Personalplanung: Personalbedarf berechnen mit Formel und Beispiel

Personalplanung beantwortet eine Reihe von Fragen: Wie viele Leute braucht der Betrieb, wer ist schon da, woher kommen die fehlenden, wer arbeitet wann, und wer lernt was dazu? Für Schichtbetriebe ist die erste Frage die wichtigste: Wie viele Leute brauche ich, damit jede Schicht besetzt ist, auch in der Urlaubszeit und während der Grippewelle? Die Antwort liefert eine Rechnung in drei Schritten.

Die Bereiche der Personalplanung

Wie Sie die Kosten berechnen, zeigt der Artikel Personalkosten berechnen, wie Sie neue Leute einarbeiten, der Artikel Einarbeitungsplan. Hier geht es um den Bedarf.

Personalbedarf berechnen: die Formel

Personalbedarf in Vollzeitkräften
  = Besetzungsstunden pro Jahr ÷ Netto-Arbeitszeit einer Vollzeitkraft pro Jahr

Besetzungsstunden sind die Stunden, in denen jemand da sein muss, multipliziert mit der Zahl der Personen, die gleichzeitig gebraucht werden. Die Netto-Arbeitszeit ist das, was von einem Vollzeitjahr nach Urlaub, Feiertagen, Krankheit und Schulungen übrig bleibt. Das Ergebnis heißt Bruttopersonalbedarf.

Schritt 1: Besetzungsstunden einer typischen Woche

Nehmen Sie eine typische Woche und schreiben Sie auf, wie viele Personen zu welcher Uhrzeit gebraucht werden. Beispiel: eine Bäckerei-Filiale, montags bis freitags 6 bis 19 Uhr, samstags 6 bis 14 Uhr, sonntags 7 bis 11 Uhr.

Hochgerechnet auf 52 Wochen sind das 9 256 Besetzungsstunden im Jahr. Rechnen Sie Vorbereitung und Kassenabschluss mit ein, wenn sie außerhalb der Öffnungszeit liegen. Saisonbetriebe rechnen besser Monat für Monat.

Schritt 2: Netto-Arbeitszeit einer Vollzeitkraft

Eine Vollzeitkraft mit 40 Stunden steht auf dem Papier 52 × 40 = 2 080 Stunden im Jahr zur Verfügung. Setzen Sie die Werte Ihres Betriebs ein. Im Beispiel:

Von 2 080 Stunden fallen 408 aus. Die Ausfallquote liegt bei 19,6 Prozent. Nehmen Sie die Krankheitstage aus Ihren eigenen Zahlen, ein Branchenwert passt selten zum eigenen Team. Die Zahl der Feiertage hängt davon ab, wo Ihr Betrieb liegt: in Deutschland vom Bundesland, in der Schweiz vom Kanton.

Schritt 3: teilen und den Aufschlag richtig rechnen

Personalbedarf = 9 256 ÷ 1 672 = 5,54 Vollzeitkräfte
ohne Ausfälle wären es 9 256 ÷ 2 080 = 4,45

An dieser Stelle passiert der häufigste Fehler. Wer zuerst ohne Ausfälle rechnet und dann die Ausfallquote von 19,6 Prozent aufschlägt, kommt auf 4,45 × 1,196 = 5,32. Richtig ist ein Aufschlag von 2 080 ÷ 1 672 = 1,244, also 24,4 Prozent. Der Grund: Die Reserve, die Sie einplanen, hat selbst Urlaub und wird selbst krank. Der Unterschied von 0,21 Vollzeitkräften entspricht rund 8,5 Stunden pro Woche, und genau diese Stunden landen als Überstunden bei denen, die immer einspringen.

Beispiel 2: eine Pforte rund um die Uhr

• Besetzungsstunden: 24 × 365 = 8 760 Stunden im Jahr
• Ohne Ausfälle: 8 760 ÷ 2 080 = 4,21 Vollzeitkräfte
• Mit Ausfällen: 8 760 ÷ 1 672 = 5,24 Vollzeitkräfte

Für eine einzige Stelle rund um die Uhr brauchen Sie also gut fünf Vollzeitkräfte. Das passt zu den Schichtmodellen: Vier Gruppen arbeiten im Schnitt je 42 Stunden pro Woche und decken genau die 168 Stunden ab, die Reserve kommt obendrauf. Die Rhythmen dazu zeigt der Artikel Kontischicht.

Vom Brutto- zum Nettopersonalbedarf

Der Bruttobedarf sagt, wie viele Vollzeitkräfte der Betrieb braucht. Der Nettobedarf sagt, wie viele noch fehlen:

Nettopersonalbedarf = Bruttobedarf − vorhandenes Personal + absehbare Abgänge − feste Zugänge

Die Bäckerei-Filiale hat heute drei Vollzeitkräfte und zwei Teilzeitkräfte mit je 20 Stunden, zusammen 4,0 Vollzeitstellen. Eine Vollzeitkraft geht im Sommer in Rente. Es fehlen also 5,54 − 4,0 + 1,0 = 2,54 Vollzeitstellen, zum Beispiel eine Vollzeitkraft und drei Teilzeitkräfte mit je 20 Stunden.

Personaleinsatzplanung: aus der Zahl wird ein Dienstplan

Die Rechnung sagt, wie viele Stunden Sie brauchen. Der Dienstplan entscheidet, ob sie zur richtigen Zeit da sind:

• Spitzen mit Teilzeit abdecken. Die dritte Person von 6 bis 10 Uhr ist eine Schicht von vier Stunden. Dafür passt eine Teilzeitkraft besser als eine Vollzeitkraft, die danach nicht gebraucht wird.
• Fähigkeiten pro Schicht prüfen. In jeder Schicht muss jemand sein, der öffnen, schließen und den Kassenabschluss machen kann.
• Plan mit dem Bedarf abgleichen. Zählen Sie jede Woche die geplanten Stunden pro Tag und vergleichen Sie sie mit der typischen Woche aus Schritt 1. In welcher Reihenfolge ein solcher Plan entsteht, zeigt die Anleitung Dienstplan erstellen.
• Quartalsweise nachrechnen. Liegen die Überstunden dauerhaft über null, ist der Bedarf zu knapp gerechnet. Was am Morgen eines Ausfalls hilft, steht im Artikel Krankheitsvertretung.

Den Weg von der Bedarfskurve bis zum veröffentlichten Plan in sechs Schritten, mit Kennzahlen, zeigt der Artikel Personaleinsatzplanung.

Im „Planner“ von InShift steht unter jedem Tag die Zahl der Schichten und unter jedem Namen die geplanten Stunden, schon vor der Veröffentlichung. Das „Dashboard“ zeigt für die kommende Woche jeden Tag mit Schichten, Stunden und offenen Lücken. Mehr auf der Seite Dienstplan-App, alle Seiten auf der Startseite.