Bereitschafts­dienst und Ruf­bereitschaft im Dienstplan planen

Bereitschaftsdienst heißt: Jemand aus dem Team ist außerhalb der normalen Schicht einsatzbereit und arbeitet nur, wenn etwas passiert. Bei der Rufbereitschaft ist die Person zu Hause oder unterwegs und nur erreichbar, beim Bereitschaftsdienst wartet sie an einem Ort, den der Betrieb bestimmt. Damit das nicht immer an denselben zwei Leuten hängen bleibt, braucht es feste Regeln, eine Rotation und eine saubere Erfassung der Einsätze. Hier lesen Sie, wie Sie das im Dienstplan aufsetzen.

Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft: der Unterschied

Im Alltag werden drei Formen vermischt. Der Unterschied liegt darin, wo sich die Person aufhält und wie schnell sie arbeiten muss:

Was davon als Arbeitszeit zählt und wie es bezahlt wird, regeln Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Klären Sie das mit dem Team und der Lohnabrechnung, bevor der erste Dienst im Plan steht. Für die Planung selbst ist die Frage zweitrangig: Jede der drei Formen braucht einen Namen im Dienstplan, eine Reihenfolge und eine Erfassung.

Diese fünf Punkte legen Sie vorher fest

1. Zeitraum. Von wann bis wann gilt ein Dienst? Üblich sind Nächte (etwa 18:00 bis 7:00 Uhr), Wochenenden (Freitag 18:00 bis Montag 7:00 Uhr) oder ganze Wochen.
2. Reaktionszeit. Wie schnell muss die Person am Telefon sein, wie schnell vor Ort? 15 Minuten bis zum Rückruf und 45 Minuten bis zur Ankunft sind andere Anforderungen als „irgendwann am Morgen“.
3. Was ein Einsatz ist. Ein Anruf mit Rat am Telefon, eine Fernwartung, eine Fahrt in den Betrieb? Schreiben Sie auf, ab wann es als Einsatz gilt und notiert wird.
4. Wer ruft an. Eine feste Nummer oder eine feste Reihenfolge: zuerst die Person im Dienst, dann die Vertretung, dann die Teamleitung.
5. Ausgleich und Geld. Pauschale je Dienst, Bezahlung der Einsätze, Freizeit nach einer langen Nacht: Halten Sie die Regel schriftlich fest, damit alle gleich behandelt werden.

Rotation planen: ein Beispiel mit vier Personen

Die Instandhaltung eines kleinen Werks hat vier Techniker. Die Anlagen laufen auch nachts, also braucht es Rufbereitschaft an jedem Tag von 16:00 bis 7:00 Uhr. Am einfachsten ist eine Wochenrotation: Jeder übernimmt eine ganze Woche von Montag bis Montag, die nächste Person auf der Liste ist Vertretung.

Bei vier Personen hat jede alle vier Wochen Dienst, im Jahr also 13 Wochen. Mit drei Personen wären es schon gut 17 Wochen, also jede dritte Woche. Daraus folgt die erste Regel: Unter vier Personen wird Rufbereitschaft auf Dauer zur Belastung. Holen Sie dann jemanden aus einem anderen Bereich oder Standort dazu.

Die Alternative ist der Tageswechsel, etwa in einem ambulanten Pflegedienst mit fünf Fachkräften: Montag bis Donnerstag wechselt die Nacht täglich, das Wochenende von Freitag bis Sonntag ist ein Block. Jede Person hat dann im Schnitt knapp eine Nacht pro Woche und jedes fünfte Wochenende.

• Wochenblock: wenige Übergaben, klar für alle, aber eine Woche mit eingeschränkter Freizeit am Stück.
• Tageswechsel: die Last ist verteilt, dafür mehr Übergaben und mehr Tausch.
• Wochenende als eigener Block: passt zu beiden Modellen und verteilt die begehrtesten freien Tage sichtbar fair.

Wer Bereitschaft mit einem Schichtmodell kombiniert, findet die Grundlagen im Artikel Schichtarbeit: Schichtmodelle erklärt. Wie zwei lange Schichten rund um die Uhr abdecken, zeigt der Artikel 12-Stunden-Schicht im Team planen.

