Für Einzelhandel und Filialen

Dienstplan Einzelhandel: jede Filiale von der Öffnung bis zum Ladenschluss besetzt

Im Laden gibt es zwei Fragen, die jeden Tag beantwortet sein müssen: Ist die Kasse besetzt, solange die Tür offen ist? Und wer schließt heute ab? InShift plant jede Filiale mit ihren eigenen Schichten, zeigt der Bezirksleitung alle Filialen untereinander und bei einer Lücke, wer aus anderen Filialen einspringen kann. Das Team sieht seinen Plan in der App, auch die Teilzeitkraft, die nur dienstags und samstags kommt.

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Beispielwoche: Kasse und Fläche in einer Filiale, geöffnet 9 bis 20 Uhr

Drei Schichttypen decken den Tag: „Früh“ mit der Warenannahme, „Mitte“ über die Mittagszeit und „Spät“ bis nach Ladenschluss. Die Zahlen geben die Personen je Schicht an.

TagFrüh 07:30–15:00Mitte 11:00–18:00Spät 13:00–20:30
Montag212
Dienstag212
Mittwoch212
Donnerstag222
Freitag323
Samstag333

Freitags kommt die große Lieferung, deshalb sind früh drei Personen da. Am Samstag ist die Kasse den ganzen Tag doppelt besetzt. Weil „Spät“ bis 20:30 geht, bleibt eine halbe Stunde für Kassenabschluss und Abschließen.

Was den Dienstplan im Handel schwer macht

Die Öffnungszeiten stehen fest, das Team nicht. Eine Filiale, die an sechs Tagen elf Stunden geöffnet hat, braucht 66 Stunden lang jemanden an der Kasse, dazu kommen Warenannahme, Regalpflege und Kundenberatung. Besetzt wird das mit Vollzeitkräften, Teilzeitkräften mit festen Tagen und Aushilfen für den Samstag. Wer an welchem Tag kann, ändert sich mit jedem neuen Semester.

Mit mehreren Filialen kommt die Bezirksleitung dazu, die alle Pläne sehen muss, ohne jeden einzeln zu öffnen. Dazu kommt der Springer, der morgens in der einen und nachmittags in der anderen Filiale aushilft. In einer Excel-Datei pro Filiale steht dieselbe Person dann zweimal, und niemand merkt, dass ihr Arbeitstag dreizehn Stunden hat.

In InShift ist jede Filiale ein Standort mit eigenen Schichttypen, eigener Leitung und eigenem Plan. Jede Person hat eine Stammfiliale und kann in weiteren arbeiten; ihre Stunden werden zusammengezählt und stehen neben ihrem Namen, egal wo sie gerade eingeteilt ist.

Mehrere Filialen

Alle Filialen auf einen Blick, Springer dort, wo jemand fehlt

„All locations“ zeigt die Woche aller Filialen auf einem Bildschirm, jede mit ihren Leuten und der Zahl der Personen im Dienst. Fällt in Filiale 3 die Spätschicht aus, zeigt der Planer alle, die dort einspringen dürfen. Wer im Mitarbeiterprofil „Available for substitution“ aktiviert hat, steht auch in Filialen zur Auswahl, in denen er sonst nicht arbeitet.

  • Jede Filiale mit eigenen Schichttypen: die kleine Filiale mit zwei, die große mit vier
  • Filialleitungen sehen und bearbeiten nur ihren eigenen Plan, die Bezirksleitung mit „My locations“ ihre Filialen
  • „Shift at another location“ unter „Premiums“: ein fester Betrag für den Einsatz in einer anderen Filiale, falls Sie so etwas zahlen
  • Ein Tablet-Terminal je Filiale, eine Live-Übersicht für alle
Stempeln am Tablet in jeder Filiale

Unterwegs

Die Filialleitung plant auch vom Handy aus

Wer selbst auf der Fläche steht, sitzt selten am Laptop. In der App sieht die Leitung den Tag ihrer Filiale nach Personen oder nach Standorten und unter „Off“ alle, die heute frei, im Urlaub oder krank sind. Eine Krankmeldung um sieben, eine offene Schicht um fünf nach sieben, die Zusage einer Kollegin um zehn nach.

