Пошаговая инструкция

Как составить график смен: пошаговая инструкция

Сколько людей нужно на смену, какой тип графика выбрать, как расставить команду без переработок и что делать с пожеланиями. Сначала метод, который работает на бумаге и в таблице, потом то же самое в InShift: с типами смен, копированием недели и публикацией для команды.

Начать бесплатноК инструкции ↓
Месячный вид графика смен в админ-панели InShift: смены каждого человека по дням и итог часов за месяц

Пять шагов, чтобы составить рабочий график смен

Порядок одинаковый для кофейни, магазина, охраны и производства. В первый раз это занимает вечер, дальше каждую неделю минуты.

  1. 1

    Посчитать покрытие

    Сколько людей нужно в каждый час дня. Пики утром, в обед и вечером, провалы между ними. Отсюда выходит потребность в часах на неделю и в людях.

  2. 2

    Выбрать тип графика

    Круглосуточная точка: 2/2 или 3/3. С 8:00 до 22:00: две смены по 7 часов или 2/2 по 12. Восемь-десять часов в день: 5/2. Посты и объекты: сутки через трое.

  3. 3

    Описать типы смен

    У каждой смены название, время начала и конца, дни недели: «Утро 08:00–16:00», «Вечер 14:00–22:00». Из них и собирается график.

  4. 4

    Расставить людей

    Каждой смене свой исполнитель. Учесть отпуска, больничные, пожелания и недельную норму: кто превышает, тот либо отдыхает, либо получает доплату.

  5. 5

    Опубликовать и держать актуальным

    Команда видит график у себя в телефоне, замены и запросы фиксируются там же. В конце периода из графика выходят часы, ночные и сумма к выплате.

Формула покрытия: сколько нужно людей

Часы работы точки за день, умноженные на количество людей в зале одновременно и на семь дней, разделить на недельную норму одного человека. Кофейня открыта с 8:00 до 22:00, то есть 14 часов, в зале всегда двое: 14 × 2 × 7 / 40 = 4,9. Округляем до пяти ставок.

К расчёту добавляется резерв 10–20%: кто-то заболеет, кто-то попросит выходной, кому-то пора в отпуск. На пять ставок это ещё один человек, всего шесть. Без резерва каждый больничный превращается в переработку для остальных, а переработка стоит в двойном размере.

Если пики сильно отличаются от остального дня, покрытие считается отдельно для пика и для провала: в кофейне в 8:00 нужны трое, в 15:00 достаточно одного. Тогда вместо двух длинных смен лучше три короче, которые перекрываются на пиках.

Тип графика по сценарию

Шесть распространённых вариантов и бизнес, которому каждый подходит.

2/2 по 12 часов

Кофейни, магазины, АЗС, охрана на одном объекте. Две смены в день, команда около шести человек.

3/3 по 12 часов

Отели, производства, большие салоны. Длиннее серии выходных, легче совмещать с учёбой.

5/2 по 8 часов

Офисы, магазины в будни, парикмахерские, стоматология. Классическая пятидневка.

Две смены по 7–8 часов

Магазины с 10:00 до 22:00, салоны красоты, фитнес-клубы. Смены перекрываются на обеденном пике.

Три смены по 8 часов

Отели 24/7, аптеки с ночной, производства. Утренняя, дневная и ночная с доплатой за ночные часы.

Сутки через трое

Охрана объектов, пожарные и спасательные службы, медперсонал. 24 часа на смене, трое суток дома.

В InShift

Неделя собирается из меню ячейки, следующая копируется кнопкой

Типы смен задаются один раз для локации, дальше руководитель нажимает на пустую ячейку и выбирает тип. Когда неделя похожа на предыдущую, кнопка «Скопировать прошлую неделю» переносит все смены как черновики, и править нужно только отличия. Кадр из демо-организации.

  • Панель показывает, сколько смен скопируется, например «Скопировать (40)»
  • Скопированные смены остаются черновиками, пока вы не нажмёте «Опубликовать»
  • Часы каждого за неделю стоят рядом с именем, перегрузка видна до публикации
  • Конфликт времени подсвечивается сразу, если человек уже стоит в другой смене
Как скопировать неделю

Дыра в графике

Смена без исполнителя, на которую команда подаёт заявки

Когда смену нужно закрыть, а кого ставить, ещё не ясно, создаётся «Свободная смена»: должность, тип смены, дни и количество людей. Команда видит её в приложении, желающие нажимают «Хочу взять», а вы выбираете, кого утвердить. Так закрываются больничные и пики без обзвона.