Bereitschaft fair verteilen

Eine Rotation auf dem Papier ist noch nicht fair. Nach drei Monaten zeigt sich, wer wirklich wie oft dran war. Zählen Sie pro Person:

• Dienste im Monat und im Quartal,
• Wochenenden und Feiertage getrennt, weil sie mehr wiegen,
• Einsätze und Einsatzstunden, denn eine ruhige Woche und eine Woche mit vier nächtlichen Fahrten sind nicht dasselbe.

Zwei Regeln haben sich bewährt. Erstens: Getauscht wird nur Dienst gegen Dienst, und der Tausch wird im Plan eingetragen, damit niemand die falsche Person anruft. Zweitens: Wer nachts lange im Einsatz war, beginnt am nächsten Tag später oder hat frei. Legen Sie vorher fest, ab wie vielen Einsatzstunden das gilt, dann muss niemand am Morgen danach verhandeln.

Einsätze erfassen

Ohne Erfassung bleibt die Bereitschaft unsichtbar, und am Monatsende ist unklar, was zu bezahlen ist. Ein Beispiel: Rufbereitschaft von 16:00 bis 7:00 Uhr, Anruf um 2:05 Uhr, Abfahrt 2:15 Uhr, Arbeit an der Anlage von 2:40 bis 3:50 Uhr, zurück um 4:15 Uhr. Je nach Regel im Betrieb zählen 1 Stunde 10 Minuten Arbeit oder 2 Stunden mit Fahrt. Notieren Sie deshalb beides.

Die letzte Spalte ist die wichtigste für den Betrieb: Was nachts nur provisorisch gelöst wurde, landet so in der Schichtübergabe und wird morgens nicht vergessen. Ein Monat ergibt dann eine kurze Zeile pro Person, etwa: 7 Dienste, 3 Einsätze, 4,5 Stunden.

In der Schweiz heißt die Rufbereitschaft Pikett. Wie Betriebe dort den Pikettdienst planen, zeigt der Artikel Pikettdienst planen.

So läuft es in InShift

Legen Sie unter „Locations“ eine eigene Schichtart an, etwa „Bereitschaft“ von 16:00 bis 07:00 Uhr an den passenden Wochentagen; die Schicht darf über Mitternacht gehen. Im „Planner“ tragen Sie die Rotation ein, nach „Publish“ sieht jede Person ihre Dienste in der Team-App. In der Monatsansicht steht jeder Dienst als Buchstabe, rechts die Zahl der Schichten pro Person. Tauschen geht in der App mit „Swap request“; ob die Teamleitung zustimmen muss, legen Sie in den „Request rules“ fest.

Wird jemand gerufen, stempelt die Person den Einsatz in der App mit „Check in“ und danach „Check out“ oder ohne Handy am Tablet-Terminal mit Personalnummer und PIN. Unter „Time tracking“ stehen die gestempelten Zeiten neben der geplanten Schicht. Für eine Pauschale je Dienst tragen Sie in der Schicht „Amount for this shift, instead of the calculation“ ein, dann gilt für diesen Dienst genau dieser Betrag. Einsätze, die zusätzlich bezahlt werden, ergänzen Sie als Eintrag unter „Bonuses and deductions“.

Mehr zum Stempeln auf der Seite Zeiterfassung-App, zum Plan auf der Seite Dienstplan-App.

Häufige Fragen zum Bereitschaftsdienst

Ist Bereitschaft Arbeitszeit?

Das hängt von der Form und von Ihren Vereinbarungen ab. Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag legen fest, was als Arbeitszeit zählt und wie es bezahlt wird. Für die Planung gilt: Erfassen Sie Dienste und Einsätze getrennt, dann lässt sich jede Regel später sauber abrechnen.

Was ist der Unterschied zum Notdienst?

Notdienst beschreibt, dass ein Betrieb für Kundschaft erreichbar ist, etwa eine Apotheke, ein Heizungsbauer oder der ärztliche Bereitschaftsdienst. Wer diesen Notdienst leistet, ist intern meist in Bereitschaft oder Rufbereitschaft eingeteilt.

Wie viele Leute braucht eine Rufbereitschaft?

Mindestens vier, damit jede Person höchstens jede vierte Woche dran ist, und eine Vertretung für jeden Dienst. Fällt die Person im Dienst aus, springt die Vertretung ein, ohne dass jemand nachts herumtelefoniert.