Попробовать

Суммированный учёт + табель

Учёт рабочего времени для бизнеса — автоматически и без Excel

Платформа для учёта рабочего времени сотрудников: часы, смены, отпуска, больничные. Бухгалтерия получает готовые часы вместо сбора по чатам.

Начать учёт бесплатноЧто умеет система ↓

Что такое учёт рабочего времени

Учёт рабочего времени нужен любому работодателю: без него не посчитать зарплату и не снять ни одного спора о часах. Считать приходится дни, часы, ночные, праздничные, переработки, отсутствие.

По результатам учёта формируется табель по типовой форме П-5 (для бюджетников) или форме, разработанной предприятием. На его основе начисляется зарплата, выплачивается больничный, рассчитывается компенсация за отпуск.

Для сменных графиков используется суммированный учёт рабочего времени — в рамках учётного периода (неделя, месяц, квартал, год) фактические часы сравнивают с нормой. Всё, что сверх — переработка с двойной оплатой.

Что должен фиксировать учёт

Минимальный набор по закону и что дополнительно ведёт бизнес.

Фактически отработанные часы

Начало и конец смены, длительность. По закону — поденно или почасово.

Ночные часы

Сколько пришлось на 22:00–06:00. Доплата не менее 20%.

Выходные и праздничные

Работа в выходной — двойная оплата. Праздничные — тоже двойная.

Переработки

Часы сверх нормы. За учётный период. Двойная оплата.

Отпуска и больничные

Дни отсутствия с причиной. Влияет на начисление зарплаты и стажа.

Простой и прогул

Простой по вине работодателя — 2/3 ставки. Прогул — без оплаты.

Системы учёта рабочего времени: какие бывают

От бумажного журнала до автоматизированной системы — плюсы и пределы каждого подхода.

Бумажный журнал / табель

Бесплатно, но всё вручную: часы, ночные, переработки. Работает до 5–7 человек, дальше — ошибки в начислениях и споры с командой.

Excel-таблицы

Формулы считают часы, но заполнение ручное. Нет истории правок — при проверке не докажешь, когда и что меняли. Шаблоны ломаются от чужих правок.

СКУД / биометрия

Турникет или сканер фиксирует вход-выход точно, но не знает графика: не посчитает ночные, переработки, больничные. Нужна отдельная программа поверх.

Программа учёта рабочего времени

Автоматический учёт: график и факт в одной системе, ночные и переработки считаются сами, табель П-5 формируется в 2 клика. InShift — именно такой класс систем, бесплатно.

Автоматический учёт времени: как это работает

Автоматизированная система учёта рабочего времени снимает ручную работу за счёт одного принципа: график и факт живут в одном месте. Менеджер планирует смены, работник отмечается в приложении — система сама сравнивает план с фактом.

Дальше математика без человека: сколько часов отработано, сколько пришлось на ночной период 22:00–06:00, есть ли переработка сверх нормы учётного периода, сколько дней отпуска или больничного. Каждая цифра имеет источник — конкретную смену с датой и временем.

Результат учёта — готовые часы и сумма по ставке. Бухгалтер не собирает данные по чатам и бумажкам, а получает файл, где часы уже посчитаны.

Ручной учёт vs автоматический

Почему Excel или бумажный табель перестают тянуть на команде 10+ людей.

Excel / бумагаInShift
Смена закрылась — часыМенеджер записывает вручнуюАвтоматически из графика
Часы по каждомуПересчитываешь после каждой сменыСчитаются сами, за любой период
ПереработкиВидно в конце учётаПредупреждение в реальном времени
БольничныйОтдельный документ, вручнуюРаботник вносит — табель обновляется
Ошибка в учётеНе найти, кто и когда изменилЛоги правок, аудит действий
Табель в бухгалтериюПечатаешь вручнуюЭкспорт П-5 за 2 клика

Как работает учёт в InShift

  1. 1

    График

    Менеджер ставит смены. Система знает, кто когда работает.

  2. 2

    Факт

    Работник чекин/чекаут через приложение (или автоматом по графику). Фиксируется фактическое время.

  3. 3

    Учёт

    Система считает часы каждого за любой период. Без ручных формул.

  4. 4

    Табель

    В конце периода — экспорт в .xlsx по форме П-5 или собственной. Бухгалтерия считает зарплату.

Почему бизнес переходит на автоматический учёт

до −8 ч
бухгалтер на точку ежемесячно
меньше
ошибок в начислении
.xlsx
выгрузка часов для бухгалтерии
2 клика
формирование табеля П-5

Готовые решения по сфере

У каждой отрасли свои правила учёта. Вот настроенные шаблоны.

Калькулятор отработанных часов →

Посчитать часы по дням с перерывами, без регистрации.

Кофейня →

Учёт по сменам, ночные, чаевые не в ставке.

Отель →

24/7 рецепция, 3 смены, ночные автомат.

Охрана →

Сутки через трое, разные объекты, годовой учёт.

Аптека →

12-часовые смены + ночные. П-5 автомат.

Форма П-5 (табель) →

Что такое табель П-5 и как его заполнить.

График смен →

База — правильный график. Учёт — производное.

Учёт при сменном графике →

Табель, суммированный учёт, переработки — разбор с примерами.

Калькулятор ночных часов →

Сколько часов смены приходится на 22:00–06:00 и доплата.

Частые вопросы

Какую систему учёта рабочего времени выбрать для малого бизнеса?▾

Для команды до 5 человек хватит Excel-шаблона. От 7–10 человек или при сменном графике — программа учёта рабочего времени: ручной пересчёт ночных и переработок на таком объёме уже даёт ошибки в зарплате. InShift бесплатный, поэтому порог перехода — не деньги, а 20 минут на настройку.

Что такое автоматизированная система учёта рабочего времени?▾

Программа, которая берёт отработанное время из графика смен и отметок работника и показывает часы каждого за любой период. В отличие от СКУД или биометрии, она знает график — поэтому видит не только «был/не был», но и сколько человек должен был отработать.

Обязательно ли вести учёт рабочего времени?▾

Да. Без учёта не посчитать зарплату и не снять ни одного спора о часах: будет слово против слова. Плюс табель за прошлые периоды рано или поздно просят, и лучше, чтобы он был.

Что такое суммированный учёт?▾

Учёт, где фактические часы сравниваются с нормой за учётный период (не день или неделю), а именно — месяц, квартал или год. Используется для сменных графиков, где в одни недели человек работает больше, в другие — меньше.

Как считаются переработки в суммированном учёте?▾

За учётный период считают норму часов (40 × количество недель). Если фактически отработано больше — это переработки. Оплачиваются в двойном размере. Выходить за 120 часов в год на человека не стоит.

Какой учётный период выбрать?▾

Месяц — для небольших колебаний в графике. Квартал — стандарт для большинства бизнеса. Год — для сезонных отраслей (туризм, сельское). В колдоговоре нужно прописать какой именно.

Можно ли автоматически формировать табель?▾

Да. InShift формирует табель в формате .xlsx (форма П-5 или своя) за 2 клика. Бухгалтерии остаётся только сверить и отправить в ГНС при необходимости.

Что с больничными и отпусками?▾

Больничные и отпуска вносит работник или менеджер в системе. Табель автоматически учитывает эти дни с правильным кодом (Тн, В, ОВ, ДО). Зарплата рассчитывается с учётом.

Переходи на автоматический учёт

Бесплатно. Часы каждого за месяц — в два клика в Excel.

Начать учёт