Urlaubsplanung im Team: So bleibt jede Schicht besetzt

Wer zuerst fragt, bekommt den August. So läuft Urlaubsplanung in vielen Teams, und spätestens im zweiten Jahr gibt es Streit. Im Schichtbetrieb kommt hinzu, dass jeder Urlaubstag eine konkrete Schicht leer lässt. Mit fünf Regeln verteilen Sie den Sommer fair, und der Dienstplan steht trotzdem.

Warum Urlaubsplanung im Schichtbetrieb anders ist

Ist im Büro jemand im Urlaub, bleibt die Arbeit ein paar Tage liegen. Im Café, im Laden oder an der Rezeption bleibt nichts liegen: Die Schicht findet statt, und jemand muss sie übernehmen. Urlaubsplanung ist hier deshalb ein Teil der Dienstplanung. Die entscheidende Frage lautet: Wie viele Personen dürfen in derselben Woche fehlen, ohne dass Schichten unbesetzt bleiben?

Die Antwort hängt von zwei Zahlen ab: der Mindestbesetzung pro Schicht und der Zahl der Leute, die eine bestimmte Schicht überhaupt übernehmen können. Wer beide kennt, entscheidet Urlaubsanträge in Sekunden.

1. Einen Stichtag für den Jahresplan setzen

Legen Sie einen festen Termin fest, bis zu dem alle ihre großen Urlaubswünsche für das Jahr eintragen, zum Beispiel Ende Januar. Bis dahin wird nur gesammelt. Danach entscheiden Sie alles auf einmal, nach einer Regel, die vorher allen bekannt ist.

Anträge, die nach dem Stichtag kommen, werden in der Reihenfolge des Eingangs entschieden. So hat jeder einen Grund, früh zu planen, und niemand verliert den Sommer, nur weil die Kollegin schneller getippt hat.

2. Mindestbesetzung pro Schicht festlegen

Schreiben Sie für jede Rolle auf, wie viele Personen gleichzeitig fehlen dürfen. Ein Beispiel aus einem Café mit sieben Leuten:

Diese Tabelle erspart Ihnen Diskussionen im Einzelfall. Liegt ein Antrag innerhalb der Grenze, wird er genehmigt. Liegt er darüber, ist die Absage begründet, und es bleibt nur die Frage, wer tauscht. Wie viele Personen eine Schicht grundsätzlich braucht, zeigt der erste Schritt der Anleitung Dienstplan erstellen.

3. Begehrte Zeiten fair verteilen

Streit gibt es fast immer um dieselben wenigen Wochen: Sommerferien, Weihnachten und Silvester, Ostern und die Brückentage im Mai und Juni. Da die Schulferien je nach Bundesland, in Österreich und in der Schweiz zu unterschiedlichen Zeiten liegen, schauen Sie in den Ferienkalender Ihres Standorts, bevor Sie Wochen als begehrt markieren.

Für diese Wochen braucht es eine Vorrangregel, die vorher feststeht. Drei bewährte Varianten:

• Rotation: Wer letztes Jahr die erste Augusthälfte hatte, hat dieses Jahr Vorrang bei der zweiten Hälfte oder einem anderen Monat.
• Feste Blöcke: Der Sommer wird in Blöcke von zwei Wochen geteilt, jede Person bekommt höchstens einen begehrten Block, bis alle einen hatten.
• Vorrang mit Begründung: Viele Betriebe geben Eltern schulpflichtiger Kinder in den Ferien den Vortritt und gleichen das bei Weihnachten oder Brückentagen aus.

Welche Regel Sie wählen, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass sie für alle gleich gilt und schriftlich festgehalten ist.

4. Anträge an einem Ort sammeln

Urlaubswünsche auf Zuruf an der Theke, per Nachricht an die Schichtleitung oder auf einem Zettel im Büro gehen verloren. Jeder Antrag sollte an derselben Stelle landen, mit Zeitraum, Art der Abwesenheit und einer Entscheidung, die sich jederzeit nachlesen lässt. Was in einen vollständigen Antrag gehört und wie Sie ihn Schicht für Schicht prüfen, zeigt der Artikel Urlaubsantrag stellen und genehmigen.

In InShift stellt die Mitarbeiterin den Antrag in der App unter „New time-off request“: Art („Holiday“, „Sick leave“, „Personal“ oder „Unpaid“), erster und letzter Tag, eine Notiz. Im selben Formular sieht sie oben ihr Urlaubskonto für das Jahr, also wie viele Tage genommen und wie viele noch übrig sind. Das Kontingent legen Sie einmal für den Betrieb fest und bei Bedarf pro Person.