  • «Любая должность» или конкретная: бариста, кассир, охранник
  • Несколько дней сразу с полем «Сколько людей нужно»
  • Заявки собираются в «Запросах», выбранный кандидат становится в график
  • Одобренные отпуска и выходные видны в планировщике, смену на них не поставят
Как работают свободные смены

Типичные ошибки при составлении графика

То, что ломает график даже опытным руководителям.

График без резерва

Пять человек на пять слотов. Один больничный, и остальные перерабатывают, а переработка стоит в двойном размере.

Ночные не посчитаны

Доплата за часы с 22:00 до 06:00 забывается в таблице, а долг перед командой копится и всплывает в худший момент.

Переработку видно в конце

Человек закрывает чужие дыры и отрабатывает 210 часов вместо 176. В таблице это заметно только в день зарплаты.

Несбалансированные смены

Одному три ночные подряд, другому ни одной. Такой график команда читает как несправедливый и уходит.

Пожелания не учтены

Человеку важна свободная суббота, а его поставили в смену. Запрос на выходной до составления графика решает это заранее.

График опубликован поздно

Команда узнаёт о сменах в воскресенье вечером. Неделя вперёд это минимум, за который люди успевают спланировать жизнь.

Инструменты для составления

Калькуляторы, шаблоны и страницы, которые дополняют инструкцию.

Калькулятор 2/2 →

Часы, ночные и зарплата за месяц для графика 2/2.

Калькулятор 5/2 →

Норма часов, праздники и переработки для пятидневки.

Конструктор графика →

Составить неделю прямо в браузере и скачать в Excel.

График смен: руководство →

Типы графиков, нормы часов, ночные и переработки.

Планирование графика в InShift →

Типы смен, виды, копирование недели и публикация на кадрах панели.

Табель учёта рабочего времени →

Форма П-5 и готовые часы из графика.

Частые вопросы

Сколько времени занимает составить график на месяц в первый раз?▾

В таблице для команды из 5–10 человек это несколько часов: посчитать покрытие, расставить людей, проверить часы. В InShift первая неделя собирается из меню ячейки за вечер, а следующие копируются кнопкой «Скопировать прошлую неделю» и правятся точечно.

Что делать, если команда не укладывается в норму часов?▾

Четыре варианта: сократить часы работы точки в провалах между пиками, нанять ещё человека или полставки, поставить «Свободную смену» на дыру, чтобы её взял желающий, или допустить контролируемую переработку с оплатой в двойном размере, не больше 120 часов в год на человека.

Как учесть пожелания сотрудников?▾

До составления графика человек подаёт из приложения запрос на выходной или отпуск с датами и комментарием. Руководитель одобряет, и эти дни видны в планировщике, поэтому смену на них не поставят. Остальные пожелания обсуждаются словами, как и раньше.

Как избежать конфликтов при распределении смен?▾

Публиковать график минимум за неделю, распределять ночные и выходные поровну и дать команде меняться сменами между собой. В InShift замена проходит в приложении: человек выбирает смену и коллегу, коллега принимает, руководитель одобряет одним нажатием.

Можно ли дать людям самим выбирать смены?▾

Да, через свободные смены. Руководитель создаёт смену без исполнителя с должностью и количеством людей, команда видит её в приложении и нажимает «Хочу взять», а руководитель утверждает кандидата. Удобно для пиков, больничных и команд с гибким графиком.

Как планировать отпуска и график одновременно?▾

Запрос на отпуск подаётся из приложения с датами, руководитель одобряет его в панели или с телефона. Одобренные дни видны в планировщике, а годовой вид графика показывает все отпуска команды на двенадцать месяцев, поэтому накладки заметны заранее.

Составьте первый график за вечер

Начать можно бесплатно со всей командой. Типы смен, первая неделя и публикация для команды.

Начать бесплатно