Pikettdienst planen: Pikett fair einteilen und Einsätze erfassen

Pikettdienst heisst: Mitarbeitende sind ausserhalb ihrer normalen Arbeitszeit erreichbar und rücken aus, wenn etwas passiert, etwa ein Serverausfall, ein Wasserschaden oder ein Notfall in der Spitex. Gearbeitet wird nur im Einsatz, die übrige Zeit gehört der Person, solange sie erreichbar bleibt. Gut geplant ist Pikett, wenn alle ihren Plan Wochen im Voraus kennen, die Last gleich verteilt ist und jeder Einsatz mit Uhrzeit festgehalten wird. Hier lesen Sie, wie das in einem kleinen Team aussieht.

Was Pikettdienst heisst

Drei Begriffe werden oft verwechselt. Der Unterschied liegt darin, wo die Person ist und wann sie arbeitet:

Pikett läuft also neben dem normalen Schichtplan her. In Deutschland heisst dasselbe meist Rufbereitschaft; wie deutsche Betriebe sie planen, zeigt der Artikel Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft.

Ob und wie Pikettzeit angerechnet und entschädigt wird und wie oft jemand Pikett haben darf, regeln Arbeitsvertrag, Personalreglement oder GAV. Klären Sie das mit dem Team und der Lohnbuchhaltung, bevor der erste Pikettplan erscheint.

Die Interventionszeit bestimmt den Plan

Die wichtigste Zahl im Pikettdienst ist die Interventionszeit: wie schnell die Person nach dem Anruf am Einsatzort sein muss. Sie entscheidet, wer überhaupt Pikett machen kann.

• Fernzugriff genügt, etwa im IT-Support: Laptop und Netz reichen, die Person kann zu Hause bleiben oder Freunde besuchen.
• 60 Minuten bis vor Ort, etwa in der Hauswartung in Basel: Wer 50 Kilometer entfernt wohnt, schafft das nur knapp. Planen Sie Wohnort und Fahrzeug mit ein.
• 15 bis 30 Minuten, etwa in der Spitex nachts: Die Person bleibt praktisch in der Nähe, ihre Freizeit ist stark eingeschränkt. Bei der Verteilung sollte hier jede Pikettnacht doppelt zählen.

Schreiben Sie die Interventionszeit in den Plan oder an den Anfang der Pikettliste. Wer neu im Team ist, weiss so von Anfang an, was Pikett bei Ihnen bedeutet.

Pikettplan für ein kleines Team: Beispiel aus Zürich

Ein IT-Dienstleister in Zürich betreut Kunden auch nachts und am Wochenende. Fünf Mitarbeitende teilen sich das Pikett im Wochenrhythmus von Montag 8:00 Uhr bis zum nächsten Montag 8:00 Uhr, ausserhalb der Bürozeiten. Stellvertretung ist jeweils, wer in der Woche danach Pikett hat:

Mit fünf Personen hat jede alle fünf Wochen Pikett, im Jahr gut zehn Wochen. Bei drei Personen wäre es jede dritte Woche, gut 17 Wochen im Jahr, und jede Ferienabwesenheit bringt den Plan ins Wanken. Unter vier Personen lohnt es sich, das Pikett mit einem anderen Team oder Standort zu teilen.

Eine Spitex in Bern mit kurzer Interventionszeit macht es anders: Unter der Woche wechselt das Nachtpikett täglich, das Wochenende von Freitagabend bis Montagmorgen ist ein Block. So hat niemand eine ganze Woche mit eingeschränkter Freizeit, dafür gibt es mehr Übergaben.

Pikett fair verteilen und tauschen

Nach drei Monaten zeigt sich, ob der Plan wirklich fair ist. Zählen Sie pro Person:

• Pikett-Tage im Monat und im Quartal,
• Wochenenden und Feiertage getrennt, denn Ostern oder der 1. August wiegen mehr als ein Dienstag im März,
• Einsätze und Einsatzstunden, denn eine ruhige Woche ist etwas anderes als eine Woche mit drei Nachteinsätzen.

