Заміна між співробітниками це коли людина не може вийти і віддає свою зміну колезі зі свого застосунку. Вона обирає зміну, обирає, кому запропонувати, конкретній людині або всім підхожим, і чекає. Далі, залежно від правил вашої організації, зміну погоджує колега, ви або обидва по черзі. Коли заміну схвалено, зміна в графіку переходить до колеги, і обидва отримують сповіщення.
Ви бачите всі заміни своїх локацій у «Запити» → «Заміни» і вирішуєте лише ті, що дійшли до вас: у режимі «Колега + менеджер» це запити, які колега вже прийняв, у режимі «Тільки менеджер» усі запити одразу. У режимі «Тільки колега» ваше рішення не потрібне, і в списку ви лише бачите, хто з ким помінявся.
Схвалювати заміни можуть власник, співвласники і ті, у чиїй ролі є право «Схвалювати заміни» на цю локацію.
Де знайти
«Запити» → вкладка «Заміни». Число на вкладці і на пункті «Запити» в меню це кількість запитів, які чекають вашого рішення. Про новий такий запит приходить сповіщення «Заміна чекає на схвалення». Коли людина запропонувала зміну всім підхожим, керівники локації отримують «На вашій локації шукають заміну».
Над списком сірий рядок каже, скільки запитів у поточному фільтрі і як зараз працює погодження, наприклад «1 запит · Спочатку колега приймає, потім менеджер схвалює».
Як читати запит
У рядку: хто віддає і кому, «Марія Шевченко → Ігор Мельник». Якщо людина запропонувала зміну всім підхожим і ніхто ще не взяв, замість імені стоїть «будь-хто». Нижче дата, час, тип зміни і локація, а курсивом коментар людини, якщо вона його написала.
Статуси.
«Очікує колегу»: запит надіслано, колега ще не відповів, або зміну запропоновано всім і ніхто не взяв. Ваше рішення поки не потрібне.
«На розгляді»: колега погодився, або в режимі «Тільки менеджер» запит одразу прийшов до вас. Це і є черга на ваше рішення.
«Схвалено»: зміна перейшла до колеги.
«Відхилено»: ви відмовили.
«Відмовлено»: відмовив колега.
«Скасовано»: людина сама забрала запит, зміну видалили з графіка або хтось із учасників більше не в команді.
Фільтр «Статус» над списком за замовчуванням показує «Очікують рішення». Інші варіанти: «Очікують колегу», «Схвалені», «Відхилені». Фільтр «Точка» звужує до однієї локації, поле «Пошук за іменем» шукає за учасниками.
Крок за кроком
- Відкрийте «Запити» → «Заміни». Список уже відфільтровано на «Очікують рішення».
- Подивіться, хто виходить замість кого і чи не буде в колеги перевантаження: його години видно в планувальнику під ім'ям.
- Натисніть «Схвалити». Зміна в графіку одразу переходить до колеги з позначкою заміни. Обидва отримають сповіщення «Заміну схвалено». Запит зникне зі списку «Очікують рішення», його можна знайти у «Схвалені».
Список «Схвалені»: два запити зі статусом «Схвалено» 
Планувальник після схвалення: зміна в середу стоїть у Ігоря з позначкою заміни - Або натисніть «Відхилити». З'явиться вікно «Відхилити запит?» з полем «Причина відмови». Причину вказувати не обов'язково, але людина побачить її в застосунку, і так зрозуміліше. Натисніть «Відхилити» у вікні. Обидва отримають «Заміну відхилено», зміна лишиться в того, хто просив.
Вікно «Відхилити запит?» з полем «Причина відмови»
Що відбувається зі змінами
До схвалення зміна лишається в того, хто просив: він відповідає за неї, поки ви не вирішите.
Після схвалення зміна переходить до колеги повністю: дата, час і локація ті самі, змінюється лише людина. У планувальнику картка отримує позначку заміни, помаранчевий кружечок зі стрілками. У зарплаті зміна рахується колезі за його умовами оплати.
Панель не дасть схвалити заміну, якщо в колеги в цей час уже стоїть інша зміна, зокрема в іншій локації: натискання «Схвалити» дасть повідомлення «Не вдалося обробити заявку, спробуйте ще раз», а запит лишиться на розгляді. Відхиліть його з поясненням.
Якщо зміну, на яку є запит, видалити з графіка, запит скасується сам, і люди отримають «Запит на заміну скасовано» з поясненням «Зміну видалено з графіка». Так само, якщо одного з учасників звільнити.
Зміну, яка вже почалася, схвалити не можна: «Схвалити» дасть те саме повідомлення. Такий запит лишається відхилити.
Чому дії немає
Немає вкладки «Заміни»: заміни вимкнено в «Правила запитів», або у вашої ролі немає права «Схвалювати заміни».
У запиту немає кнопок «Схвалити» і «Відхилити»: він у статусі «Очікує колегу», рішення поки за колегою, або він уже вирішений. Перевірте фільтр «Статус».
Кнопки є, а натискання дає «Не вдалося обробити заявку, спробуйте ще раз»: запит щойно змінився, наприклад людина його скасувала або зміну видалили. Оновіть сторінку.
Список порожній, а люди кажуть, що просили заміну: перевірте фільтр «Точка» і «Статус», зокрема «Очікують колегу». Запити з локацій, які не у ваших правах, ви не бачите.
Людина не може створити запит: у неї в застосунку зміна ще не опублікована, на цю зміну вже є активний запит, або заміни вимкнено.
Після «Схвалити» вікно «Стажист лишиться без наставника»: людина, що віддає зміну, веде в ній стажиста, і після заміни в ці години стажиста ніхто не веде. «Скасувати» лишає запит на розгляді, «Все одно змінити» схвалює, а наставника стажисту поставте потім у його зміні, стаття Стажист у графіку: зміна з наставником.
Питання і відповіді
Чи можу я схвалити заміну, поки колега ще не відповів?
Ні, у режимі «Колега + менеджер» спершу відповідає колега. Якщо чекати нема коли, відхиліть запит і поставте потрібну людину на зміну самі в планувальнику.
Що бачить людина після мого рішення?
Сповіщення «Заміну схвалено» або «Заміну відхилено» з датою і часом, і статус у «Запити» в застосунку. Причину відмови теж.
Чи рахується заміна як заміна в зарплаті?
Зміна рахується тому, хто її відпрацював, за його ставкою або ціною зміни. Позначка заміни лише показує, що людина вийшла не за своїм графіком.
Чи можна вимкнути заміни на час?
Так, у «Правила запитів» оберіть «Вимкнено». Уже подані запити не пропадуть, але поки заміни вимкнено, їх не видно.