Інструкція + шаблон

Як скласти графік змін — покрокова інструкція для менеджера

Формула покриття піків, вибір типу графіку (2/2, 3/3, 5/2), розподіл людей, облік переробок і нічних. Плюс готовий Excel-шаблон і автоматичний генератор у InShift.

Згенерувати графік за 1 клік Подивитись інструкцію ↓

4 кроки, щоб скласти робочий графік змін

Алгоритм, який працює для кав'ярні, магазину, охорони, виробництва. Час: 20-40 хвилин уперше, 5 хвилин коли навчився.

1
Порахуй покриття
Скільки людей на годину потрібно. Піки — ранок, обід, вечір. Врахуй провали між піками.
2
Вибери тип графіку
24/7 — 2/2 / 3/3. 14 годин — 2/2 по 12. 8-10 годин — 5/2. Охорона — доба через троє.
3
Склади розклад
Розподіли команду по змінах. Врахуй побажання, вихідні, відпустки, лікарняні. Перевір: ніхто не переробляє.
4
Опублікуй і контролюй
Дай графік команді. Принимай заявки на заміну. Наприкінці періоду — табель.

Формула покриття: скільки треба людей

Формула проста: (години роботи × людей у зал × 7 днів) / 40 = потрібна кількість ставок. Якщо кав'ярня відкрита з 8:00 до 22:00 (14 годин), завжди 2 людини в залі, то (14 × 2 × 7) / 40 = 4,9. Округляємо: 5 ставок.

Додай 10-20% на «буфер»: хтось захворіє, хтось попросить вихідний, комусь треба у відпустку. Для 5 ставок — ще 1 людину в резерв. Разом 6 людей для безперебійної роботи.

Якщо у тебе 5 людей замість 6, і один захворіє — хтось переробляє. Це подвійна оплата переробки або незадоволена команда. Наймати резерв дешевше.

Вибір типу графіку за сценарієм

Який графік краще для твого бізнесу.

2/2 × 12 годин

Кав'ярні, магазини, АЗС, охорона на одному об'єкті. Команда з ~6 людей на 2 зміни.

3/3 × 12 годин

Готелі, виробництва, великі салони. Більше вихідних, м'якше фізично.

5/2 × 8 годин

Офіси, магазини буднього дня, перукарні, стоматологія. Класична п'ятиденка.

2 зміни по 8 годин

Магазини 10-22, салони краси, спорт-клуби. 5 днів × 8 годин.

3 зміни × 8 годин

24/7 готелі, аптеки з нічною, виробництва. Ранкова / денна / нічна.

Доба через троє

Охорона об'єктів, пожежники, рятувальники. 24 години × 3 дні відпочинку.

Типові помилки при складанні графіку

Що найчастіше ламає графік навіть досвідченим менеджерам.

Забули про свята

Державне свято — подвійна оплата. Якщо не врахував — ФОП місяця виріс на 15-20%.

Не рахують нічні

20% доплата за 22:00–06:00. Без врахування — борг перед командою, який рано чи пізно спливе.

Переробка непомітна

Людина закриває дірки інших — і відпрацьовує 210 замість 176. Подвійна оплата.

Графік без резерву

5 людей на 5 слотів — заболіє хтось один, весь графік ламається.

Незбалансовані зміни

Одному — 3 нічних підряд, іншому — жодної. Нечесно, команда йде.

Не врахували побажання

Людині важливо бути вільним у суботу — а ти поставив зміну. Плинність росте.

Готові інструменти для складання

Замість ручного складання — скористайся готовим.

Калькулятор 2/2 →

Розрахуй години, нічні, зарплату для 2/2.

Калькулятор 5/2 →

Для п'ятиденки. Свята, переробки, норма.

Excel-шаблони →

Готові таблиці 2/2, 3/3, 5/2. Скачати безкоштовно.

Програма InShift →

Автогенерація на місяць за 1 клік. Замість Excel.

Конструктор графіка →

Скласти тиждень прямо в браузері, без реєстрації.

Теорія: графік змін →

Що таке, які типи, норми годин.

Облік часу →

Після графіку — правильний облік.

Автоматизація замість ручного складання

Коли команда більше 10 людей — ручне складання у Excel стає пеклом. Заміни, лікарняні, побажання, нічні, переробки — усе це тримати в голові й таблиці неможливо.

InShift складає графік автоматично: вибираєш тип (2/2 / 3/3 / 5/2), період (місяць наперед), команду — і отримуєш готовий розклад. Править можна drag-and-drop в браузері. Всі зміни — одразу видно команді в додатку.

Система не дасть поставити людину на дві зміни, що перетинаються, і показує відпрацьовані години кожного — перевантаження видно одразу. Наприкінці місяця години вивантажуються в Excel за 2 кліки.

Часті запитання

Скільки часу треба, щоб скласти графік на місяць уперше?▾

Для команди 5-10 людей у Excel — 3-5 годин. У InShift з шаблоном — 30-60 хвилин. Далі щомісячно — 15-30 хвилин (тільки корекції).

Що робити, якщо команда не вкладається у норму годин?▾

Варіанти: 1) зменшити години роботи локації; 2) найняти ще людей; 3) допустити контрольовану переробку (до 120 годин/рік на людину, подвійна оплата); 4) скоротити покриття у провалах між піками.

Як врахувати побажання працівників?▾

У InShift — в профілі кожного є поле «переважні/небажані дні». При автогенерації система враховує. У Excel — вручну спитай + записуй, потім збираєш у голові.

Як уникнути конфліктів при розподілі змін?▾

Публікуй графік заздалегідь (мінімум за тиждень). Дай можливість обмінюватись змінами. Справедливо розподіляй нічні й вихідні. У InShift — все це працює з коробки.

Чи можу я дати людям самим обирати зміни?▾

Можна. Система «відкритих змін»: менеджер виставляє слоти, працівники записуються. Для невеликої команди з гнучким графіком — гарно (фриланс-подібний формат, перукарі, кур'єри).

Як планувати відпустки і графік одночасно?▾

У InShift відпустки вносяться у профіль. При генерації графіку людина на відпустці не береться. Резерв (додаткові люди) покриває пробіли. Все автоматом.

Склади графік за 5 хвилин замість 3 годин

Реєструйся, додаєш команду, обираєш тип графіку — і розклад готовий.

Скласти графік безкоштовно