Правила запросов определяют, что команда может делать сама из своего приложения: меняться сменами, брать свободные смены, подавать отпуска и больничные. Для каждого вида вы выбираете режим: выключено совсем, нужно согласование руководителя или всё происходит автоматически.
Правила действуют на всю организацию. А вот кто именно из руководителей согласовывает запросы, задаётся не здесь, а в ролях: право «Одобрять замены» и «Одобрять отпуска» в каждой роли отдельно, статья Роли и доступы.
Менять правила могут только владелец и совладельцы.
Где найти
«Запросы» → кнопка «Настройки» вверху справа → страница «Правила запросов». Кнопка есть только у владельца и совладельцев.
Что на странице
«Замены между сотрудниками»: может ли человек отдать свою смену коллеге и кто это согласовывает.
«Выключено»: сотрудники не могут создавать запросы на замену. В приложении исчезает кнопка «Замена».
«Только коллега»: коллега принял, и смена сразу переходит. Менеджер не нужен.
«Только менеджер»: запрос идёт сразу менеджеру. Коллега не участвует в согласовании.
«Коллега + менеджер»: сначала коллега принимает, потом менеджер согласовывает. Так настроено в новой организации.
«Открытые смены»: можно ли отдавать пустые места команде.
«Выключено»: смены нельзя отдавать команде, пустые места остаются дырами, которые закрывает руководитель. Так в новой организации.
«Заявки и выбор руководителя»: сотрудники подают заявки на свободные смены, руководитель выбирает, кому отдать. Режима «кто первый, тот и взял» нет намеренно.
«Отпуска и больничные»: может ли человек подать запрос на отпуск, больничный, личный день или день без оплаты.
«Выключено»: сотрудники не смогут подавать такие запросы из своего приложения.
«Менеджер согласовывает»: запрос ждёт решения менеджера. Так в новой организации.
«Автоматически»: запрос сразу одобряется без проверки. Руководитель видит его в списке уже одобренным.
«Норма отпуска»: дней в году для всей команды. Питает счётчик остатка в карточке человека и в его приложении. Пусто означает, что остаток нигде не показывается. Отдельную норму для одного человека задают в его карточке, поле «Норма отпуска, дней в году».
Шаг за шагом
- В меню слева нажмите «Запросы», затем «Настройки» вверху справа.
- В каждом блоке нажмите нужный вариант. Внизу появится строка «Несохранённые изменения» с кнопками «Отмена» и «Сохранить». Автосохранения здесь нет намеренно: случайное нажатие не выключит команде заявки.
- Нажмите «Сохранить». Появится «Сохранено». Правило действует сразу: в приложениях команды кнопки появятся или исчезнут при следующем открытии, а в «Запросы» появятся или исчезнут соответствующие вкладки.
Если уйти со страницы, не сохранив, панель спросит «Выйти без сохранения?».
Что меняется от правил
В разделе «Запросы» три вкладки: «Отпуска», «Замены», «Открытые смены». Вкладка есть, только когда её вид запросов включён и у вашей роли есть право его одобрять. Если выключено всё, вместо вкладок надпись «Все типы запросов отключены. Включить их может владелец или совладелец в настройках раздела.».
Над списком на каждой вкладке серая строка повторяет режим, например «3 запроса · Сначала коллега принимает, потом менеджер согласовывает.», чтобы не ходить в настройки, чтобы вспомнить, как сейчас работает согласование.
Запросы, которые уже поданы, после выключения вида не удаляются, но и не показываются ни вам, ни людям, пока вид выключен. Включите его снова, и они вернутся в список.
Почему действия нет
Кнопки «Настройки» в «Запросы» нет: вы не владелец и не совладелец. Попросите владельца или совладельца изменить правила.
Нет вкладки «Замены» или «Отпуска»: этот вид запросов выключен, или у вашей роли нет права «Одобрять замены» или «Одобрять отпуска».
В приложении сотрудника нет кнопки «Замена» или «Выходной»: соответствующий вид выключен в правилах.
Выбрали «Автоматически», а старые запросы на отпуск так и ждут решения: режим действует на новые запросы, поданные уже ждут вас.
Вопросы и ответы
Можно ли задать разные правила разным локациям?
Нет, правила одни на организацию. Разными могут быть только люди, которые согласовывают: это задаётся правами ролей и локациями менеджеров.
Кто получает запрос, когда выбрано «Менеджер согласовывает»?
Те, в чьей роли есть право «Одобрять отпуска», а также владелец и совладельцы. С заменами так же, право «Одобрять замены», но уведомления получают только руководители локации, где стоит смена.
Что безопаснее для начала?
То, что стоит в новой организации: замены «Коллега + менеджер», отпуска «Менеджер согласовывает», открытые смены выключены. Так ни одна смена не переходит без вашего ведома.
Видит ли команда эти настройки?
Нет, только их последствия: какие кнопки есть в приложении и нужно ли согласование.