не в курсі

Графік опублікували — а людина не побачила. Запізнилась чи не вийшла. Push-сповіщень у Excel немає.

Нова людина губиться

Сьогодні ти, завтра інший, післязавтра змінили графік. Новачок не розуміє, куди дивитись.

Норми годин, які варто тримати в голові

Нормальна тривалість робочого часу — 40 годин на тиждень. Тривалість конкретної зміни жорстко не задана: на практиці 8, 10 чи 12 годин — норма. Більше 12 годин вимагає обґрунтування в колективному договорі. 24-годинна зміна можлива для охорони, медперсоналу, рятувальників за галузевими нормативами.

Нічний час — з 22:00 до 06:00. За роботу вночі доплата не менше 20% від тарифу. Деяким категоріям (вагітні, неповнолітні) заборонено працювати вночі взагалі.

Переробки рахуються за обліковий період — місяць, квартал або рік. У змінних графіках зазвичай річний облік. Понаднормових краще не більше 120 годин на рік, оплата в подвійному розмірі.

Платформа InShift враховує всі ці норми автоматично — ти налаштовуєш режим один раз, далі система сама рахує нічні, переробки й святкові.

Часті запитання

Що робити, якщо зміни не закриваються — людей не вистачає?▾

Перевір формулу: години роботи × людей на зміну × 7 днів / 40. Якщо результат більший за кількість співробітників — треба наймати. Або скоротити години роботи, або додати 0,5 ставки.

Чи можна вести графік змін у Excel?▾

До 5 людей — так, нормально. 5–10 — починається біль (заміни, плутанина). 10+ — Excel не тягне: потрібна платформа, яка пам'ятає хто, коли, скільки.

Яка зміна нормальна — 8, 12 чи 24 години?▾

Нормальна тривалість робочого часу — 40 годин на тиждень. 8 і 12 годин — типові зміни без додаткових узгоджень. Зміни понад 12 годин та 24-годинні — тільки для певних професій (охорона, рятувальники, медперсонал) з фіксацією в колективному договорі. Перерва на відпочинок і харчування — мінімум 30 хв, у робочий час не входить.

Чи потрібно оплачувати нічні зміни окремо?▾

Так. Нічна година (22:00–06:00) коштує не менше 120% від денної. У колективному договорі можна встановити більше — наприклад, 130% або 150%.

Як рахувати переробки у змінному графіку?▾

Використовується підсумований облік за обліковий період (зазвичай рік). Норма — приблизно 1990–2000 годин на рік (40-годинний тиждень, мінус свята й скорочені передсвяткові дні; точна цифра щороку визначається Мінекономіки). Все, що понад норму, — переробка, оплачується у подвійному розмірі; понад 120 годин на рік на людину виходити не варто.

Що дає InShift порівняно з Excel або паперовим журналом?▾

Автоматичний розрахунок нічних, переробок, святкових; push-сповіщення команді; заміни в 2 кліки; мережа з однієї панелі; експорт зарплати; мобільний додаток. Безкоштовно без обмежень.

Перестань вести графік у Excel

Безкоштовно, без карти, без обмежень за кількістю людей чи локацій.

Створити акаунт