  • Tagesansicht „By location“, „By person“ und „Off“
  • Anträge freigeben und Schichten einteilen, direkt in der App
  • Push-Nachricht, sobald ein Antrag auf Ihre Entscheidung wartet

Von der Filialliste zum ersten veröffentlichten Plan

  1. 1

    Filialen als Standorte

    Jede Filiale mit Adresse und Zeitzone anlegen, dazu die Schichttypen nach Ihren Öffnungszeiten mit den Wochentagen, an denen sie gelten: „Spät“ am Samstag vielleicht nur bis 18:30.

  2. 2

    Team und Rollen

    Namen aus der bisherigen Liste mit „Add multiple“ einfügen, je Person mit Position, Stammfiliale und weiteren Filialen. Filialleitungen und Bezirksleitung bekommen eine Rolle mit „Edit rota“ für ihre Standorte.

  3. 3

    Eine Musterwoche

    Die erste Woche jeder Filiale planen, Teilzeitkräfte an ihren festen Tagen. Tage, an denen jemand nicht kann, mit „Can’t work“ markieren; „Publish“ warnt dann vor Schichten an diesen Tagen.

  4. 4

    Veröffentlichen und kopieren

    „Publish“ schickt allen ihren Plan aufs Handy. Jede weitere Woche beginnt mit „Copy week“; Inventur oder Sonderverkauf ergänzen Sie als „Custom shift“ mit eigenem Namen.

Häufige Fragen

Wie stelle ich sicher, dass die Kasse immer besetzt ist?▾

Über die Schichttypen und die Zahl der Schichten pro Tag. Legen Sie für jede Kassenzeit einen Schichttyp an und planen Sie so viele Schichten, wie Sie brauchen. Eine unbesetzte Schicht („Someone needed“) bleibt im Plan sichtbar, bis jemand eingeteilt ist, oder geht als offene Schicht ans Team. Die Excel-Datei aus „Download Excel“ enthält ein Blatt mit der Besetzung je Tag.

Kann eine Person in zwei Filialen arbeiten?▾

Ja. Im Mitarbeiterprofil stehen die Stammfiliale und weitere Filialen, in denen die Person regelmäßig arbeitet; sie erscheint in jedem dieser Pläne. Mit „Available for substitution“ steht sie auch anderen Filialen für Vertretungen zur Verfügung. Ihre Stunden werden zusammengezählt.

Wie plane ich die Inventur oder einen Sonderverkauf?▾

Als „Custom shift“: eine Schicht mit eigener Zeit und eigenem Namen, ohne Schichttyp. Brauchen Sie mehr Leute als sonst, stellen Sie zusätzliche offene Schichten ein, und das Team bewirbt sich in der App.

Sieht die Filialleitung die Löhne?▾

Nur wenn Sie es wollen. Rechte werden je Rolle vergeben: „View rota“, „Edit rota“ und „View payroll“ jeweils auf „None“, „Own“, „My locations“ oder „Entire network“. Eine Filialleitung kann den Plan ihrer Filiale bearbeiten, während „View payroll“ auf „None“ steht.

Können Teilzeitkräfte ihre freien Tage angeben?▾

Urlaub und freie Tage beantragen sie in der App, und Sie geben die Anträge frei. Tage, an denen jemand nicht kann, markieren Sie bei der Person mit „Can’t work“, auch für einen Zeitraum; im Plan sind sie gekennzeichnet, und vor dem Veröffentlichen warnt InShift vor Schichten an diesen Tagen.

Was kostet InShift für eine Kette mit mehreren Filialen?▾

Basic wird pro aktiver Person und Monat abgerechnet, die Zahl der Filialen spielt keine Rolle. Eine Kette mit 14 Filialen und 84 Personen zahlt für 85 Personen, abgerechnet in Paketen à 5. Die Beträge stehen auf der Seite Preise.

Jede Filiale besetzt, ohne Excel pro Laden

Filialen als Standorte, Schichttypen nach Öffnungszeiten, das Team per Code in der App. Die Bezirksleitung sieht alles auf einem Bildschirm.

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