Замена между сотрудниками это когда человек не может выйти и отдаёт свою смену коллеге из своего приложения. Он выбирает смену, выбирает, кому предложить, конкретному человеку или всем подходящим, и ждёт. Дальше, в зависимости от правил вашей организации, смену согласовывает коллега, вы или оба по очереди. Когда замену одобрили, смена в графике переходит к коллеге, и оба получают уведомление.
Вы видите все замены своих локаций в «Запросы» → «Замены» и решаете только те, что дошли до вас: в режиме «Коллега + менеджер» это запросы, которые коллега уже принял, в режиме «Только менеджер» все запросы сразу. В режиме «Только коллега» ваше решение не нужно, и в списке вы только видите, кто с кем поменялся.
Одобрять замены могут владелец, совладельцы и те, у кого в роли есть право «Одобрять замены» на эту локацию.
Где найти
«Запросы» → вкладка «Замены». Число на вкладке и на пункте «Запросы» в меню это количество запросов, которые ждут вашего решения. О новом таком запросе приходит уведомление «Замена ждёт одобрения». Когда человек предложил смену всем подходящим, руководители локации получают «На вашей локации ищут замену».
Над списком серая строка говорит, сколько запросов в текущем фильтре и как сейчас работает согласование, например «1 запрос · Сначала коллега принимает, потом менеджер согласовывает.»
Как читать запрос
В строке: кто отдаёт и кому, «Мария Шевченко → Игорь Мельник». Если человек предложил смену всем подходящим и никто ещё не взял, вместо имени стоит «любой». Ниже дата, время, тип смены и локация, а курсивом комментарий человека, если он его написал.
Статусы.
«Ждёт коллегу»: запрос отправлен, коллега ещё не ответил, или смену предложили всем и никто не взял. Ваше решение пока не нужно.
«На рассмотрении»: коллега согласился, или в режиме «Только менеджер» запрос сразу пришёл к вам. Это и есть очередь на ваше решение.
«Одобрено»: смена перешла к коллеге.
«Отклонено»: вы отказали.
«Отказ»: отказал коллега.
«Отменено»: человек сам забрал запрос, смену удалили из графика или кто-то из участников больше не в команде.
Фильтр «Статус» над списком по умолчанию показывает «Ждут решения». Другие варианты: «Ждут коллегу», «Одобренные», «Отклоненные». Фильтр «Точка» сужает до одной локации, поле «Поиск по имени» ищет по участникам.
Шаг за шагом
- Откройте «Запросы» → «Замены». Список уже отфильтрован на «Ждут решения».
- Посмотрите, кто выходит вместо кого и не будет ли у коллеги перегрузки: его часы видны в планировщике под именем.
- Нажмите «Одобрить». Смена в графике сразу переходит к коллеге с пометкой замены. Оба получат уведомление «Замену одобрили». Запрос исчезнет из списка «Ждут решения», его можно найти в «Одобренные».
Список «Одобренные»: два запроса со статусом «Одобрено» 
Планировщик после одобрения: смена в среду стоит у Игоря с пометкой замены - Или нажмите «Отклонить». Появится окно «Отклонить запрос?» с полем «Причина отказа». Причину указывать не обязательно, но человек увидит её в приложении, и так понятнее. Нажмите «Отклонить» в окне. Оба получат «Замену отклонили», смена останется у того, кто просил.
Окно «Отклонить запрос?» с полем «Причина отказа»
Что происходит со сменами
До одобрения смена остаётся у того, кто просил: он отвечает за неё, пока вы не решите.
После одобрения смена переходит к коллеге полностью: дата, время и локация те же, меняется только человек. В планировщике карточка получает пометку замены, оранжевый кружок со стрелками. В зарплате смена считается коллеге по его условиям оплаты.
Панель не даст одобрить замену, если у коллеги в это время уже стоит другая смена, в том числе в другой локации: нажатие «Одобрить» даст сообщение «Не удалось обработать заявку, попробуйте ещё раз», а запрос останется на рассмотрении. Отклоните его с пояснением.
Если смену, на которую есть запрос, удалить из графика, запрос отменится сам, и люди получат «Запрос на замену отменили» с пояснением «Смену удалили из графика». Так же, если одного из участников уволить.
Смену, которая уже началась, одобрить нельзя: «Одобрить» даст то же сообщение. Такой запрос остаётся отклонить.
Почему действия нет
Нет вкладки «Замены»: замены выключены в «Правила запросов», или у вашей роли нет права «Одобрять замены».
У запроса нет кнопок «Одобрить» и «Отклонить»: он в статусе «Ждёт коллегу», решение пока за коллегой, или он уже решён. Проверьте фильтр «Статус».
Кнопки есть, а нажатие даёт «Не удалось обработать заявку, попробуйте ещё раз»: запрос только что изменился, например человек его отменил или смену удалили. Обновите страницу.
Список пустой, а люди говорят, что просили замену: проверьте фильтр «Точка» и «Статус», в том числе «Ждут коллегу». Запросы с локаций, которых нет в ваших правах, вы не видите.
Человек не может создать запрос: у него в приложении смена ещё не опубликована, на эту смену уже есть активный запрос, или замены выключены.
После «Одобрить» окно «Стажёр останется без наставника»: человек, который отдаёт смену, ведёт в ней стажёра, и после замены в эти часы стажёра никто не ведёт. «Отмена» оставляет запрос на рассмотрении, «Всё равно изменить» одобряет, а наставника стажёру поставьте потом в его смене, статья Стажёр в графике: смена с наставником.
Вопросы и ответы
Могу ли я одобрить замену, пока коллега ещё не ответил?
Нет, в режиме «Коллега + менеджер» сначала отвечает коллега. Если ждать некогда, отклоните запрос и поставьте нужного человека на смену сами в планировщике.
Что видит человек после моего решения?
Уведомление «Замену одобрили» или «Замену отклонили» с датой и временем, и статус в «Запросы» в приложении. Причину отказа тоже.
Считается ли замена как замена в зарплате?
Смена считается тому, кто её отработал, по его ставке или цене смены. Пометка замены только показывает, что человек вышел не по своему графику.
Можно ли выключить замены на время?
Да, в «Правила запросов» выберите «Выключено». Уже поданные запросы не пропадут, но пока замены выключены, их не видно.