Заміни й запити

Заміни змін, вільні зміни й запити на відпустку в застосунку

Захворів, помінявся, просить відпустку: усе це команда робить з телефона, а керівник бачить у розділі «Запити» і схвалює одним натисканням. Графік оновлюється сам, історія лишається. Правила погодження ви задаєте самі.

Почати безкоштовноПодивитись екрани ↓

Що відбувається з графіком після публікації

Опублікований графік живе своїм життям: хтось захворів, комусь треба на день до лікаря, хтось хоче помінятися зміною з колегою. В InShift для цього є три інструменти. «Заміна»: людина пропонує свою зміну колезі прямо з застосунку. «Вільна зміна»: керівник виставляє зміну без виконавця, і команда подає на неї заявки. «Запит»: відпустка, лікарняний, особистий день або день без оплати з датами й коментарем.

Усе це збирається в розділі «Запити» адмін-панелі та в застосунку керівника: три вкладки, «Відпустки», «Заміни» і «Відкриті зміни», кнопки «Схвалити» і «Відхилити» в рядку кожного запиту. Схвалена заміна одразу стає в графік, схвалену відпустку видно в планувальнику, а людина отримує push з рішенням. Нижче кожен крок показано на живих кадрах.

Заміна

Співробітник просить заміну з телефона

На екрані «Заміна» людина обирає свою зміну, бачить колег тієї ж посади й локації, яких можна попросити, і натискає «Запит». Колега отримує push, приймає або відхиляє, і далі за вашими правилами заміна або переходить одразу, або чекає керівника.

  • Список колег лише тих, хто може вийти: та сама локація й посада, без накладок
  • Статус «Запит відправлено» і відповідь колеги в тому ж екрані
  • Push колезі про пропозицію і тому, хто просив, про рішення
  • Схвалена заміна стає в графік сама, історія лишається в запитах
Як попросити заміну

Схвалення

Керівник схвалює одним натисканням

Розділ «Запити» збирає все, що чекає рішення: відпустки, заміни й заявки на відкриті зміни. У рядку видно, хто просить, які дні, скільки днів і коментар. «Схвалити» або «Відхилити», і людина одразу отримує push.

  • Три вкладки з лічильниками: «Відпустки», «Заміни», «Відкриті зміни»
  • Фільтри за статусом і точкою: керівник локації бачить лише своїх
  • Тип запиту в рядку: відпустка, лікарняний, особистий день, без оплати
  • Схвалену відпустку видно в планувальнику: у ці дні зміну людині не поставлять
Як погодити відпустку

Правила

Хто погоджує, вирішуєте ви

На сторінці «Правила запитів» задається, що команда може робити сама. Заміна між співробітниками: лише колега приймає, лише менеджер, або колега і менеджер разом. Відкриті зміни: заявка й вибір керівника. Відпустки й лікарняні: менеджер схвалює або запити вимкнені.

  • «Тільки колега»: колега прийняв, і заміна одразу в графіку
  • «Колега + менеджер»: спочатку згода колеги, потім рішення керівника
  • «Тільки менеджер»: запит іде керівнику, він сам обирає, хто вийде
  • Кожен пункт можна вимкнути: тоді команда бачить лише графік
Налаштувати правила запитів

Вільна зміна

Хто хоче, той бере

Керівник виставляє зміну без виконавця, команда бачить її на вкладці «Відкриті» в застосунку. Кнопка «Хочу взяти» подає заявку, лічильник показує, скільки охочих. Керівник обирає, і зміна стає в графік обраній людині.

  • Заявка з одного дотику по «Хочу взяти»
  • Видно, скільки колег уже подалися
  • Обраний кандидат отримує push, решта бачать, що зміну закрито
Як узяти вільну зміну

Відпустки

Відпустка, лікарняний, особистий день

Новий запит подається з телефона: тип, дати, коментар. Людина бачить статус у своєму списку, керівник отримує push і вирішує в панелі або в застосунку. Схвалені дні видно в планувальнику, тож зміну на них не поставлять.

  • Чотири типи: відпустка, лікарняний, особистий день, без оплати
  • Період датами і коментар для керівника
  • Статус «На розгляді», «Схвалено» або «Відхилено» в списку людини
  • Блок «Відпустка» за рік у картці співробітника в панелі
Як подати запит на відпустку

У застосунку

Запити очима команди й керівника

Той самий список для всіх: людина бачить свої запити, керівник усі запити своїх локацій і вирішує з телефона.

  • Свої запити зі статусами: на розгляді, схвалено, відхилено.
  • Заміни: пропозиції від колег і свої запити в одному списку.
  • Керівник: запити всієї команди зі «Схвалити» і «Відхилити» з телефона.
  • Сповіщення: рішення щодо запиту приходить push і лишається в списку.

