Замена в планировщике это выход человека не на своей точке: бариста с Печерска закрывает смену на Подоле, потому что тамошний бариста заболел. Человека из другой локации ставят в график через строку «Замена» под группой должности, и дальше он живёт в сетке как все, только с пометкой замены.
Это не то же самое, что замена между сотрудниками, когда один отдаёт свою смену другому из приложения. О той в статье Замены: как согласовать или отклонить. Здесь о решении руководителя: кого с другой точки поставить в свой график.
Ставить замены может тот, у кого есть право редактировать график этой локации.
Где найти
«Планировщик» → локация → вид «Неделя» или «Месяц» → строка «Замена» с оранжевым значком под группой должности. В группе «Без группы» такая же строка без ограничения по должности.
В карточке сотрудника, блок «Локация»: переключатель «Доступен для замены» открывает человека для замен в чужих локациях.
Шаг за шагом
- Откройте график локации, где не хватает человека, и нажмите на строку «Замена» под нужной группой, например под «Бариста».
- Откроется окно «Замена · Бариста» со списком людей из других локаций, которые могут работать бариста, сгруппированных по должности. Под именем видна их основная локация.
Ниже список «Недоступны»: люди, которым что-то мешает, с причиной серым под именем. «замены не включены» означает, что человека не открыли для замен в чужих локациях. «нет должности «Бариста»» означает, что у него другая должность и бариста нет в «Может подменять». Кнопка «Разрешить» рядом исправляет это сразу: включает человеку «Доступен для замены» или добавляет должность в «Может подменять». Внизу появится «Теперь доступен для замен: Тарас Лысенко», и человек перейдёт в список вверху.
Окно «Замена · Бариста»: список «Недоступны» с причиной «замены не включены» и кнопкой «Разрешить» 
То же окно после «Разрешить»: человек в списке доступных с названием своей основной локации - Нажмите на человека. В сетке под группой появится его строка с оранжевым значком со стрелками рядом с именем и крестиком справа. Крестик прячет строку, если вы передумали: смены он не трогает.
- Нажмите на клетку в его строке и выберите тип смены, как обычно. Смена станет черновиком с оранжевым кружком со стрелками в углу карточки: это и есть пометка замены. В заголовке группы рядом с количеством людей появится оранжевый счётчик замен.
Неделя со строкой замены: человек из другой локации и его смена с пометкой замены - Нажмите «Опубликовать». Человек получит уведомление «Вас поставили на замену» с датой, временем и названием локации, и смена появится в его приложении с названием вашей точки.
Когда у человека есть хоть одна смена в этой локации, его строка стоит в сетке сама, без крестика: убрать её можно, только удалив смены.
Как это выглядит в его локации
Откройте график основной локации человека: в тот день в его строке стоит та же карточка с оранжевой рамкой и названием вашей локации, например «Уют на Подоле». Так руководитель его точки видит, что человек занят, и не поставит его на свою смену в то же время: планировщик не даст, надпись будет «Конфликт времени».
Кто попадает в список
В список замен попадает человек, для которого выполнено всё вместе: он стоит в графике, то есть без переключателя «Без графика», его основная локация другая, и при этом эта локация есть в его карточке как дополнительная, или ему включено «Доступен для замены», или у него «Все локации». Для строки под группой должности ещё и должность должна совпадать: основная или из блока «Может подменять».
Уволенных в списке нет и «Разрешить» для них не работает: восстановление живёт в карточке.
Почему действия нет
Строки «Замена» нет: у вашей роли нет права редактировать график этой локации.
В окне надпись «Других сотрудников нет, все уже в этом графике.» и кнопка «Добавить сотрудника»: в организации одна локация или все люди уже в этой сетке. Замена из другой локации возможна только тогда, когда есть другая локация с людьми.
Список вверху пустой, есть только «Недоступны»: ни одного человека из других локаций не открыли для замен здесь. Нажмите «Разрешить» рядом с нужным.
Человека нет даже в «Недоступны»: в его карточке включено «Без графика», или он уволен, или его основная локация именно эта.
В списке есть человек, а поставить смену не удаётся, надпись «Конфликт времени: уже работает 09:00–21:00 (Смена 1)»: у него в это время смена на своей точке. Выберите другое время или другого человека.
Вопросы и ответы
Видит ли человек, что это замена?
Да: уведомление называется «Вас поставили на замену», а в приложении рядом со сменой стоит название локации, которая не является его основной.
Можно ли поставить замену на несколько дней?
Да, строка остаётся в сетке, пока вы её не спрячете: ставьте смены в нужные дни по очереди.
По чьей ставке считается замена?
По условиям оплаты самого человека. Если ему назначено «По цене смены», цена берётся из типа смены той локации, где он вышел.
Как сделать, чтобы человека всегда можно было ставить в другую локацию?
В его карточке в блоке «Локация» добавьте эту локацию в «Работает ещё в других локациях» или включите «Доступен для замены». Тогда он сразу будет в списке вверху.