Für Reinigungsfirmen und Hausmeisterdienste

Dienstplan Gebäude­reinigung: jedes Objekt, jede Tour, jede Stunde

Ein Büro vor sechs Uhr, die Schule nach dem Unterricht, die Arztpraxis nach der Sprechstunde: In der Gebäudereinigung hat jedes Objekt seine eigenen Zeiten, und eine Reinigungskraft schafft drei davon an einem Tag. In InShift ist jedes Objekt ein Standort mit seinen Schichten, Ihre Reinigungskräfte sehen ihre Tour in der App, und am Monatsende stehen die Stunden je Objekt für die Rechnung an Ihren Kunden bereit.

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Zwölf Objekte, zwölf Zeitfenster, ein Plan

Eine Reinigungsfirma mit fünfzehn Reinigungskräften betreut zwölf Objekte. Die Unterhaltsreinigung im Bürohaus muss fertig sein, bevor um sieben die ersten Angestellten kommen. Die Grundschule wird ab 15:30 gereinigt, die Praxis ab 18 Uhr, das Fitnessstudio nach Mitternacht. Viele arbeiten in Teilzeit oder auf Minijob-Basis und haben zwei oder drei Objekte am Tag, dazwischen fahren sie mit dem Rad oder dem Firmenwagen.

Das Chaos beginnt mit dem ersten Ausfall. Wer springt heute Abend in der Praxis ein, wer hat den Schlüssel und kennt den Alarmcode? Wer war vorige Woche wirklich im Objekt und wie lange? Und wie viele Stunden hat das Bürohaus im Oktober gekostet, wenn der Kunde fragt, warum die Rechnung höher ist als im September?

Unten sehen Sie einen Dienstag einer Reinigungsfirma mit sechs Leuten und sechs Objekten, wie die Objekte in InShift angelegt sind, wie in einem großen Objekt gestempelt wird und wie Schlüssel bei der richtigen Person bleiben.

Ein Dienstag: sechs Leute, sechs Objekte

Jede Zeile ist eine Schicht im Plan. Marta hat an diesem Tag drei Objekte und damit drei Schichten, ihre Stunden werden zusammengezählt.

05:00–08:00 · Bürohaus am Ring, 4 Etagen

Ayse, Marta, Jovana

08:30–10:30 · Treppenhäuser Hausverwaltung, 6 Eingänge

Marta

09:00–12:00 · Glasreinigung Autohaus (alle 4 Wochen)

Objektleiter Daniel, Piotr

15:30–18:30 · Grundschule, Klassen und Sanitär

Marta, Elena

18:00–20:00 · Zahnarztpraxis

Jovana

22:00–00:30 · Fitnessstudio nach Schluss

Piotr, Elena

Schichttypen gehören zum Objekt: „Büro 05:00–08:00“ läuft Montag bis Freitag, die Glasreinigung ist ein Termin, den Sie als einzelne Schicht setzen. Die Schicht im Fitnessstudio endet nach Mitternacht und zählt als eine Schicht am Dienstag. Fahrtzeiten zwischen den Objekten erfasst InShift nicht; wer sie bezahlt, nimmt dafür einen Schichttyp oder einen festen Betrag je Schicht.

Objekte

Jedes Kundenobjekt ist ein Standort mit eigenen Zeiten

Unter „Locations“ legen Sie jedes Objekt mit seiner Adresse an. Es bekommt eigene Schichttypen mit den Wochentagen aus dem Vertrag: eine Reinigung am Montag, Mittwoch und Freitag wird nur an diesen Tagen angeboten. Mehrere Objekte eines Kunden fassen Sie mit „Group“ zusammen. Im Planer sehen Sie ein Objekt, die Objekte eines Kunden oder alle zugleich, je nachdem, was die Objektleitung gerade braucht.

  • „Add Location“ für jedes Objekt, „Group“ für die Objekte eines Kunden
  • Eine Reinigungskraft gehört zu mehreren Objekten; überschneiden sich zwei Schichten, meldet der Planer „Time conflict“
  • „Available for substitution“ für Springer, die überall einspringen können
  • „Payroll“ nach Standort gefiltert: Stunden und Kosten eines Objekts für jeden Zeitraum

Zeiterfassung im Objekt

Stempeln per QR-Code, wo ein Tablet hängen kann

Als Terminal dient jedes Tablet oder ältere Handy mit Browser und Internet, zum Beispiel im Putzraum eines großen Bürohauses. Es zeigt einen QR-Code, der sich laufend erneuert; die Reinigungskraft scannt ihn mit der InShift-App beim Kommen und Gehen. Wer kein Smartphone hat, tippt „Without a phone“ und gibt Personalnummer und PIN ein. Ein Bildschirmfoto des Codes funktioniert nach zwei Minuten nicht mehr. Abgerechnet wird nach den veröffentlichten Schichten; ging es in einem Objekt länger, korrigiert die Objektleitung die Schicht von Hand.

