Krankheits­vertretung: So ist die Schicht in 30 Minuten besetzt

5:40 Uhr, das Telefon klingelt: Die Kollegin aus der Frühschicht ist krank, um 6:30 Uhr wird geöffnet. Wie ruhig die nächste halbe Stunde verläuft, legen Sie größtenteils schon Wochen vorher fest: mit einer Liste, wer einspringen kann, einer festen Reihenfolge, wen Sie fragen, und einer Person, die entscheidet. Hier lesen Sie den Ablauf, der sich in kleinen Teams bewährt hat, und was Sie dafür vorbereiten sollten.

Der Ablauf am Morgen des Ausfalls

1. 5:40 Krankmeldung aufnehmen. Wer fällt aus, welche Schichten betrifft es, wie lange voraussichtlich? Krankmeldungen laufen immer über denselben Weg, damit keine in einem Gruppenchat untergeht.
2. 5:45 Lücke prüfen. Muss die ganze Schicht ersetzt werden? Reicht jemand ab 9 Uhr, weil es vorher ruhig ist? Kann die Spätschicht eine Stunde früher kommen?
3. 5:50 Gezielt anfragen. Zwei bis drei passende Personen gleichzeitig, nach der festen Reihenfolge unten, mit einer Frist für die Antwort.
4. 6:05 Entscheiden und bestätigen. Die erste passende Zusage bekommt die Schicht. Alle anderen Angefragten erfahren sofort, dass sich die Sache erledigt hat.
5. 6:10 Team informieren und Plan ändern. Alle in der Schicht wissen, mit wem sie arbeiten, und der Plan zeigt den aktuellen Stand.
6. Danach nachbereiten. Stunden erfassen, Danke sagen, notieren, wer eingesprungen ist. Bei längerer Krankheit die Folgetage gleich mitplanen.

Wen Sie zuerst fragen

Eine feste Reihenfolge spart am Morgen Zeit und schützt vor dem Eindruck, dass immer dieselben gefragt werden:

1. Teilzeitkräfte, die ihre Vertragsstunden noch nicht erreicht haben. Für sie ist die zusätzliche Schicht oft willkommen.
2. Wer an diesem Tag frei hat und am Vortag keine Nacht- oder lange Spätschicht hatte.
3. Angrenzende Schichten verschieben. Die Lücke wird aufgeteilt: Jemand aus der Frühschicht bleibt zwei Stunden länger, jemand aus der Spätschicht kommt zwei Stunden früher.
4. Kolleginnen und Kollegen aus anderen Filialen, die dieselbe Arbeit kennen.
5. Erst ganz zuletzt: die Teamleitung selbst.

Innerhalb einer Stufe fragen Sie zuerst diejenigen, die in den letzten Wochen am seltensten eingesprungen sind.

Nachricht zum Kopieren

Kurz, mit allen Fakten und einer Frist. Im Team ist meist das Du üblich:

Die Bestätigung ist wichtig, damit niemand um 6:20 Uhr noch zusagt und sich auf den Weg macht, obwohl die Schicht längst vergeben ist.

Wenn niemand einspringen kann

• Angebot reduzieren: später öffnen, nur Thekenverkauf, kein Tischservice, eine Station schließen.
• Gäste und Kunden informieren: ein Schild an der Tür, eine Zeile in der Reservierungsbestätigung.
• Tausch mit einem späteren Tag: Jemand arbeitet heute und hat dafür am Freitag frei.
• Tausch sauber festhalten: Wie ein Tausch geprüft und im Plan eingetragen wird, steht im Artikel Schichttausch im Team.
• Aus dem Morgen lernen: Ist das schon der zweite Ausfall in diesem Monat, ist die Reserve zu klein.

Vorbereitung für den nächsten Ausfall

• Springerliste: Wer kann kurzfristig einspringen, für welche Aufgaben und an welchen Tagen?
• Rufbereitschaft für kritische Dienste: Wo jeder Ausfall sofort ersetzt werden muss, etwa im Pflegedienst oder im Sicherheitsdienst, hilft eine feste Person in Rufbereitschaft. Wie Sie sie planen und reihum verteilen, zeigt der Artikel Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft.
• Jede Station doppelt besetzbar: Mindestens zwei Personen pro Aufgabe, die sie selbstständig beherrschen. Neue Leute werden dafür mit einem Einarbeitungsplan eingearbeitet.
• Reserve im Personalbedarf: Die Ausfallquote gehört in die Rechnung, wie im Artikel Personalplanung: Personalbedarf berechnen gezeigt.
• Einspringen anerkennen: Ob mit einer Prämie, einem Wunschdienst oder einem freien Tag, legen Sie es vorher fest und behandeln Sie alle gleich.
• Übergabe sichern: Wer spontan einspringt, braucht eine kurze Schichtübergabe, gerade wenn er die Schicht sonst nicht macht.

Fair bleiben: wer springt wie oft ein

Halten Sie jeden Monat fest, wer wie oft eingesprungen ist, und sprechen Sie die Zahlen im Team an, bevor sich jemand übergangen oder ausgenutzt fühlt.

So läuft es in InShift

Mitarbeitende melden sich in der App krank: „New time-off request“, Art „Sick leave“, Zeitraum. Voraussetzung ist, dass „Time off & sick leave“ in den „Request rules“ eingeschaltet ist. Die Teamleitung sieht die Krankmeldung dann unter „Requests“ und bestätigt sie mit „Approve“. Mit der Bestätigung wird die Person aus ihren Schichten dieser Tage ausgetragen; die Schichten bleiben unbesetzt im „Planner“ stehen.

Für die leere Schicht gibt es zwei Wege. Entweder wählen Sie selbst: „Who covers this shift?“ listet, wer nach Position und Standort passt; wer nicht passt, steht unter „Unavailable“ mit dem Grund, etwa „on sick leave“ oder „busy“. Oder Sie bieten die Schicht dem Team als „Open shift“ an: Wer passt, bekommt die Benachrichtigung „New open shift“ und kann sich in der App melden, Sie wählen aus. Kolleginnen und Kollegen anderer Standorte erscheinen in der Auswahl, wenn in ihrem Profil „Available for substitution“ eingeschaltet ist.

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