Открытые смены: отдать команде

Открытая смена это пустое место в графике, которое вы отдали команде: подходящие люди видят его в приложении, подают заявку «Хочу взять», а вы выбираете, кому отдать. Так закрывают дыры, когда кто-то заболел, или раздают дополнительные часы тем, кто хочет подработать, не обзванивая всех по очереди.
Без этого пустые места в графике тоже есть: строка «Нужен человек» показывает, кого не хватает, и вы закрываете их сами. Открытые смены добавляют к этому заявки от команды. Решение всегда за вами: смена достанется тому, кого вы выберете, а не тому, кто нажал первым.
Включить открытые смены могут только владелец и совладельцы. Отдавать смены команде и выбирать людей может тот, у кого есть право редактировать график локации.

Где найти

Включить: «Запросы» → «Настройки» вверху справа → страница «Правила запросов» → блок «Открытые смены» → «Заявки и выбор руководителя» → «Сохранить».
Создать: «Планировщик» → кнопка «Свободная смена» вверху справа, или строка «Свободная смена» под группой должности, или пункт «Свободная смена» в меню клетки.
Заявки: «Запросы» → вкладка «Открытые смены», статья Заявки на открытые смены.

Шаг за шагом: включить

1. В меню слева нажмите «Запросы», затем «Настройки» вверху справа.
2. В блоке «Открытые смены» выберите «Заявки и выбор руководителя». Пока выбрано «Выключено», смены нельзя отдавать команде: пустые места остаются дырами, которые закрывает руководитель.
3. Нажмите «Сохранить» внизу. В планировщике кнопка «Нужен человек» и строка под группами переименуются в «Свободная смена», а в приложении команды появится кнопка «Свободные» на главной и вкладка «Открытые» в запросах.

Шаг за шагом: отдать смену команде

1. В планировщике нажмите «Свободная смена» вверху справа. Откроется окно «Свободная смена для команды».
2. «Должность»: кого ищете, например «Бариста». Смену увидят только люди с этой должностью, основной или из блока «Может подменять». «Любая должность» означает, что смену увидят все, кто работает в этой локации.
3. «Тип смены»: например «Вечер · 16:00–23:00». Время берётся из типа.
4. «Дни»: нажмите один или несколько дней. Стрелками можно перелистнуть на другую неделю, выбранные дни остаются в списке под кнопками.
5. «Отдать команде»: оставьте включённым. Если выключить, создастся обычное пустое место без заявок.
6. «Сколько людей нужно»: сколько мест создать на каждый выбранный день.
7. Нажмите «Создать · 1». Внизу появится «Создано смен: 1», а в строке «Свободная смена» встанет карточка с надписью «Увидят после публикации».
   

   

8. Нажмите «Опубликовать» в жёлтой строке. Только после публикации команда увидит смену: подходящие люди получат уведомление «Новая свободная смена», а карточка сменится на «Отдано команде».
   Более быстрый путь для одного дня: нажмите на клетку в строке «Свободная смена» под нужной группой и выберите тип. Или в меню клетки человека нажмите «Свободная смена» и выберите тип: смена встанет в строку «Свободная смена» его должности, а внизу появится «Поставлено в ряд «Свободная смена · Бариста»».
   Уже созданное пустое место тоже можно отдать команде: нажмите на его карточку и в окне «Кто закроет смену?» нажмите «Отдать команде».

Кто увидит смену

Смену в приложении видит человек, у которого совпадает должность, который работает в этой локации, то есть это его основная или дополнительная локация, или ему включено «Доступен для замены», который стоит в графике, и у которого нет собственной смены в это же время. Черновик не видит никто: сначала публикация. Смену, которая уже началась, тоже не предлагают.
Руководитель локации, который не видит смену в приложении, видит её в панели как обычное пустое место.

Шаг за шагом: выбрать человека

1. Когда кто-то подаст заявку, вы получите уведомление «Кто-то хочет взять смену», на «Запросы» появится счётчик, а карточка в сетке покажет «1 желающий».
   

   

2. Откройте «Запросы» → «Открытые смены». Под сменой список желающих с должностью и комментарием, рядом с каждым «Одобрить» и «Отклонить». Выбрать можно одного: как только вы одобрите заявку, смена станет его, а остальные желающие получат «Смену отдали другому». Подробно в статье Заявки на открытые смены.
3. Выбранный получит уведомление «Смена ваша», и смена появится в его графике и в его строке в сетке.
   Можно не ждать заявок и поставить человека самому: нажмите на карточку смены в сетке, в окне «Кто закроет смену?» нажмите на имя. Занятые в это время люди в списке серые, со временем их смены. Заявки на эту смену тогда закроются.
   

   

Забрать назад или удалить

Нажмите на карточку смены, в окне «Кто закроет смену?» нажмите «Убрать из открытых»: смена останется в графике как пустое место, а в приложении исчезнет. Те, кто подал заявку, получат «Свободной смены больше нет».
«Удалить эту смену» убирает место совсем.

Почему действия нет

В планировщике кнопка называется «Нужен человек», а не «Свободная смена»: открытые смены выключены. Включите в «Правила запросов».
В «Правила запросов» не удаётся изменить блок «Открытые смены»: менять правила могут только владелец и совладельцы.
В окне «Свободная смена для команды» надпись «Сначала добавьте типы смен в локации.»: в локации нет ни одного типа смены, статья Создать локацию и типы смен.
Карточка говорит «Увидят после публикации»: смена ещё черновик. Нажмите «Опубликовать».
Смену никто не видит, хотя она опубликована: проверьте должность смены и то, работают ли подходящие люди в этой локации. Смену с должностью «Бариста» повар не увидит, а бариста из другой локации увидит только тогда, когда эта локация есть в его карточке или ему включено «Доступен для замены».
В окне «Кто закроет смену?» надпись «Нет подходящих людей»: в локации нет никого с этой должностью, кто стоит в графике.
Человек говорит, что нажал «Хочу взять» и ничего не произошло: заявка ждёт вашего решения. Посмотрите «Запросы» → «Открытые смены».

Вопросы и ответы

Может ли человек взять смену без моего решения?
Нет. Режима «кто первый, тот и взял» нет: заявки собираются, а выбираете вы.
Видят ли заявку другие желающие?
Нет, каждый видит только количество желающих, например «2 желающих».
Что будет со сменой, если никто не подаст заявку?
Она останется пустым местом в строке «Свободная смена». Поставьте человека сами через «Кто закроет смену?».
Можно ли отдать команде смену, которая уже стоит у человека?
Нет, отдают только пустые места. Если человек не может выйти, он просит замену из своего приложения, статья Замены: как согласовать или отклонить.
Копируются ли открытые смены вместе с неделей?
Копируются как обычные пустые места: после копирования отдайте их команде снова.

Смотрите также

• Заявки на открытые смены
• Правила запросов: что разрешить команде
• Взять свободную смену