  • Ein Terminal gehört zu genau einem Objekt: Der Code stempelt die Person dort ein
  • Ohne Netz merkt sich die App die Stempelung und sendet sie nach
  • Die Live-Übersicht zeigt je Objekt, wer da ist und wer noch nicht gestempelt hat
  • In „Payroll“ stehen geplante und gestempelte Stunden nebeneinander
Mehr zur Zeiterfassung-App

Schlüssel

Jeder Schlüssel und jeder Transponder bei einem Namen

Mit dem Modul „Equipment tracking“ werden Schlüssel, Transponder, Alarmkarten und Dienstkleidung zu Gegenständen, die einer Person ausgegeben werden. Die Reinigungskraft sieht sie in der App unter „My property“ und bestätigt mit „Received“; wechselt der Schlüssel die Hand, gibt sie ihn mit „Pass to a colleague“ weiter. So steht in der Historie jederzeit, wer heute Abend den Schlüssel der Zahnarztpraxis hat. Scheidet jemand aus, zeigt seine Karte, was noch zurückkommen muss.

  • Ein Rückgabedatum für den Schlüssel, der nur für eine Vertretungswoche ausgegeben wurde
  • Eine regelmäßige Abfrage: Die App fragt, ob die Person den Gegenstand noch hat
  • „Take back“ im Panel schließt den Vorgang, jeder Schritt steht mit Datum und Namen in der Historie
  • Das Modul schalten Sie unter „Modules“ ein, im Tarif Basic derzeit ohne Aufpreis

Häufige Fragen

Ist jedes Kundenobjekt ein eigener Standort?▾

Ja, und genau das macht den Plan übersichtlich. Ein Standort hat seine Adresse, seine Schichttypen mit Tagen und Zeiten und sein Personal; Standorte eines Kunden fassen Sie mit „Group“ zusammen. Im Tarif Free ist ein Standort enthalten, für mehrere Objekte brauchen Sie Basic.

Kann eine Reinigungskraft drei Objekte an einem Tag haben?▾

Ja. Eine Person kann zu mehreren Standorten gehören, und ein Tag kann mehrere Schichten für sie haben, jede in ihrem Objekt. Überschneiden sich die Zeiten, meldet der Planer „Time conflict“. Die Stunden des Tages werden zusammengezählt, und mit der Regel „Second shift in a day“ unter „Premiums“ zahlen Sie für solche Tage einen festen Betrag, wenn Sie das vereinbart haben.

Wie funktioniert die Zeiterfassung mit QR-Code?▾

Im Objekt steht ein Terminal: ein Tablet oder ein älteres Handy mit Browser, das einen ständig wechselnden Code zeigt. Die Reinigungskraft scannt ihn mit der InShift-App beim Kommen und Gehen, ohne Smartphone stempelt sie mit Personalnummer und PIN. Spezielle Hardware brauchen Sie dafür nicht. Abgerechnet wird nach den veröffentlichten Schichten, mit oder ohne Terminal im Objekt.

Kann ich je Reinigung einen festen Betrag zahlen?▾

Ja. Unter „Pay“ in „Payroll“ hat jede Person ab einem Datum einen Stundenlohn, einen Betrag je Schicht oder ein Monatsgehalt. Wer für das Bürohaus einen festen Betrag je Reinigung bekommt, erhält „Per shift“; die Stunden werden trotzdem gezählt. Nachtstunden und Feiertage regeln Sie als Zuschläge unter „Premiums“ mit Sätzen, die Sie selbst festlegen.

Wie sehe ich die Stunden hinter einem Auftrag?▾

Jede Schicht gehört zu einem Objekt. „Payroll“ nach Standort gefiltert zeigt Schichten, Stunden und Kosten dieses Objekts für jeden Zeitraum, „Export to Excel“ legt dieselben Zahlen als Datei für die Rechnung oder den Kunden ab. Für das Lohnbüro gibt es zusätzlich einen Export für DATEV.

Was kostet InShift für eine Reinigungsfirma mit fünfzehn Kräften?▾

Free gilt für einen Standort und bis zu 10 Personen. Mit mehreren Objekten nutzen Sie den Tarif Basic und zahlen pro aktiver Person im Monat in Paketen à 5; Standorte, Lohnberechnung, Zeiterfassung, die Team-App und „Equipment tracking“ sind enthalten. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Alle Objekte in einem Plan

Objekte, Schichttypen und die erste Woche an einem Nachmittag, und jede Reinigungskraft sieht ihre Tour noch am selben Tag in der App.

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