Покрокова інструкція

Як скласти графік змін: покрокова інструкція для керівника

Скільки людей потрібно на зміну, який тип графіку обрати, як розставити команду без переробок і що робити з побажаннями. Спочатку метод, який працює на папері й у таблиці, потім те саме в InShift: з типами змін, копіюванням тижня й публікацією для команди.

Почати безкоштовноДо інструкції ↓
Місячний вигляд графіка змін в адмін-панелі InShift: зміни кожної людини по днях і підсумок годин за місяць

П'ять кроків, щоб скласти робочий графік змін

Порядок однаковий для кав'ярні, магазину, охорони й виробництва. Уперше це займає вечір, далі щотижня хвилини.

  1. 1

    Порахувати покриття

    Скільки людей потрібно в кожну годину дня. Піки вранці, в обід і ввечері, провали між ними. Звідси виходить потреба в годинах на тиждень і в людях.

  2. 2

    Обрати тип графіку

    Цілодобова точка: 2/2 або 3/3. З 8:00 до 22:00: дві зміни по 7 годин або 2/2 по 12. Вісім-десять годин на день: 5/2. Пости й об'єкти: доба через троє.

  3. 3

    Описати типи змін

    Кожна зміна має назву, час початку й кінця, дні тижня: «Ранок 08:00–16:00», «Вечір 14:00–22:00». З них і складається графік.

  4. 4

    Розставити людей

    Кожній зміні свій виконавець. Врахувати відпустки, лікарняні, побажання й тижневу норму: хто перевищує, той або відпочиває, або отримує доплату.

  5. 5

    Опублікувати і тримати актуальним

    Команда бачить графік у себе в телефоні, заміни й запити фіксуються там же. Наприкінці періоду з графіка виходять години, нічні й сума до виплати.

Формула покриття: скільки треба людей

Години роботи точки на день, помножені на кількість людей у залі одночасно і на сім днів, поділити на тижневу норму однієї людини. Кав'ярня відкрита з 8:00 до 22:00, тобто 14 годин, у залі завжди двоє: 14 × 2 × 7 / 40 = 4,9. Округлюємо до п'яти ставок.

До розрахунку додається резерв 10–20%: хтось захворіє, хтось попросить вихідний, комусь час у відпустку. На п'ять ставок це ще одна людина, разом шість. Без резерву кожен лікарняний перетворюється на переробку для решти, а переробка коштує у подвійному розмірі.

Якщо піки сильно відрізняються від решти дня, покриття рахується окремо для піку й для провалу: у кав'ярні о 8:00 потрібні троє, о 15:00 достатньо одного. Тоді замість двох довгих змін краще три коротші, які перекриваються на піках.

Тип графіку за сценарієм

Шість поширених варіантів і бізнес, якому кожен підходить.

2/2 по 12 годин

Кав'ярні, магазини, АЗС, охорона на одному об'єкті. Дві зміни на день, команда близько шести людей.

3/3 по 12 годин

Готелі, виробництва, великі салони. Довші серії вихідних, легше поєднувати з навчанням.

5/2 по 8 годин

Офіси, магазини в будні, перукарні, стоматологія. Класична п'ятиденка.

Дві зміни по 7–8 годин

Магазини з 10:00 до 22:00, салони краси, фітнес-клуби. Зміни перекриваються на обідньому піку.

Три зміни по 8 годин

Готелі 24/7, аптеки з нічною, виробництва. Ранкова, денна й нічна з доплатою за нічні години.

Доба через троє

Охорона об'єктів, пожежні й рятувальні служби, медперсонал. 24 години на зміні, три доби вдома.

В InShift

Тиждень складається з меню клітинки, наступний копіюється кнопкою

Типи змін задаються один раз для локації, далі керівник натискає на порожню клітинку й обирає тип. Коли тиждень схожий на попередній, кнопка «Скопіювати минулий тиждень» переносить усі зміни як чернетки, і правити треба лише відмінності. Кадр із демо-організації.

  • Панель показує, скільки змін скопіюється, наприклад «Скопіювати (40)»
  • Скопійовані зміни лишаються чернетками, поки ви не натиснете «Опублікувати»
  • Години кожного за тиждень стоять поруч з іменем, перевантаження видно до публікації
  • Конфлікт часу підсвічується одразу, якщо людина вже стоїть в іншій зміні
Як скопіювати тиждень

Діра в графіку

Зміна без виконавця, на яку команда подає заявки

Коли зміну треба закрити, а кого ставити, ще не ясно, створюється «Вільна зміна»: посада, тип зміни, дні й кількість людей. Команда бачить її в застосунку, охочі натискають «Хочу взяти», а ви обираєте, кого затвердити. Так закриваються лікарняні й піки без обдзвону.

