Die Dateien
So sieht der Urlaubsplaner aus, wenn Sie ihn öffnen
Jeder Ausschnitt zeigt die Datei 2026 so, wie Sie sie herunterladen, mit Beispieldaten. In gelbe Felder tragen Sie Ihre Werte ein, fett gedruckte Zahlen kommen aus Formeln.
Urlaubsplaner 2026 und 2027 für Excel
Zwei Urlaubsplaner zum Herunterladen, für 2026 und für 2027: ein Blatt pro Monat mit einer Zeile je Mitarbeiter und einer Spalte je Tag, dazu eine Übersicht mit Anspruch, genommenen Tagen und Resturlaub. Fehlen zu viele gleichzeitig, wird der Tag rot markiert.
Ohne AnmeldungOhne E-MailResturlaub automatischExcel, Google Sheets, LibreOffice
Urlaubsplaner 2026
.xlsx · 63 KB
Januar bis Dezember 2026 für bis zu zwölf Personen, mit einem Beispielteam aus sechs Personen.
- Kürzel U Urlaub, H halber Tag, K krank
- Wochenenden grau, Feiertage markieren Sie mit x
- Anspruch, Übertrag, genommen und Resturlaub je Person
Urlaubsplaner 2027
.xlsx · 63 KB
Derselbe Aufbau für 2027: Wochentage und Daten stimmen für das neue Jahr.
- Ein Blatt pro Monat und die Jahresübersicht
- Zeile „Abwesend“ wird rot, wenn zu viele fehlen
- Jahr im gelben Feld, die Datei passt auch für Folgejahre
Urlaub in InShift
Urlaub per App beantragen, mit einem Klick genehmigen
In InShift schickt die Person einen „New time-off request“ vom Handy: Art, Daten, Kommentar. Die Teamleitung sieht ihn unter „Requests“ mit Namen, Tagen und Kommentar und entscheidet mit „Approve“ oder „Reject“. Genehmigte Tage erscheinen im Dienstplan, und an diesen Tagen lässt sich keine Schicht einplanen.
- Arten: „Holiday“, „Sick leave“, „Personal“, „Unpaid“
- Urlaubsanspruch pro Jahr im Mitarbeiterprofil unter „Vacation days per year“
- In der App sieht die Person „Used“, „Planned“ und „Left“ für das laufende Jahr
- Eine Schicht an einem Urlaubstag lässt der Plan nicht zu
Auf dem Handy
Der Antrag kommt vom Handy, die Antwort auch
Art und Zeitraum wählen, einen Kommentar für die Teamleitung schreiben: Der Antrag ist in einer Minute verschickt. Den Status „Pending“, „Approved“ oder „Rejected“ sieht die Person in ihrer Liste, über die Entscheidung informiert eine Push-Nachricht.
- Zeitraum mit Datum und Kommentar
- Status in der eigenen Liste
- Push-Nachricht bei Genehmigung oder Ablehnung
So funktioniert der Urlaubsplaner
Auf dem Blatt Übersicht tragen Sie einmal das Jahr, die Namen, die Abteilung und den Urlaubsanspruch jeder Person ein, dazu die Resttage aus dem Vorjahr. Die zwölf Monatsblätter übernehmen Namen und Jahr von dort.
Im Monatsblatt steht jede Person in einer Zeile, jeder Tag in einer Spalte. Ein U markiert einen Urlaubstag, ein H einen halben, ein K einen Krankheitstag. Am Ende der Zeile zählt die Datei die Tage, und die Übersicht rechnet daraus genommene Tage und Resturlaub.
Urlaubstage und Resturlaub berechnen
Resturlaub ist Anspruch plus Übertrag aus dem Vorjahr minus genommene und geplante Tage. Ein H zählt als halber Tag. Wird der Rest negativ, färbt sich die Zelle rot.
Tragen Sie U nur an Arbeitstagen ein. Wochenenden sind grau, Feiertage und Betriebsruhe markieren Sie in der Zeile über dem Team mit einem x. Feiertage sind bewusst nicht vorgegeben, weil sie je Land und Bundesland unterschiedlich liegen; die Termine stehen in der Übersicht der Feiertage 2026 und 2027. Wie viele Urlaubstage jemand hat, steht im Arbeitsvertrag; diese Zahl kommt in die gelbe Spalte Anspruch.
Überschneidungen im Team sehen
Unter jedem Monat steht die Zeile Abwesend: Sie zählt je Tag, wie viele Personen U, H oder K haben. Auf der Übersicht legen Sie fest, wie viele gleichzeitig fehlen dürfen, voreingestellt zwei. Fehlen mehr, wird der Tag rot. Im Beispiel sind es drei Personen in der zweiten Augustwoche.
Urlaubsplaner 2026 oder 2027
Beide Dateien sind gleich aufgebaut, nur Jahr, Wochentage und Daten unterscheiden sich. Für ein späteres Jahr ändern Sie das gelbe Feld Jahr auf der Übersicht: Alle Monatsblätter rechnen die Daten neu. Die Kürzel im Raster bleiben dabei stehen, löschen Sie sie vorher.
Urlaub und Dienstplan zusammen planen
Wer im Urlaub ist, sollte im Dienstplan nicht auftauchen. Mit Dateien heißt das: zwei Tabellen abgleichen, den Urlaubsplaner und die Dienstplan-Vorlage. In InShift ist beides an einem Ort: Genehmigter Urlaub steht im Plan, und der Plan lässt an diesen Tagen keine Schicht zu.
Häufige Fragen
Für wie viele Mitarbeiter eignet sich der Urlaubsplaner?+
Für bis zu zwölf Personen. Für mehr fügen Sie in der Übersicht und in jedem Monatsblatt mitten in der Liste Zeilen ein und kopieren eine bestehende Zeile hinein.
Wie trage ich einen halben Urlaubstag ein?+
Mit H. Er zählt als 0,5 Tage bei den genommenen Tagen und als abwesend in der Zeile Abwesend.
Sind die Feiertage schon eingetragen?+
Nein, weil sie je Bundesland und Land verschieden sind. Markieren Sie Ihre Feiertage im Monatsblatt in der gelben Zeile über dem Team mit x, die Spalte wird grau.
Kann ich Krankheitstage erfassen?+
Ja, mit K. Krankheitstage zählen nicht zum Urlaub, die Übersicht zeigt sie in einer eigenen Spalte.
Funktioniert die Datei in Google Sheets?+
Ja. In Google Drive hochladen und mit Google Tabellen öffnen. Formeln und Farben funktionieren dort genauso wie in Excel und LibreOffice.
Muss ich mich anmelden?+
Nein. Ein Klick lädt die Datei herunter, ohne Konto und ohne E-Mail-Adresse.
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