5. Urlaub vor dem Dienstplan eintragen

Genehmigter Urlaub gehört in den Plan, bevor Sie die Schichten besetzen. Wer erst plant und dann den Urlaub nachträgt, baut die Woche zweimal. Die vollständige Reihenfolge steht in der Anleitung Dienstplan erstellen.

In InShift entscheiden Sie Anträge unter „Requests“ mit „Approve“ oder „Reject“. Bevor Sie genehmigen, zeigt der Antrag, welche Schichten die Person in diesen Tagen hat. Nach der Genehmigung bleiben diese Schichten unbesetzt im Plan stehen, sodass die Lücke sofort sichtbar ist und Sie Ersatz suchen können. Übernehmen Sie danach die Vorwoche mit „Copy week“, werden Personen im genehmigten Urlaub automatisch ausgelassen.

Urlaubssperre: wann sie sinnvoll ist

Manche Wochen vertragen gar keinen Urlaub: die Inventur, das Weihnachtsgeschäft im Handel, die Hochsaison im Hotel. Für solche Zeiträume legen viele Betriebe eine Urlaubssperre fest. Damit das Team sie mitträgt, helfen drei Dinge:

• Früh ankündigen. Die Sperre gehört noch vor dem Stichtag für die Jahresplanung in den Kalender.
• Kurz halten. Zwei Wochen Inventur versteht jeder, drei Monate Hochsaison nicht.
• Begründen. Wer weiß, warum, akzeptiert die Sperre eher und plant entsprechend.

Welche Regeln für eine Urlaubssperre in Ihrem Betrieb gelten, klären Sie im Zweifel vorab. Hier geht es nur um die praktische Planung.

Typische Zeiträume je Branche, eine Teilsperre mit Zahlen und einen Aushang zum Kopieren finden Sie im Artikel Urlaubssperre planen.

Häufige Fehler bei der Urlaubsplanung

1. Urlaub einzeln genehmigen, ohne Blick auf die Woche. Jeder Antrag passt für sich genommen, zusammen fehlt plötzlich die ganze Schichtleitung.
2. Den Sommer nach dem Windhundprinzip vergeben. Das führt zu genau dem Streit, den der Stichtag verhindern soll.
3. Krankheit im Urlaubsplan vergessen. Legen Sie die Grenze aus Schritt 2 so fest, dass zusätzlich noch eine Krankmeldung verkraftbar ist.
4. Die Entscheidung mündlich mitteilen. Drei Monate später erinnert sich jeder anders.

Der Urlaubskalender fürs Team

Ein Urlaubskalender zeigt das ganze Team auf einen Blick: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag, und markiert ist, wer an welchem Tag fehlt. Damit er im Schichtbetrieb wirklich hilft, braucht er vier Dinge:

• Eine Summenzeile mit der Zahl der Abwesenden pro Tag. Daneben die Grenze aus Schritt 2. Wo die Zahl darüber liegt, ist das Feld rot, und Sie sehen das Problem, bevor Sie den nächsten Antrag genehmigen.
• Nach Rollen gruppiert. Küche, Service und Schichtleitung untereinander, jeweils mit eigener Summe. Zwei Abwesende im ganzen Team sind harmlos, zwei aus der Schichtleitung oft nicht.
• Feiertage, Schulferien und gesperrte Wochen markiert. Feiertage und Ferien unterscheiden sich je nach Bundesland und Kanton, tragen Sie die ein, die für Ihren Standort gelten. Die Termine stehen in der Übersicht der Feiertage.
• Eine Farbe pro Abwesenheitsart. Urlaub, Krankheit und Schulung sehen unterschiedlich aus. Beantragter, noch offener Urlaub bekommt eine hellere Farbe als genehmigter.

Der Kalender gehört dorthin, wo alle ihn sehen: an die Wand im Pausenraum oder in eine geteilte Datei. Wer vor dem Antrag sieht, dass in seiner Wunschwoche schon zwei Kollegen fehlen, beantragt gleich eine andere.

Urlaubsplaner in Excel oder in der App

Für kleine Teams reicht ein Jahresplan in Excel, eine Zeile pro Person und ein Kästchen pro Tag. Unsere Vorlagen enthalten einen Urlaubsplaner zum Herunterladen, ohne Anmeldung.

Sobald der Urlaub mit dem Dienstplan zusammenpassen muss, wird die Tabelle zu einer zweiten Liste neben dem Plan, die Sie ständig abgleichen müssen. In InShift liegen Anträge, Urlaubskonto und Dienstplan an einem Ort, und das Team sieht in der App, was genehmigt ist. Mehr dazu auf der Seite Dienstplan-App.