Funktion: Planer

Dienstplan­programm: Woche, Monat und Jahr in einem Planer

Im Planer von InShift legen Sie einmal je Standort fest, welche Schichten es gibt. Danach entsteht jede Schicht mit einem Klick in die Zelle, die Stunden jeder Person zählen mit, und Überschneidungen fallen sofort auf. Was Sie planen, bleibt ein Entwurf, bis Sie auf „Publish“ klicken.

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Wie der Planer aufgebaut ist

Die Dienstplanung in InShift folgt einer festen Ordnung. Ganz oben stehen die Standorte, in jedem Standort die Schichttypen mit Zeit, Wochentagen und Farbe. Im „Planner“ hat jede Person eine Zeile, gruppiert nach Abteilung, und jeder Tag eine Spalte. Eine Zelle hält eine Schicht, und die Summe der Stunden steht neben dem Namen.

Zwei Zustände trennen Arbeit und Ergebnis: Ein Entwurf ist nur für Sie sichtbar, das Panel weist darauf mit „Drafts (N) are visible only to you, publish to show your team“ hin. Erst „Publish“ bringt die Schichten in die App des Teams. So können Sie in Ruhe umbauen, ohne dass jemand eine halbfertige Woche sieht.

Die Zelle

Ein Klick, ein Schichttyp, eine Schicht

Eine leere Zelle öffnet das Menü mit den Schichttypen des Standorts. Mit einem Klick steht die Schicht im Plan. Ein Klick auf eine gesetzte Schicht öffnet die Bearbeitung: andere Zeit, eine „Custom shift“ mit freier Uhrzeit oder Löschen.

  • Schichttypen des Standorts direkt im Menü der Zelle
  • „Custom shift“ für den einen Tag, der aus dem Raster fällt
  • Überschneidung sofort sichtbar: „Time conflict: already working 13:00–21:00 (Evening)“
  • Wochenstunden neben jedem Namen, Überlastung fällt vor der Veröffentlichung auf
  • „Publish (N)“ zeigt, wie viele Entwürfe hinausgehen
Anleitung: der erste Plan (Englisch)

Schichttypen

Früh, Spät und Nacht einmal anlegen, dann nur noch wählen

In der Karte des Standorts stehen unter „General shifts“ die Schichttypen: Name, Beginn, Ende, Wochentage, Farbe und auf Wunsch ein „Shift price“, wenn Sie nach Schicht bezahlen. Jeder Standort hat eigene Typen, das Café der Kette also andere als das Lager.

  • Wochentage je Typ: „Früh“ nur werktags, „Spät“ jeden Tag
  • „+ different time for other days“, wenn der Samstag später beginnt
  • Eine Schicht über Mitternacht, etwa 22:00–06:00, bleibt eine Schicht
  • Farbe je Typ, damit die Woche auf einen Blick lesbar ist
Standort und Schichttypen anlegen (Englisch)

Ansichten

Monat, Jahr, Liste und alle Standorte

Geplant wird meist in der Woche. Für Stunden und Urlaubszeiten wechseln Sie die Ansicht.

  • Monat: Schichten je Tag, die Stunden des Zeitraums unter jedem Namen.
  • Jahr: zwölf Monate auf einem Bildschirm, für Urlaub und lange Pläne.
  • Liste: Tag für Tag, wer Früh, Mittel und Spät hat.
  • „All locations“: die ganze Kette auf einem Bildschirm.

Welche Ansicht wofür

So arbeiten die meisten Betriebe mit den vier Ansichten des Planers.

Woche · Jede Woche

Schichten setzen, Konflikte lösen, veröffentlichen

Monat · Vor dem Veröffentlichen

Stunden je Person prüfen, Lücken im Monat sehen

Jahr · Ein- bis zweimal im Jahr

Urlaub verteilen, Saison und Feiertage vorplanen

Liste · Täglich

Wer heute in welcher Schicht arbeitet

Die nächste Woche

„Copy week“ übernimmt die Vorwoche

In vielen Betrieben ähnelt eine Woche der anderen. „Copy week“ legt die Schichten einer früheren Woche, vorgeschlagen ist die Vorwoche, als Entwürfe in die geöffnete Woche. Vor dem Bestätigen sehen Sie die Zahl, etwa „Copy (39)“. Danach ändern Sie nur, was diese Woche anders ist.

  • Kopie als Entwurf: Das Team sieht vor „Publish“ nichts
  • Die Anzahl der Schichten steht auf der Schaltfläche
  • Überschneidungen und Schichten an genehmigten Urlaubs- oder Krankheitstagen lässt die Kopie aus und nennt sie
Woche kopieren (Englisch)

Offene Schicht

Eine Schicht ausschreiben, bevor feststeht, wer sie übernimmt

Klar ist, dass jemand gebraucht wird, offen ist, wer: „Open shift for the team“ mit Position, Schichttyp, Tagen und „How many people needed“. Mit „Offer to the team“ sieht das Team die Schicht nach der Veröffentlichung in der App und meldet sich mit „I want it“. Sie wählen aus.