Drei Regeln ersparen Diskussionen:

1. Ferien zuerst. Der Pikettplan entsteht nach der Ferienplanung, und wer aus den Ferien zurückkommt, hat in der ersten Woche kein Pikett.
2. Getauscht wird Woche gegen Woche oder Nacht gegen Nacht, und der Tausch steht im Plan. Sonst landet der Alarm um 2 Uhr bei der falschen Person.
3. Nach einer langen Einsatznacht später beginnen. Legen Sie vorher fest, ab wie vielen Einsatzstunden das gilt.

Den Pikettplan veröffentlichen Sie am besten für vier Wochen im Voraus, zusammen mit dem normalen Dienstplan. Eine Vorlage für den Wochen- und Monatsplan finden Sie unter Dienstplan Vorlage, wie Ferien im Team verteilt werden, im Artikel Urlaubsplanung im Team.

Einsätze erfassen

Jeder Einsatz wird mit Uhrzeit festgehalten, auch der kurze Anruf. Ein Beispiel aus der Hauswartung in Basel: Pikett von 17:00 bis 7:00 Uhr, Alarm um 23:40 Uhr, Abfahrt 23:50 Uhr, Arbeit vor Ort von 0:15 bis 1:25 Uhr, zurück um 1:50 Uhr. Je nach Regel im Betrieb zählen 1 Stunde 10 Minuten Arbeit oder 2 Stunden mit Weg. Was davon angerechnet wird, hängt von Ihren Vereinbarungen ab; notieren Sie deshalb immer beides.

Am Monatsende ergibt das eine Zeile pro Person, etwa: 7 Pikett-Tage, 2 Einsätze, 2,5 Stunden. Mit dieser Zeile rechnet die Lohnbuchhaltung, und Sie sehen, ob die Last ungleich verteilt ist.

So läuft es in InShift

Legen Sie unter „Locations“ eine eigene Schichtart „Pikett“ an, mit Uhrzeit und Wochentagen; sie darf über Mitternacht gehen. Im „Planner“ tragen Sie die Rotation ein und veröffentlichen sie mit „Publish“. Die Mitarbeitenden sehen ihre Pikett-Tage in der Team-App neben den normalen Schichten, und in der Monatsansicht steht rechts die Zahl der Schichten pro Person.

Tauschen geht in der App: Wer eine Pikettwoche abgeben möchte, bietet die Schichten unter „Substitute“ an, eine Kollegin übernimmt sie mit „Take shift“. Ob die Teamleitung zustimmen muss, legen Sie in den „Request rules“ fest. Einsätze stempeln die Mitarbeitenden in der App mit „Check in“ und „Check out“, unter „Time tracking“ stehen sie neben der geplanten Schicht. Für eine feste Entschädigung pro Pikett tragen Sie in der Schicht „Amount for this shift, instead of the calculation“ ein.

Mehr auf den Seiten Dienstplan-App und Zeiterfassung-App.

Häufige Fragen zum Pikett

Was ist der Unterschied zwischen Pikett und Bereitschaft?

Beim Pikett ist die Person frei in der Wahl ihres Aufenthaltsorts und muss nur erreichbar und innerhalb der Interventionszeit vor Ort sein. Bei der Bereitschaft im Betrieb wartet sie an einem Ort, den der Betrieb bestimmt.

Wie oft darf man Pikett haben?

Die Grenzen legen Arbeitsvertrag, Personalreglement oder GAV fest. Für die Planung gilt die Faustregel: ab vier, besser fünf Personen in der Rotation wird Pikett nicht zur Dauerbelastung.

Was gehört in einen Pikettplan?

Zeitraum, Name, Stellvertretung, Telefonnummer, Interventionszeit und an wen eskaliert wird, wenn niemand abnimmt. Mehr braucht es nicht, aber jeder dieser Punkte muss stimmen.