Urlaubsantrag stellen und genehmigen: Ablauf für Schichtteams

Ein Urlaubsantrag ist schnell ausgefüllt. In Schichtteams wird es erst danach schwierig: Drei Leute wollen dieselbe Augustwoche, und die Teamleitung muss entscheiden, wer freibekommt. Hier lesen Sie, was in einen Antrag gehört, wie Sie ihn formulieren und nach welchen Regeln Sie fair und nachvollziehbar über Anträge entscheiden.

Was in einen Urlaubsantrag gehört

• Name, Abteilung oder Standort
• Zeitraum: erster und letzter Urlaubstag
• Anzahl der Urlaubstage, so gezählt, wie Ihr Betrieb Urlaub zählt
• Art: Erholungsurlaub, unbezahlter Urlaub, Sonderurlaub
• Resturlaub vor und nach dem Antrag
• Vertretung: wer welche Schichten übernimmt, falls schon abgesprochen
• Datum und Unterschrift
• Feld für die Entscheidung: genehmigt oder abgelehnt, Datum, Unterschrift der Teamleitung

Ein fertiges Formular mit diesen Feldern gibt es als Urlaubsantrag-Vorlage zum Herunterladen und Ausdrucken.

Urlaubstage im Schichtdienst zählen

Im Büro entspricht eine Woche Urlaub fünf Tagen. Im Schichtbetrieb hängt es vom Rhythmus ab: Wer im 2-2-3-Modell zwölf Stunden arbeitet, hat in zwei Wochen nur sieben Dienste, wer im rollierenden System arbeitet, in manchen Wochen fünf und in anderen vier. Legen Sie im Team einmal fest, ob Urlaub in Arbeitstagen, in Diensten oder in Stunden gezählt wird, schreiben Sie die Regel auf den Antrag, und behandeln Sie jeden Antrag nach derselben Regel. Die Rhythmen selbst erklärt der Artikel 12-Stunden-Schicht im Team planen.

Muster: So formulieren Sie den Antrag

Der Antrag nennt alles, was die Teamleitung für die Entscheidung braucht: Zeitraum, Zahl der Tage, Resturlaub und einen Vorschlag für die Vertretung. Je weniger Rückfragen, desto schneller die Antwort.

Fristen und Regeln im Team

Die meisten Konflikte entstehen, weil es keine Regel gibt und der schnellste Antrag gewinnt. Bewährt haben sich wenige, feste Absprachen:

• Sommerurlaub bis 31. Januar beantragen, Entscheidung bis Ende Februar. Wer später beantragt, plant um die genehmigten Wochen herum.
• Kurzurlaub mindestens vier Wochen vorher beantragen, also bevor der Dienstplan veröffentlicht ist.
• Antwort innerhalb einer Woche, damit niemand bucht, solange der Antrag noch offen ist.
• Kriterien bei Konflikten offenlegen: zuerst die Besetzung der Schicht, dann ein Ausgleich zum Vorjahr (wer letztes Jahr zurückstecken musste, ist jetzt dran), dann alles Weitere, was Ihr Team vereinbart hat, etwa Schulferien für Eltern.
• Gesperrte Wochen früh bekannt geben, damit niemand Urlaub für Inventur oder Advent beantragt. Wie, steht im Artikel Urlaubssperre planen.

Wie Sie die Sommerwochen mit Stichtag und Mindestbesetzung fair im Team verteilen, steht im Artikel Urlaubsplanung im Team. Einen Jahresüberblick für das ganze Team, in den Sie genehmigten Urlaub eintragen, finden Sie als Urlaubsplaner unter den Vorlagen.

Antrag prüfen: der Blick auf jede Schicht

1. Mindestbesetzung: Bleiben in jeder Schicht des Zeitraums genug Leute, und darunter jemand, der öffnen, schließen oder die Schicht leiten kann?
2. Überschneidungen: Wer hat im selben Zeitraum schon genehmigten Urlaub, wer einen offenen Antrag?
3. Resturlaub: Reichen die Tage?
4. Vertretung: Ist die vorgeschlagene Vertretung realistisch, oder hat diese Person in derselben Woche selbst Spätschichten?
5. Antworten: Eine Ablehnung braucht einen Grund und möglichst einen Gegenvorschlag, etwa eine Woche früher oder später.

Nach der Genehmigung

Tragen Sie genehmigten Urlaub ein, bevor Sie Schichten für diesen Zeitraum planen. Ändert sich etwas, gilt derselbe Weg: Antrag auf Änderung, Entscheidung, neue Bestätigung. Mündliche Zusagen auf dem Flur führen spätestens im Juli zu Streit.

Urlaubsantrag per App mit InShift

In InShift stellen Mitarbeitende den Antrag in der App: „New time-off request“, Art „Holiday“, „Sick leave“, „Personal“ oder „Unpaid“, Zeitraum und Notiz. Oben im Formular sehen sie ihren Urlaubsstand für das Jahr: genommene und verbleibende Tage. Vom Kontingent abgezogen wird nur „Holiday“.

Führungskräfte sehen alle offenen Anträge unter „Requests“ mit Art, Zeitraum, Zahl der Tage und Grund und entscheiden mit „Approve“ oder „Reject“. Ob Anträge möglich sind, legen Sie in den „Request rules“ fest, wer sie genehmigen darf, in den Rollen. Den eigenen Urlaub kann sich niemand selbst genehmigen, außer dem Inhaber. Offene Anträge sind im „Planner“ schon vor der Entscheidung zu sehen. Mit der Genehmigung wird die Person aus den Schichten dieser Tage ausgetragen, und „Copy week“ überspringt Leute mit genehmigtem Urlaub.

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