Планировщик

Планирование графика смен: неделя, месяц и год на одном экране

Типы смен задаются один раз, дальше график собирается из меню ячейки. Черновик видите только вы, команда получает график в приложении после кнопки «Опубликовать». Неделя, месяц, год и список, несколько локаций вместе, с ноутбука или с телефона.

Начать бесплатноПосмотреть экраны ↓

Как составляется график смен в InShift

График смен в InShift живёт в разделе «Планировщик» админ-панели. Люди стоят строками по отделам, дни недели колонками, в ячейке стоит смена: тип, время и цвет. Сначала для локации задаются типы смен, например «Morning 08:00–16:00» или «Evening 13:00–21:00», с днями недели и своим временем на каждый день. Потом руководитель нажимает на пустую ячейку, выбирает тип из меню, и смена стоит.

Пока график составляется, это черновик: его видит только тот, кто работает в панели. Кнопка «Опубликовать» показывает количество смен, которые уйдут команде, и после неё каждый человек видит свои смены в приложении InShift, а телефон получает push. Дальше на этой странице каждый шаг показан на живых кадрах панели и приложения из демо-организации.

Ячейка

Смена ставится из меню ячейки

Пустая ячейка открывает меню с типами смен локации. Один клик ставит смену, второй клик по смене открывает правку: другое время, «Своя смена» с произвольным временем или удаление. Занятые должности на день видны в шапке отдела.

  • Типы смен локации сразу в меню: «Morning», «Midday», «Evening» или ваши названия
  • «Своя смена» с произвольным временем для дня, который не укладывается в шаблон
  • Конфликт времени подсвечивается сразу: человек уже стоит в другой смене в это время
  • Часы каждого за неделю рядом с именем, чтобы видеть перегрузку до публикации
  • Кнопка «Опубликовать» с количеством черновиков: команда видит график только после неё
Составить первый график

Типы смен

Типы смен задаются один раз для локации

В карточке локации в блоке «Общие смены» лежат типы смен: название, дни недели, время начала и конца, цвет и цена смены. Смена через полночь это одна смена, а её ночные часы считает правило «Ночные часы» в разделе «Зарплата».

  • Дни недели для каждого типа: «Morning» только в будни, «Evening» каждый день
  • Время через полночь, например 22:00–06:00, и ночные часы в итоге человека
  • «+ другое время для других дней», когда суббота начинается позже понедельника
  • «Цена смены» для тех, кому платят за выход
  • Свои типы для каждой локации: кофейня и склад сети живут по разным сменам
Создать локацию и типы смен

Виды

Неделя, месяц, год и список

Неделей ставят смены, месяцем смотрят часы и нагрузку каждого, годом планируют отпуска, списком читают день за днём. Сеть открывает все локации вместе.

  • Месяц: смены каждого по дням, рядом часы и начисления за период.
  • Год: двенадцать месяцев на одном экране для отпусков и длинных планов.
  • Список: день за днём, кто выходит в утреннюю, дневную и вечернюю смену.
  • «Все локации вместе»: сеть на одном экране, каждая точка своим блоком.

Повторяющаяся неделя

«Скопировать прошлую неделю» вместо сорока кликов

У большинства команд неделя похожа на предыдущую. Кнопка над графиком копирует все смены прошлой недели в текущую как черновики: панель показывает, сколько смен скопируется, а вы правите только отличия и публикуете.

  • Смены копируются как черновики: команда не увидит их, пока вы не опубликуете
  • Количество смен видно до подтверждения, например «Скопировать (40)»
  • После копирования правите точечно: отпуск, замена, новый сотрудник
  • Пустую прошлую неделю панель не копирует и говорит об этом прямо
Как скопировать неделю

Свободная смена

Смена без исполнителя, на которую команда подаёт заявки

Когда нужен человек, а кого ставить, ещё не ясно, создаётся «Свободная смена»: должность, тип смены, дни и количество людей. Команда видит её в приложении, желающие нажимают «Хочу взять», а вы выбираете, кого утвердить.

  • «Любая должность» или конкретная: бариста, кассир, охранник
  • Несколько дней сразу: одна свободная смена на всю неделю с «Сколько людей нужно»
  • «Отдать команде»: смену видно в приложении сразу после публикации
  • Заявки собираются в «Запросах», выбранный кандидат становится в график
Как работают свободные смены

С телефона

Руководитель ставит смены с телефона

Планировщик есть и в приложении руководителя: та же неделя, те же типы смен, та же кнопка публикации. Удобно поправить график с дороги или из зала, когда ноутбук остался в офисе.

  • Ячейка открывает меню типов смен, как в панели
  • Черновики и «Опубликовать» работают одинаково на всех устройствах
  • Замены, запросы и итог дня рядом в том же приложении
О приложении для команды

У команды

Команда видит график в приложении в ту же минуту

После публикации каждый человек видит свои смены на вкладке «График»: ближайшая смена на главной, месяц списком, смены коллег по локации. О новой смене или переносе телефон говорит push-уведомлением.

  • Свои смены в календаре месяца и ближайшая смена на главной
  • Push об опубликованных и изменённых сменах, тихие часы ночью
  • Подписка на календарь: смены в Google, Apple или Outlook
  • Печать графика по локациям для доски на точке, если кто-то без телефона
Что видит сотрудник

События

Праздники команды и события в графике

Дни рождения, годовщины в компании, корпоративы и обучение панель держит на вкладке «События» и показывает в ленте, а команде приходит напоминание. Руководитель видит, кого поздравить сегодня, пока составляет график на неделю.