  • «Будь-яка посада» або конкретна: бариста, касир, охоронець
  • Кілька днів одразу з полем «Скільки людей потрібно»
  • Заявки збираються в «Запитах», обраний кандидат стає в графік
  • Схвалені відпустки й вихідні видно в планувальнику, зміну на них не поставлять
Як працюють вільні зміни

Типові помилки при складанні графіку

Те, що ламає графік навіть досвідченим керівникам.

Графік без резерву

П'ять людей на п'ять слотів. Один лікарняний, і решта переробляє, а переробка коштує у подвійному розмірі.

Нічні не пораховані

Доплата за години з 22:00 до 06:00 забувається в таблиці, а борг перед командою накопичується і спливає в найгірший момент.

Переробку видно наприкінці

Людина закриває чужі діри й відпрацьовує 210 годин замість 176. У таблиці це помітно лише в день зарплати.

Незбалансовані зміни

Одному три нічні поспіль, іншому жодної. Такий графік команда читає як несправедливий і йде.

Побажання не враховані

Людині важлива вільна субота, а її поставили в зміну. Запит на вихідний до складання графіка вирішує це заздалегідь.

Графік опубліковано пізно

Команда дізнається про зміни в неділю ввечері. Тиждень наперед це мінімум, за який люди встигають спланувати життя.

Інструменти для складання

Калькулятори, шаблони й сторінки, які доповнюють інструкцію.

Калькулятор 2/2 →

Години, нічні й зарплата за місяць для графіку 2/2.

Калькулятор 5/2 →

Норма годин, свята й переробки для п'ятиденки.

Шаблони графіка в Excel →

Готові таблиці 2/2, 3/3 і 5/2 для тих, кому поки вистачає файлу.

Конструктор графіка →

Скласти тиждень прямо в браузері й завантажити в Excel.

Графік змін: посібник →

Типи графіків, норми годин, нічні й переробки.

Графік змін онлайн →

Типи змін, вигляди, копіювання тижня й публікація на кадрах панелі.

Часті запитання

Скільки часу займає скласти графік на місяць уперше?▾

У таблиці для команди з 5–10 людей це кілька годин: порахувати покриття, розставити людей, перевірити години. В InShift перший тиждень складається з меню клітинки за вечір, а наступні копіюються кнопкою «Скопіювати минулий тиждень» і правляться точково.

Що робити, якщо команда не вкладається в норму годин?▾

Чотири варіанти: скоротити години роботи точки в провалах між піками, найняти ще людину або пів ставки, поставити «Вільну зміну» на діру, щоб її взяв охочий, або допустити контрольовану переробку з оплатою у подвійному розмірі, не більше 120 годин на рік на людину.

Як врахувати побажання працівників?▾

До складання графіка людина подає з застосунку запит на вихідний або відпустку з датами й коментарем. Керівник схвалює, і ці дні видно в планувальнику, тож зміну на них не поставлять. Решта побажань обговорюється словами, як і раніше.

Як уникнути конфліктів при розподілі змін?▾

Публікувати графік щонайменше за тиждень, розподіляти нічні й вихідні порівну і дати команді мінятися змінами між собою. В InShift заміна проходить у застосунку: людина обирає зміну й колегу, колега приймає, керівник схвалює одним натисканням.

Чи можна дати людям самим обирати зміни?▾

Так, через «Вільні зміни». Керівник створює зміну без виконавця з посадою й кількістю людей, команда бачить її в застосунку і натискає «Хочу взяти», а керівник затверджує кандидата. Зручно для піків, лікарняних і команд із гнучким графіком.

Як планувати відпустки й графік одночасно?▾

Запит на відпустку подається з застосунку з датами, керівник схвалює його в панелі або з телефона. Схвалені дні видно в планувальнику, а річний вигляд графіка показує всі відпустки команди на дванадцять місяців, тож накладки помітні заздалегідь.

Складіть перший графік за вечір

Почати можна безкоштовно з усією командою. Типи змін, перший тиждень і публікація для команди.

Почати безкоштовно