Anwesenheitsliste Vorlage für Excel und PDF

Zwei Vorlagen: die Monatsliste fürs Team mit einem Kürzel pro Tag und Summen je Person sowie die Teilnehmerliste zum Unterschreiben für Besprechungen und Schulungen. Jede als Excel und als PDF zum Ausdrucken, Download ohne Anmeldung.

Anwesenheitsliste für den Monat

Eine Zeile pro Person, ein Kürzel pro Tag. Excel zählt Anwesenheit, Urlaub und Krankheit je Person und zeigt, wie viele an jedem Tag da waren.

  • Monat in einer Zelle ändern, Tage und Wochentage passen sich an, Wochenenden sind grau
  • Kürzel A anwesend, S Schulung oder Dienstreise, U Urlaub, K krank, F frei
  • Summen und Anwesenheitsquote je Person, Summe je Tag
  • Als PDF im Querformat mit 16 Zeilen zum Ausfüllen von Hand
Excel herunterladen11 KBPDF herunterladen55 KB

Anwesenheitsliste für Besprechung und Schulung

Kopf mit Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort und Leitung, darunter 25 nummerierte Zeilen für Name, Abteilung und Unterschrift.

  • Für Teambesprechung, Schulung, Unterweisung oder Workshop
  • Excel zählt die Teilnehmer automatisch
  • Unterschrift der Leitung unter der Liste
Excel herunterladen8 KBPDF herunterladen57 KB
Monatsliste im Querformat. In Excel mit Kürzeln, Farben und Summen.
Teilnehmerliste zum Unterschreiben.

Anwesenheit ohne Papierliste

In InShift stempelt das Team am Tablet oder mit der App, die Live-Übersicht zeigt, wer da ist, und „Payroll“ stellt gestempelte und geplante Stunden nebeneinander. Der Tarif Free umfasst einen Standort und bis zu 10 Personen, größere Teams zahlen pro Person.

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Anwesenheit live

Sehen, wer gerade da ist, ganz ohne Liste

Mit dem Modul „Time tracking“ scannt das Team mit der InShift-App den Code auf einem Tablet am Eingang. Wer kein Smartphone hat, stempelt am selben Tablet mit Personalnummer und PIN. Die Übersicht „Board“ zeigt für jeden Standort, wer laut Dienstplan erwartet wird, wer da ist, wer Pause macht und wer noch nicht eingestempelt hat.

  • Zähler „On site“, „On break“, „Expected“, „No check-in“, „Off schedule“ und „Left“
  • Geplante Schicht und gestempelte Zeit nebeneinander, mit Pause
  • In „Payroll“ stehen gestempelte Stunden neben den geplanten
Zeiterfassung mit InShift

Welche Anwesenheitsliste brauchen Sie?

Für das Team über einen Monat nehmen Sie die Monatsliste: Wer war an welchem Tag da, im Urlaub, krank oder auf Schulung. Am Monatsende stehen die Summen pro Person fest, etwa für die Lohnabrechnung oder um Muster bei Fehlzeiten zu erkennen.

Für einen einzelnen Termin nehmen Sie die Teilnehmerliste: Jede Person trägt sich ein und unterschreibt. So ist belegt, wer bei einer Unterweisung, Schulung oder Teambesprechung dabei war.

Kürzel in der Monatsliste

  • A anwesend
  • S Schulung oder Dienstreise, zählt als anwesend
  • U Urlaub
  • K krank
  • F frei, etwa ein Ruhetag im Schichtplan

Die Spalte „Anwesend“ teilt A und S durch alle Tage mit A, S, U oder K. Freie Tage zählen nicht mit, so lässt sich die Quote bei Teilzeit und Vollzeit fair vergleichen. Für eigene Kürzel, etwa H für Homeoffice, fügen Sie eine weitere Summenspalte mit ZÄHLENWENN (englisch COUNTIF) hinzu.

Anwesenheitsliste und Arbeitszeit

Die Anwesenheitsliste hält fest, ob jemand da war. Für Beginn, Ende, Pause und Stunden pro Tag ist der Arbeitszeitnachweis gedacht, mit Soll, Ist und Saldo des Monats. Geplanten Urlaub beantragen Sie mit dem Urlaubsantrag, danach kommt das U in die Liste.

Anwesenheitsliste für Schulung und Unterweisung

Tragen Sie vor dem Termin Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort und Leitung ein, das Thema möglichst genau, etwa „Hygieneschulung Küche“. Während des Termins geht die Liste herum, jede Person trägt Name und Abteilung ein und unterschreibt. Am Ende unterschreibt die Leitung und trägt die Zahl der Teilnehmer ein.

Bewahren Sie die unterschriebene Liste zusammen mit den Unterlagen der Schulung auf.

Datenschutz bei der Anwesenheitsliste

Eine Anwesenheitsliste enthält personenbezogene Daten, die Monatsliste mit Krankheitstagen besonders sensible. Sie gehört nicht ans Schwarze Brett. Zeigen Sie sie nur denen, die sie für ihre Arbeit brauchen, und notieren Sie bei Krankheit nur das Kürzel K.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Anwesenheitsliste?+

Für das Team: Name und pro Tag ein Kürzel für anwesend, Urlaub, krank oder frei, dazu Summen. Für einen Termin: Veranstaltung, Datum, Uhrzeit, Ort, Leitung und je Person Name, Abteilung und Unterschrift.

Wie ändere ich den Monat in der Excel-Vorlage?+

Tragen Sie den ersten Tag des Monats in die gelbe Zelle oben ein. Tage, Wochentage und das graue Wochenende passen sich an, Tage nach dem Monatsende bleiben leer.

Wie wird die Anwesenheit in Prozent berechnet?+

Tage mit A und S geteilt durch alle Tage mit A, S, U oder K. Freie Tage zählen nicht mit.

Kann ich mehr Mitarbeiter eintragen?+

Ja. Fügen Sie in Excel neue Zeilen zwischen zwei vorhandenen Namenszeilen ein, dann passen sich die Summen automatisch an.

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets und LibreOffice?+

Ja. Die Formeln und die farbigen Kürzel funktionieren in Excel, Google Sheets und LibreOffice.

Gibt es die Anwesenheitsliste auch digital?+

In InShift stempelt das Team am Tablet oder mit der App, die Übersicht „Board“ zeigt, wer gerade da ist, und „Payroll“ stellt gestempelte und geplante Stunden nebeneinander.

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