Personal­einsatz­planung: vom Bedarf zum Dienstplan in 6 Schritten

Personaleinsatzplanung beantwortet eine Frage: Wer arbeitet wann, wo und an welcher Aufgabe? Sie beginnt dort, wo die Personalbedarfsplanung aufhört. Die sagt Ihnen, wie viele Stunden und Leute der Betrieb braucht; die Einsatzplanung macht daraus einen Dienstplan, der zu jeder Stunde passt. Hier sehen Sie den Weg in sechs Schritten an einer Filiale mit neun Leuten, dazu fünf Kennzahlen und die Frage, wann Excel nicht mehr reicht.

Einsatzplanung, Bedarfsplanung, Disposition

Wie Sie den Bedarf mit Ausfallquote berechnen, steht im Artikel Personalplanung: Personalbedarf berechnen. Hier geht es um die zweite und dritte Zeile.

Schritt 1: Bedarf pro Stunde aufschreiben

Der Ausgangspunkt ist eine typische Woche: Wie viele Personen müssen zu welcher Uhrzeit da sein? Unser Beispiel ist eine Filiale, montags bis samstags von 8 bis 20 Uhr geöffnet, plus je eine halbe Stunde zum Öffnen und Schließen.

Diese Kurve stammt aus Kassendaten oder Erfahrung, aufgerundet auf ganze Personen. Samstag bekommt eine eigene Kurve.

Schritt 2: Schichten nach der Bedarfskurve bilden

Jetzt bauen Sie Schichten, deren Summe die Kurve abdeckt. Für die Filiale reichen vier Schichtarten:

• Früh 7:30 bis 14:00, zwei Personen
• Mittel 10:00 bis 16:30, eine Person
• Spitze 11:00 bis 14:00, eine Person, ideal für eine Aushilfe
• Spät 13:30 bis 20:30, zwei Personen

Probe: Um 12 Uhr sind zwei Früh, Mittel und Spitze da, also vier. Um 15 Uhr zwei Spät und Mittel, also drei. Die halbe Stunde von 13:30 bis 14:00 ist die Übergabe. Ein Werktag braucht so 36,5 Planstunden, die Woche mit Samstag 226,5. Das entspricht vier Vollzeitkräften mit 38 Stunden, drei Teilzeitkräften mit 20 Stunden und zwei Aushilfen mit etwa 7 Stunden.

Schritt 3: Verfügbarkeit und Abwesenheiten sammeln

Bevor Namen in den Plan kommen, steht fest, wer nicht kann: genehmigter Urlaub, Berufsschule, feste Termine, Wünsche wie „dienstags nur bis 14 Uhr“. Setzen Sie einen Stichtag, zum Beispiel drei Wochen vor Planbeginn. Spätere Wünsche berücksichtigen Sie, wenn es geht, ohne feste Zusage.

Schritt 4: Personen zuteilen

1. Schwierige Schichten zuerst: Samstag spät und die Mittagsspitze. Die angenehmen füllen sich danach fast von selbst.
2. Aufgaben prüfen: In jeder Früh muss jemand öffnen können, in jeder Spät jemand den Kassenabschluss machen.
3. Stunden gegen den Vertrag halten: Die Teilzeitkraft mit 20 Stunden bekommt nicht 26, nur weil es gerade passt.
4. Fair rotieren: Wer diese Woche drei Spätschichten hat, bekommt nächste Woche mehr Frühschichten.

Die Reihenfolge im Detail zeigt die Anleitung Dienstplan erstellen.

Schritt 5: Plan prüfen und veröffentlichen

Zählen Sie für jedes Zeitfenster aus Schritt 1, wie viele Personen eingeplant sind, und vergleichen Sie mit der Kurve. Dann die Stunden pro Person. Erst danach veröffentlichen, und zwar mit Vorlauf: Zwei Wochen sind ein guter Wert, damit das Team planen kann und Tauschwünsche früh kommen.

Schritt 6: Im laufenden Betrieb steuern

• Ausfälle: Eine feste Reihenfolge, wen Sie fragen, steht im Artikel Krankheitsvertretung.
• Tausch: Kolleginnen und Kollegen tauschen untereinander, die Schichtleitung prüft nur die Besetzung. Regeln und Ablauf stehen im Artikel Schichttausch im Team.
• Offene Schichten: Eine unbesetzte Schicht bieten Sie dem Team an und wählen aus, wer sich meldet.
• Soll und Ist: Am Monatsende vergleichen Sie geplante und gearbeitete Stunden.

Drei Fehler, die einen Einsatzplan kippen

1. Planen nach Köpfen: „Montags sind wir fünf“ sagt nichts darüber, ob um 12 Uhr vier Leute an der Kasse stehen. Geplant wird nach der Kurve aus Schritt 1.
2. Keine Reserve: Ein Plan, der genau aufgeht, bricht bei der ersten Krankmeldung. Die Ausfallquote gehört schon in den Bedarf.
3. Zu spät veröffentlicht: Wer den Plan am Freitag für Montag bekommt, tauscht und sagt ab. Jede Woche Vorlauf spart Änderungen.

Kennzahlen für die Einsatzplanung

Steigen die Planänderungen über Wochen, ist der Plan zu knapp oder kommt zu spät. Liegt die Soll-Ist-Abweichung dauerhaft im Plus, stimmt der Bedarf nicht mehr: Zeit, die Rechnung aus der Personalplanung zu wiederholen. Was die Stunden kosten, zeigt der Artikel Personalkosten berechnen.

Excel oder Software

Für ein Team mit einem Standort und seltenen Änderungen reicht eine Tabelle. Unsere Dienstplan-Vorlage für Excel hat Woche und Monat. Software lohnt sich, sobald eines davon zutrifft:

• mehr als 15 Leute oder mehr als ein Standort,
• mehrere Änderungen pro Woche, die alle Betroffenen erreichen müssen,
• Urlaub, Krankmeldungen und Tausch laufen über Zettel und Chats,
• die Stunden für die Lohnabrechnung werden aus dem Plan abgetippt.

Personaleinsatzplanung mit InShift

Die Schichtarten aus Schritt 2 legen Sie einmal pro Standort an, mit Uhrzeit und Wochentagen. Im „Planner“ setzen Sie sie in der Wochen- oder Monatsansicht ein; unter jedem Tag steht die Zahl der Schichten, unter jedem Namen die Stunden. „Copy week“ übernimmt die Vorwoche, Personen im genehmigten Urlaub werden ausgelassen. Mit „Publish“ sieht jede Person ihren Plan in der Team-App für iOS und Android.

Tage, an denen jemand nicht kann, markiert die Schichtleitung als „Can’t work“. Urlaub, Krankmeldungen und Tausch kommen als Anträge unter „Requests“, eine leere Schicht bieten Sie mit „Open shift“ dem Team an. Das „Dashboard“ zeigt unter „Week ahead“ jeden Tag mit Schichten, Stunden und Lücken. Gestempelt wird per App oder am Tablet, und „Time tracking“ stellt geplante und gestempelte Zeit nebeneinander: die Soll-Ist-Kennzahl ohne Abtippen. Wie das im Programm aussieht, zeigt die Seite Software für Personaleinsatzplanung, den Plan selbst die Dienstplan-App.