Когда вы отдали смену команде и опубликовали график, подходящие люди видят её в приложении и нажимают «Хочу взять». Каждое такое нажатие это заявка. Заявки собираются под сменой на вкладке «Открытые смены» в «Запросы», и вы выбираете одного человека: ему достаётся смена, остальные получают отказ автоматически. Сами по себе заявки ничего не меняют в графике.
Рассматривать заявки может тот, кто имеет право редактировать график локации, где стоит смена. Как создать открытую смену, в статье Открытые смены: отдать команде.
Где найти
«Запросы» → вкладка «Открытые смены». Число на вкладке это количество смен, на которые есть заявки. О новой заявке приходит уведомление «Кто-то хочет взять смену».
То же количество желающих видно в планировщике на карточке смены в строке «Свободная смена», например «1 желающий», и на главной в строке «Открытых смен ждут откликов: 1» с кнопкой «К запросам».
Как читать карточку
Вверху смена: день и время, локация, тип смены и должность, которую искали. Справа кнопка со стрелкой назад «Убрать из открытых».
Ниже список желающих: имя, должность и комментарий, если человек его написал. Возле каждого надпись «Выбрать можно одного» и кнопки «Отклонить» и «Одобрить». Если заявок ещё нет, под сменой стоит «Пока никто не вызвался».
Список показывает только смены, отданные команде и опубликованные. Смены без заявок тоже здесь, чтобы было видно, что ждёт.
Шаг за шагом
- Откройте «Запросы» → «Открытые смены».
- Посмотрите на желающих. Кто уже имеет смену в это время, заявку подать не мог: в списке только свободные в это время люди с подходящей должностью и локацией.
- Нажмите «Одобрить» возле человека, которому отдаёте смену. Смена сразу станет его: в планировщике карточка переедет из строки «Свободная смена» в строку человека, а сам человек получит уведомление «Смена ваша». Остальные желающие получат «Смену отдали другому», и их заявки закроются сами.
Планировщик после одобрения: смена «Вечер» стоит у Игоря в субботу, строка «Свободная смена» пустая - Чтобы отказать одному человеку, не закрывая смену, нажмите «Отклонить» возле него. В окне «Отклонить запрос?» можно написать «Причина отказа». Человек получит «Заявка отклонена», а смена останется открытой для других.
- Чтобы убрать смену из открытых совсем, нажмите кнопку со стрелкой «Убрать из открытых» справа в карточке. Смена останется в графике пустым местом, в приложении исчезнет, а все, кто подавал заявку, получат «Свободной смены больше нет».
Выбрать можно и не из желающих: в планировщике нажмите на карточку смены, в окне «Кто закроет смену?» нажмите на любого подходящего человека. Заявки при этом закроются, как и при одобрении.
Почему действия нет
Нет вкладки «Открытые смены»: открытые смены выключены в «Правила запросов», или у вашей роли нет права редактировать график.
На вкладке надпись «Нет открытых смен» и «Здесь появятся смены, которые вы отдали команде.»: сейчас нет опубликованных смен, отданных команде. Черновики здесь не показываются.
Под сменой «Пока никто не вызвался», хотя люди говорят, что видят смену: заявку подаёт только нажатие «Хочу взять». Или смену видят не те: проверьте должность смены и локации людей.
Нажатие «Одобрить» даёт «Не удалось обработать заявку, попробуйте ещё раз»: смена уже началась, её уже отдали кому-то другому, или человек только что отменил заявку. Обновите страницу.
Человек подал заявку и исчез из списка: он отменил заявку сам кнопкой «Отменить заявку» в приложении.
Вопросы и ответы
Можно ли отдать одну смену двум людям?
Нет. Одна смена это одно место. Если нужны двое, создайте два места: в окне «Свободная смена для команды» поставьте «Сколько людей нужно» 2. Тогда это две отдельные смены с отдельными заявками.
Что видят те, кого не выбрали?
Уведомление «Смену отдали другому», и смену больше не видно в «Открытые» в их приложении.
Можно ли передумать после одобрения?
Да, как с любой сменой: откройте её в планировщике и измените «Сотрудник» или удалите. Человек получит уведомление об изменении.
Сколько заявки ждут?
Пока смена не началась. Смену, которая уже началась, отдать нельзя, и заявки на неё теряют смысл.