Запрос на отсутствие человек подаёт из своего приложения: выбирает тип, даты и пишет комментарий. Типа четыре: «Отпуск», «Больничный», «Личные» и «Без оплаты». Все они приходят на одну вкладку «Отпуска» в «Запросы», и в режиме «Менеджер согласовывает» каждый ждёт вашего решения. В режиме «Автоматически» запрос сразу одобряется, и вы только видите его в списке.
Одобренное отсутствие не трогает график: смены человека на эти дни не удаляются и не помечаются. Если они уже стоят, уберите их или отдайте кому-то в планировщике сами. Зато из отпусков панель считает остаток дней в карточке человека и показывает его ему в приложении.
Рассматривать запросы могут владелец, совладельцы и те, у кого в роли есть право «Одобрять отпуска».
Где найти
«Запросы» → вкладка «Отпуска». Число на вкладке и на пункте «Запросы» в меню это количество запросов на рассмотрении. О новом запросе приходит уведомление «Новый запрос на отпуск».
Серая строка над списком повторяет режим, например «2 запроса · Запрос ждёт решения менеджера.»
Как читать запрос
Имя, потом две пометки: тип, «Отпуск», «Больничный», «Личные» или «Без оплаты», и статус. Ниже даты, количество календарных дней, например «7 дн.», и курсивом комментарий человека. После решения тут же появляется «Комментарий менеджера», если вы его написали.
Статусы.
«На рассмотрении»: ждёт вашего решения.
«Одобрено»: человек отсутствует в эти дни. Отпуск списывается с его остатка.
«Отклонено»: вы отказали, остаток не изменился.
«Отменено»: человек сам забрал запрос, пока он был на рассмотрении.
Фильтр «Статус» по умолчанию показывает «На рассмотрении», ещё есть «Одобрено», «Отклонено» и «Все». Фильтр «Точка» сужает до одной локации, «Поиск по имени» ищет человека.
Шаг за шагом
- Откройте «Запросы» → «Отпуска».
- Проверьте, есть ли у человека смены в эти дни: откройте планировщик на нужную неделю. Панель этого не проверяет за вас.
- Нажмите «Одобрить». Человек получит уведомление «Запрос на отпуск одобрили», статус сменится на «Одобрено», а запрос исчезнет из «На рассмотрении».
Фильтр «Все»: одобренный запрос Андрея и больничный Софии на рассмотрении - Или нажмите «Отклонить». В окне «Отклонить запрос?» напишите «Причина отказа», если хотите, и нажмите «Отклонить». Человек получит «Запрос на отпуск отклонили» и увидит причину в приложении.
- Если у человека стояли смены на эти дни, уберите их в планировщике или поставьте на них кого-то другого, статья Смены: добавить, изменить, перенести, удалить. Одобренное отсутствие этих смен не касается.
Остаток отпуска
Норма дней в год задаётся в «Правила запросов», поле «Норма отпуска», или отдельно для человека в его карточке, поле «Норма отпуска, дней в году». Пока нормы нет, остаток нигде не показывается.
Использованные дни нигде не вводятся руками: панель считает их из одобренных запросов типа «Отпуск» за текущий календарный год. Дни календарные, с выходными. Отпуск, который пересекает Новый год, делится между годами. «Больничный», «Личные» и «Без оплаты» остаток не уменьшают.
Остаток виден в карточке человека в панели и в его приложении в «Осталось». Если человек просит больше, чем осталось, приложение предупреждает его «Превышает остаток на», но подать запрос не мешает: решение за вами. Остаток может стать отрицательным, панель это показывает, а не прячет.
Где ещё видно одобренное отсутствие
В приложении руководителя на экране дня есть список тех, кто в этот день не выходит, с типом отсутствия.
На главной панели в «Живая лента» видны поданные и решённые запросы.
В планировщике отсутствие не показывается: смены на эти дни остаются такими, как вы их поставили.
Почему действия нет
Нет вкладки «Отпуска»: запросы на отпуска выключены в «Правила запросов», или у вашей роли нет права «Одобрять отпуска».
У запроса нет кнопок «Одобрить» и «Отклонить»: он уже решён или отменён. Проверьте фильтр «Статус».
Нажатие даёт «Не удалось обработать заявку, попробуйте ещё раз»: запрос только что изменился, например человек его отменил. Обновите страницу.
В карточке человека нет остатка отпуска: не задана норма ни в «Правила запросов», ни в карточке, и одобренных отпусков в этом году ещё не было.
Человек не может подать запрос: в приложении нет кнопки «Выходной», потому что запросы выключены.
После «Одобрить» окно «В эти дни человек ведёт стажёров»: отпуск одобрим, смены не трогаем. Нажмите «Всё равно одобрить», а наставника для стажёра смените в графике, статья Стажёр в графике: смена с наставником.
Вопросы и ответы
Можно ли одобрить отпуск задним числом?
Да, даты запроса могут быть в прошлом. Так удобно записать отпуск, который согласовали устно, чтобы остаток был правильным.
Могу ли я создать запрос за человека?
Нет, запросы подают только из приложения сотрудника. Если человек без приложения, остаток для него не посчитается.
Что будет со сменой, если одобрить больничный на её день?
Ничего автоматически. Смена будет стоять в графике, и люди будут видеть её как рабочую. Уберите её или отдайте команде как открытую, статья Открытые смены: отдать команде.
Считается ли больничный в зарплате?
Нет, панель только сохраняет факт отсутствия. Оплата больничных и отпусков в InShift не считается.