  • „Any position“ oder eine bestimmte Position
  • Eine offene Schicht für mehrere Tage mit der Zahl der benötigten Personen
  • Bewerbungen sammeln sich unter „Requests“ im Reiter „Open shifts“
Offene Schichten (Englisch)

Unterwegs

Den Plan vom Handy aus ändern

Führungskräfte haben den Planer auch in der App: dieselbe Woche, dieselben Schichttypen, dieselbe Schaltfläche zum Veröffentlichen. Praktisch, wenn morgens jemand ausfällt und der Laptop im Büro steht.

  • Zelle antippen, Schichttyp wählen, wie im Panel
  • Entwürfe und „Publish“ gelten auf allen Geräten gleich
  • Anträge und die Tagesübersicht in derselben App
Zur Mitarbeiter-App

Ereignisse

Geburtstage und Teamtermine neben dem Plan

Unter „Events“ stehen Geburtstage und eigene Termine wie Inventur oder Schulung. Wer plant, sieht sie beim Bauen der Woche, und die Erinnerung geht an die Leitung oder an das ganze Team.

  • Geburtstage aus der Mitarbeiterkarte
  • Eigene Termine unter „Team Holidays“
  • Erinnerung am Tag selbst, einen, drei oder sieben Tage vorher
Teamtermine (Englisch)

Gemeinsamer Kalender oder Dienstplanprogramm

Viele Teams starten mit einem geteilten Google- oder Outlook-Kalender. Das trägt, bis Stunden und Schichtwechsel ins Spiel kommen.

Schicht anlegen

Geteilter Kalender
Termin mit Zeit und Namen von Hand
Planer in InShift
Schichttyp in der Zelle, Zeit und Farbe kommen mit

Stunden je Person

Geteilter Kalender
Selbst zusammenzählen
Planer in InShift
Neben dem Namen, für Woche und Monat

Doppelt eingeteilt

Geteilter Kalender
Fällt erst vor Ort auf
Planer in InShift
„Time conflict“ in der Zelle

Halbfertige Woche

Geteilter Kalender
Alle sehen jeden Zwischenstand
Planer in InShift
Entwurf, bis Sie veröffentlichen

Nächste Woche

Geteilter Kalender
Termine einzeln kopieren
Planer in InShift
„Copy week“ mit einem Klick

Häufige Fragen

Wie weit im Voraus kann ich planen?▾

Im Tarif Basic beliebig weit: Schichten lassen sich für jeden künftigen Tag setzen, und Sie veröffentlichen in Teilen, etwa die nächste Woche heute und den Rest des Monats später. Im Tarif Free planen Sie die laufende und die nächste Woche.

Wie lege ich Nachtschichten über Mitternacht an?▾

Als Schichttyp mit einer Zeit über Mitternacht, zum Beispiel 22:00–06:00, genauso wie eine Tagschicht. Einen Nachtzuschlag legen Sie bei Bedarf unter „Payroll“ in der Regel „Night hours“ fest: Zeitfenster und Höhe tragen Sie selbst ein, ohne Eintrag gibt es keinen Zuschlag.

Erkennt das Programm Doppelbelegungen?▾

Ja. Arbeitet die Person zur selben Zeit schon in einer anderen Schicht, zeigt die Zelle „Time conflict“ mit Name und Zeit dieser Schicht. Die Wochenstunden neben dem Namen zeigen außerdem, wer schon voll ist.

Was sieht das Team, während ich plane?▾

Nichts Neues. Jede gesetzte oder kopierte Schicht bleibt ein Entwurf, den nur Sie im Panel sehen. Erst nach „Publish“ erscheinen die Schichten in der App, und jede Person bekommt eine Push-Nachricht.

Plant das Programm die Schichten automatisch?▾

Sie setzen die Schichten selbst, mit einem Klick je Zelle. Die Arbeit für die Folgewoche übernimmt „Copy week“: Sie kopieren die Vorwoche und ändern nur die Unterschiede.

Kann ich den Plan ausdrucken?▾

Ja. Das Menü „Print“ bereitet den Plan eines Standorts oder aller Standorte für Druck oder PDF vor, „Download Excel“ liefert dieselbe Woche als Tabelle.

Funktioniert die Dienstplanung für mehrere Standorte?▾

Ja. Jeder Standort hat eigene Schichttypen und einen eigenen Plan, „All locations“ zeigt alle untereinander. Wer welchen Standort bearbeiten darf, legen Sie über Rollen fest.

Die erste Woche im Planer anlegen

Standort, Schichttypen und eine Woche Plan sind an einem Nachmittag fertig.

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