Спробувати

Swaps + Time-off

Заміни та запити — без групових чатів і плутанини

Працівник пропонує заміну — колеги бачать, хтось бере, менеджер затверджує. Запити на відпустку, лікарняні, особисті дні — в одному застосунку. Усі зміни в логах, нічого не загубиться.

Спробувати безкоштовноЯк працює заміна ↓

Чому заміни через чат не працюють

Класична схема: працівник пише в загальний чат «Хто підміниш у вівторок?», пару людей відповідають, менеджер проспав, прийшла Марія — а Олег теж прийшов, думав що домовилися.

Або: людина захворіла вночі, пише менеджеру особисто, менеджер спить, зранку хаос — зміна порожня, клієнти незадоволені.

InShift розділяє процес на три ролі: працівник (пропонує), колега (бере), менеджер (затверджує). Кожен крок залишає слід у логах. Ніхто не забув, ніхто не домовився «в обхід», менеджер завжди в курсі. Не чат, а система.

Типи заявок і замін

Усе, що зазвичай вирішується «в чатику» або на папері.

Пряма заміна

Працівник пропонує конкретну зміну іншій людині (або всій команді). Колега приймає — менеджер затверджує одним кліком.

Вільні зміни

Менеджер публікує зміну без прив'язки — команда бачить і хтось бере сам. Зручно коли є вакансія або хтось захворів.

Обмін змінами

Дві людини міняються: Оля віддає свій вечір вівторка, Андрій віддає ранок середи. Менеджер бачить весь swap разом і затверджує пару.

Запит на відпустку

Працівник вибирає дати, причину, залишає коментар. Менеджер бачить календар відпусток команди — щоб не всі одразу.

Лікарняний

Повідомлення про відсутність зі сьогодні. Менеджер бачить одразу, може швидко опублікувати вільну зміну або запропонувати заміну.

Особистий день / відгул

День «за свій рахунок» або «у рахунок відпустки». Окремий тип запиту, не змішується з оплачуваною відпусткою.

Як працює заміна — крок за кроком

Стандартна ситуація: Марія не може у вівторок, потрібна заміна.

  1. 1

    Марія пропонує

    Відкриває свою зміну в застосунку, тисне «Попросити заміну», вибирає дату і причину.

  2. 2

    Колеги бачать

    Команда (яка може брати цю зміну — за ролями і кваліфікацією) отримує push. Відкриває, бачить деталі.

  3. 3

    Хтось бере

    Олена тисне «Взяти». Марія бачить що хтось зголосився, Олена бачить що попередньо прийняла.

  4. 4

    Менеджер затверджує

    Менеджер отримує сповіщення: «Марія → Олена, вівторок, затвердити?» Тисне "OK" — графік оновлюється, обидві бачать нову картину.

Чат у Telegram vs InShift

Що саме змінюється, коли заміни переходять в систему.

Груповий чатInShift
Знайти хто може замінитиВикликати всіх — чекати відповідіСповіщення тільки тим, хто може
Менеджер у курсіЯкщо встиг прочитати чатPush у момент заміни
Історія хто що обіцявГубиться у скроліПовний лог по кожній заміні
Подвоєні слотиТрапляються регулярноСистема блокує
Працівник у відпустціПереплутати легкоНедоступний для заміни автомат
Аудит спорівСкриншоти чатуЛоги + часові мітки

Що дає заміни через систему

−80%
часу менеджера на координацію
0
подвоєних слотів
Миттєво
push колегам
Повний
аудит хто що робив

Налаштування правил замін

Заміни не повинні бути безконтрольні. Бізнес налаштовує, хто може кого замінити: бариста не замінює шеф-кухаря, касир — не адміністратора.

У ролях і посадах вказуєш рівень кваліфікації. Коли хтось пропонує заміну — система фільтрує колег, які мають відповідну посаду або вище. Інші навіть не бачать цю зміну в списку доступних.

Також можна обмежити: тільки в рамках однієї локації, тільки для працівників з певним стажем, тільки якщо зміна не нічна. Гнучкість така ж, як у великих SaaS, без обмежень.

Часті запитання

Чи може працівник замінити когось без згоди менеджера?▾

Ні. Менеджер завжди затверджує фінальне рішення. Працівники тільки пропонують і приймають попередньо, але графік змінюється тільки після apply менеджером.

Що якщо ніхто не візьме зміну?▾

Якщо запит «відкритий» — висить у списку, поки не візьмуть або поки менеджер не закриє. Менеджер бачить, що зміна не закрита, і може замінити вручну або шукати поза командою.

Як контролювати, щоб не замінили на людину без кваліфікації?▾

У посадах і ролях вказуєш рівень. Коли працівник пропонує заміну — система показує її тільки тим колегам, які за посадою можуть виконувати цю роботу. Шеф-кухаря не замінить касир.

Чи працює це для кількох локацій?▾

Так. Можна дозволити заміни тільки в рамках своєї локації або дозволити «підстраховку» з іншої (для мереж). Налаштовується для кожної локації окремо.

Скільки днів наперед можна попросити заміну?▾

За замовчуванням — будь-коли після публікації графіка. Можна встановити обмеження: наприклад, не менше ніж за 24 години до зміни (інакше йде через менеджера як «екстрено»).

Де історія всіх замін?▾

У розділі «Аудит» — повний лог: хто подав, хто взяв, коли затверджено, коли відхилено. Для кожної зміни видно, чи була вона оригінальною чи це вже заміна.

Прибрати чат замін — поставити систему

Безкоштовно, без обмежень. Команда звикає за 2-3 дні, менеджер економить години щотижня.

Почати безкоштовно