  • Дни рождения и годовщины в команде считаются из карточки человека
  • Свои события: корпоратив, инвентаризация, обучение
  • Напоминание команде за день, за три дня или за неделю
События команды

Первый график за один вечер

Порядок, с которого стартуют новые организации в InShift.

  1. 1

    Локация и типы смен

    Название точки, рабочие дни, типы смен со временем и цветом. Это делается один раз.

  2. 2

    Люди и должности

    Карточка на каждого: имя, должность, локация. Код приглашения человек вводит в приложении сам.

  3. 3

    Неделя в планировщике

    Ячейка за ячейкой или «Скопировать прошлую неделю». Часы каждого видны рядом с именем.

  4. 4

    «Опубликовать»

    Команда видит график в приложении, телефоны получают push. Следующая неделя копируется с этой.

График в Excel и график в InShift

Таблица честно работает, пока людей мало и изменений не бывает. Дальше разница в том, кто сообщает команде и кто считает часы.

Кто узнаёт об изменении

Таблица в Excel или мессенджере
Те, кто открыл файл или прочитал чат
Планировщик InShift
Каждый видит свои смены в приложении, телефон получает push

Накладки

Таблица в Excel или мессенджере
Заметны, когда два человека пришли на одну смену
Планировщик InShift
Конфликт времени подсвечивается в ячейке до публикации

Следующая неделя

Таблица в Excel или мессенджере
Копирование листа и правка вручную
Планировщик InShift
«Скопировать прошлую неделю» и точечные правки

Часы и зарплата

Таблица в Excel или мессенджере
Отдельная таблица с формулами
Планировщик InShift
Часы считаются из графика, зарплата по сменам рядом

Несколько локаций

Таблица в Excel или мессенджере
Несколько файлов, которые не сходятся
Планировщик InShift
«Все локации вместе» на одном экране, права на каждую точку

Справка по планированию графика

Статьи с кадрами панели: от первой локации до свободных смен.

Создать локацию и типы смен →

Название, время, дни недели и цвет смен, которые потом стоят в меню ячейки.

Составить первый график →

Ячейки, типы смен, черновик и публикация.

Смены: добавить, изменить, перенести, удалить →

Что делать со сменой после того, как она уже в графике.

Скопировать прошлую неделю →

Как переносится типичная неделя и что делать с отличиями.

Свободные смены →

Смена без исполнителя, заявки команды и выбор руководителя.

Опубликовать график →

Что видит команда до и после публикации.

Связанные страницы

Замены, свободные смены, отпуска →

Что делать, когда опубликованный график нужно изменить.

Зарплата по сменам →

Как часы из графика превращаются в начисления.

Админ-панель →

Все разделы рабочего места руководителя на кадрах.

Как составить график смен →

Методика: покрытие, норма часов, отдых между сменами.

График смен →

Что это такое, типы 2/2, 3/3, 5/2 и сутки через трое, ночные и переработки.

График смен онлайн →

Конструктор на неделю в браузере без регистрации, с печатью и файлом для Excel.

Частые вопросы

Можно ли планировать график на месяц или на год вперёд?▾

Да, на тарифе «Базовый». Вид «Месяц» показывает смены каждого по дням с итогом часов, вид «Год» двенадцать месяцев на одном экране. Смены ставятся на любой день вперёд, а публиковать можно частями: например, следующую неделю сегодня, остаток месяца позже.

Как задать ночные смены или смены через полночь?▾

Тип смены со временем через полночь, например 22:00–06:00, создаётся в карточке локации так же, как дневной. Ночные часы считаются отдельно в итоге человека, а надбавка за них задаётся в разделе «Зарплата» на вкладке «Надбавки».

Проверяет ли InShift накладки в графике?▾

Да. Если человек уже стоит в смене в это время, ячейка показывает «Конфликт времени» с названием и временем той смены. Часы каждого за неделю видны рядом с именем, поэтому перегрузка заметна до публикации.

Что видит команда, пока я составляю график?▾

Ничего нового. Все поставленные смены остаются черновиками, которые видите только вы в панели. После кнопки «Опубликовать» смены появляются в приложении каждого, а телефоны получают push. Скопированная неделя тоже приходит как черновики.

Можно ли составлять график с телефона?▾

Да. Планировщик есть в приложении руководителя: те же типы смен, черновики и публикация. Админ-панель в браузере телефона тоже работает, но приложение удобнее для правок на ходу.

Как работает график для нескольких локаций?▾

У каждой локации свои типы смен, свои люди и свой график. Вид «Все локации вместе» показывает сеть на одном экране. Права задаются по локациям: руководитель точки видит и редактирует только свою, директор всю сеть.

Что делать, когда после публикации кто-то заболел?▾

В строке «Замена» ставится коллега на чужую смену без перезаписи графика, или создаётся «Свободная смена», на которую команда подаёт заявки из приложения. Оба варианта описаны на странице о заменах и запросах.

Можно ли распечатать график?▾

Да. Кнопка «Печать» готовит график локации или всех локаций для печати или PDF, а «Скачать Excel» отдаёт ту же неделю таблицей. Для команды с телефонами это не нужно: каждый видит график в приложении.

Составьте первый график сегодня

Начать можно бесплатно со всей командой. Локация, типы смен и первая неделя занимают один вечер.

Начать бесплатно