Як проходить заміна

Від «не зможу вийти» до оновленого графіка за чотири кроки.

  1. 1

    Людина обирає зміну

    На екрані «Заміна» видно свої зміни і колег, які можуть вийти замість неї.

  2. 2

    Колега отримує push

    Приймає або відхиляє в застосунку. Відмову людина бачить у тому ж екрані й може попросити іншого колегу.

  3. 3

    Керівник вирішує

    Якщо за правилами потрібна його згода, запит чекає в «Запитах». Один клік, і графік оновлено.

  4. 4

    Графік оновлюється сам

    Зміна стоїть у колеги, обоє бачать це в застосунку, історія лишається в запитах.

Заміна в чаті команди й заміна в InShift

Різниця в тому, де живе результат: у пам'яті керівника або в графіку.

Хто бачить прохання

Чат команди
Усі, хто відкрив чат
InShift
Лише колеги, які можуть вийти: та сама посада й локація

Хто оновлює графік

Чат команди
Керівник руками, коли згадає
InShift
Графік оновлюється сам після схвалення

Хто дізнається про рішення

Чат команди
Той, хто перечитав чат
InShift
Обоє отримують push, статус видно в застосунку

Історія

Чат команди
Губиться в переписці
InShift
Кожен запит із датою й рішенням у картці людини

Відпустки

Чат команди
У блокноті або в голосових
InShift
Запит з датами, схвалені дні заблоковані в планувальнику

Довідка із замін і запитів

Статті для команди й для керівника з кадрами екранів.

Попросити заміну →

Екран «Заміна» в застосунку: зміна, колега, запит.

Взяти вільну зміну →

Вкладка «Відкриті» і кнопка «Хочу взяти».

Подати запит на відпустку →

Тип, дати, коментар і що далі.

Погодити або відхилити заміну →

Розділ «Запити» для керівника.

Заявки на вільну зміну →

Як обрати кандидата з тих, хто подався.

Правила запитів →

Хто погоджує заміни, відкриті зміни й відпустки.

Часті запитання

Чи може співробітник помінятися зміною без згоди керівника?▾

Залежить від правил, які ви задали. «Тільки колега» означає, що заміна стає в графік одразу після згоди колеги. «Колега + менеджер» додає рішення керівника. «Тільки менеджер» відправляє запит керівнику, і він сам обирає, хто вийде. Правила задаються на сторінці «Правила запитів» і діють на всю організацію.

Кого людина бачить у списку для заміни?▾

Лише тих колег, які реально можуть вийти: та сама локація й посада, без накладки з їхніми змінами. Бариста не побачить у списку охоронця, а людина з іншої точки з'явиться лише тоді, коли ви дозволили їй разові підміни в цій локації.

Що робити, якщо ніхто не бере вільну зміну?▾

Керівник бачить це на вкладці «Відкриті зміни»: заявок нуль. Тоді зміна ставиться конкретній людині з планувальника або через рядок «Заміна». Push про вільну зміну приходить усім, хто підходить за посадою й локацією і вільний у цей час: одне сповіщення на людину, навіть якщо вільних змін у тижні кілька.

Як подати лікарняний або відпустку?▾

У застосунку на вкладці «Запити» кнопка «Новий запит на відпустку»: тип, дати, коментар. Керівник отримує push, вирішує в панелі або в застосунку, а людина бачить статус у своєму списку. Схвалені дні видно в планувальнику, тож зміну на них не поставлять.

Чи працюють запити для кількох локацій?▾

Так. Керівник локації бачить у «Запитах» лише свою точку, директор усі. Фільтр «Точка» в розділі перемикає локації. Людина, яка працює на двох точках, подає запити в кожній окремо.

Хто отримує оплату за зміну після заміни?▾

Той, хто вийшов. Схвалена заміна переносить зміну в графіку на колегу, і в розділі «Зарплата» години й нарахування за цю зміну рахуються йому за його ставкою.

Де подивитися історію замін і запитів?▾

У картці співробітника в панелі є блок «Відпустка» за рік: дати, тип і рішення. Заміни й заявки на вільні зміни лишаються в розділі «Запити» з фільтром за статусом. У застосунку людина бачить свою історію на вкладці «Запити».

Чи приходять сповіщення про запити?▾

Так, на кожному кроці: колезі про пропозицію заміни, керівнику про новий запит, людині про рішення. Push працює на iPhone і Android, тихі години вночі кожен задає сам у налаштуваннях застосунку.

Нехай команда просить заміни сама

Почати можна безкоштовно з усією командою. Правила погодження задаються за хвилину.

Почати безкоштовно